De introductie van de NVKM (Nadere Voorschriften Kwaliteitsmanagement) luidt in zekere zin een nieuw ‘kwaliteitstijdperk’ in. Is dat evolutie, een revolutie of misschien wel een combinatie hiervan?
De maatschappelijke verwachtingen ten aanzien van accountants veranderen. Cliënten, toezichthouders en de samenleving willen meer transparantie, betere dienstverlening en minder risico op fouten. Tegelijkertijd zorgt de digitalisering voor nieuwe uitdagingen en kansen: processen worden complexer, de omvang en kwaliteit van data spelen een grotere rol, en de eisen aan professionaliteit zijn hoger dan ooit. Dat brengt met zich mee dat ook de wijze waarop kwaliteit binnen kantoren wordt bewaakt, aan verandering onderhevig is.
Waarvoor staan de NVKM/SKM1?
Met ingang van 1 januari 2027 wordt de toepassing van de Nadere Voorschriften Kwaliteitsmanagement (NVKM) verplicht. De NVKM vormen een ‘paraplu’ waaronder standaarden voor Kwaliteitsmanagement (SKM) een plekje vinden. Een belangrijke standaard is SKM1, waarin de minimale eisen en doelstellingen voor een effectief kwaliteitsmanagementsysteem zijn vastgelegd. SKM1 is de vertaling van de internationale Standard on Quality Management 1 (ISQM1), die de International Auditing and Assurance Standards Board (IAASB) vanaf 2018 heeft ontwikkeld en in december 2020 voor het eerst is gepubliceerd. De kern van de NVKM/SKM1 is dat kantoren niet alleen moeten kunnen aantonen dat ze kwaliteit borgen, maar dat ze ook actief sturen op continue kwaliteitsverbetering. Daarmee is kwaliteit niet langer een vinkje op een checklist, maar een integraal onderdeel van de dagelijkse bedrijfsvoering. SKM1 is onderverdeeld in acht componenten. Bij zes van deze acht componenten worden in SKM1 kwaliteitsdoelstellingen onderkend, die door middel van risicoanalyse moeten worden geïnventariseerd.
Verschillen tussen NVKM en NVKS
Het grootste verschil tussen de NVKS en de NVKM is de overgang van een kwaliteitssysteem naar een kwaliteitsmanagementsysteem. Hoewel dit in eerste instantie een subtiele nuance lijkt, betekent het in de praktijk een fundamentele verandering. De NVKS vroegen om het vastleggen van procedures en het periodiek controleren van onderdelen van het werkproces. De NVKM vereisen daarentegen een integrale benadering, waarbij risico’s systematisch worden geïdentificeerd, beheerst en geëvalueerd. Daarmee verschuift de nadruk van het afvinken van lijstjes naar bewust sturen op kwaliteit en het leren van fouten.
Een belangrijk nieuw element in de NVKM is het expliciet benoemen van verantwoordelijkheden van het management en het belang van een kwaliteitsgerichte cultuur. Daarnaast verlangen de NVKM dat het systeem regelmatig wordt geëvalueerd: werkt het zoals bedoeld, of zijn er verbeteringen nodig? Dat vraagt om een systeem dat niet in de kast verdwijnt, maar actief wordt gebruikt en aangepast aan veranderende omstandigheden. De NVKM vragen daarnaast om periodieke reflectie: medewerkers, management en partners dienen zich doorlopend bewust te zijn van kansen, risico’s en verbeterpunten. Dit leidt tot meer betrokkenheid, een hogere mate van professionaliteit en uiteindelijk tot betere dienstverlening aan de klant.
Kwaliteitscirkel Deming motor onder NVKM
Het gedachtegoed achter de NVKM sluit naadloos aan op de kwaliteitscirkel van Deming: Plan – Do – Check – Act (PDCA). Waar de NVKS zich voornamelijk richtten op de ‘Plan’ en ‘Do’-fasen (het plannen en uitvoeren van kwaliteitsprocedures), benadrukken de NVKM het belang van de volledige cyclus. Kantoren moeten niet alleen plannen en uitvoeren, maar ook toetsen (‘Check’) en verbeteren (‘Act’). Hierdoor wordt kwaliteit een continu proces van reflectie en bijsturing. In feite gaat het steeds om antwoord op deze vraag: “Wat gaat goed, wat kan beter, en welke acties volgen daaruit?” Door deze vraag structureel te stellen binnen je kantoor, wordt kwaliteit een doorlopend aandachtspunt. Daarmee kun je als kantoor inspelen op veranderingen in de markt, regelgeving en klantbehoeften. Het PDCA-model dwingt ook tot een actieve houding: fouten en/of omissies worden niet weggepoetst, maar juist besproken en gebruikt als leermomenten. Successen worden gedeeld en bestendigd. Dit draagt bij aan een cultuur waarin iedereen zich verantwoordelijk voelt voor het bewaken en bevorderen van kwaliteit.
Praktische gevolgen voor accountantskantoren
De invoering van de NVKM vraagt van veel kantoren een omslag in denken én doen: het management moet betrokken zijn bij het kwaliteitsbeleid, risico’s moeten expliciet worden benoemd en gemanaged, en medewerkers moeten leren dat fouten bespreekbaar zijn en bijdragen aan groei. Ook zullen procedures en processen vaker moeten worden geëvalueerd en aangepast waar nodig. Het kwaliteitsmanagementsysteem raakt zo meer verweven met de dagelijkse praktijk. Denk bijvoorbeeld aan periodieke besprekingen waarin risico’s, klachten, verbeterpunten en succesvolle projecten worden besproken. Het is de taak van het management om hierin het goede voorbeeld te geven en actief te sturen op een cultuur waarin kwaliteit belangrijk wordt gevonden.
Voor kleinere kantoren kan deze transitie aanvoelen als een flinke klus, omdat de NVKS deze categorie kantoren vrijstellingen boden. De NVKM zijn echter schaalbaar en bieden mogelijk ook kansen: een goed ingericht kwaliteitsmanagementsysteem leidt idealiter tot betere dienstverlening, minder fouten en meer werkplezier. Dit vergroot de wendbaarheid van kantoren, waardoor zij sneller kunnen inspelen op veranderingen in de markt. Daarnaast zorgen de NVKM ervoor dat kantoren hun eigen processen beter leren kennen. Door deze processen periodiek te evalueren, ontstaan inzichten die bijdragen aan het optimaliseren van de eigen dienstverlening en klanttevredenheid.
Implementatie NVKM – uitdagingen en kansen
Het implementeren van een nieuw kwaliteitsmanagementsysteem vraagt om een gestructureerde aanpak. Drie belangrijke aandachtspunten:
- Begin met een grondige analyse van het huidige systeem. Hierin zijn kwaliteitsmaatregelen opgenomen die ook in de NVKM van toepassing zijn. Betrek alle medewerkers bij dit proces, zodat zij zich eigenaar voelen van het systeem en de veranderingen.
- Stel vervolgens heldere doelen: wat wil je kantoor bereiken met het nieuwe systeem? Denk aan het verminderen van fouten, het verhogen van klanttevredenheid of het verbeteren van interne samenwerking. Maak het systeem niet onnodig complex; eenvoud en duidelijkheid zijn essentieel voor succes.
- Durf te leren van wat niet goed gaat. Fouten zijn een kans om te groeien en geen reden om je te schamen. Door hier open over te communiceren, ontstaat een cultuur waarin medewerkers zich veilig voelen om suggesties voor verbeteringen aan te dragen.
Een vaak gehoorde zorg is dat het nieuwe systeem veel tijd en geld zal kosten. De implementatie vraagt immers inspanning en ook het laten draaien van de ‘kwaliteitscirkel’ vereist de nodige tijd en aandacht. Om die reden is het belangrijk om de op termijn te verwachten voordelen goed voor ogen te houden: minder klachten, minder herstelwerk, en een duidelijk pad dat je de weg wijst hoe er binnen je kantoor met afwijkingen (bijvoorbeeld fouten in dossiers en rapporten en tekortkomingen in compliance (schendingen), maar ook tekortkomingen in het kwaliteitsmanagementsysteem zelf) wordt omgegaan.
Ondersteuning bij implementatie
Voor kantoren die niet dagelijks met kwaliteitsmanagement bezig zijn, kan externe ondersteuning het verschil maken tussen worstelen en daadwerkelijk profiteren van de voordelen die de NVKM bieden. Om die reden kan het raadzaam zijn om een beroep te doen op serviceorganisaties, zoals Fiscount, die praktische tools, trainingen en begeleiding op maat bieden en helpen bij de inrichting van het systeem, evaluatie van de werking ervan en het trainen van medewerkers. Ook kun je gebruikmaken van digitale tools die kwaliteitsmanagement ondersteunen, variërend van checklistsoftware tot dashboards die realtime inzicht geven in de werking van het systeem. Dit helpt om tijdig bij te sturen waar nodig. Ook belangrijk: het delen van ervaringen en best practices met collega-kantoren leidt tot nieuwe inzichten en dat komt het leervermogen van de branche als geheel ten goede.
Reflectie
De overgang naar de NVKM is een belangrijke stap naar een meer volwassen kwaliteitszorg. Het is mijns inziens geen revolutie waarbij alles op de schop gaat, maar het mag wel bezien worden als een evolutie naar een benadering die beter aansluit bij de kwaliteitseisen van deze tijd. Wel is het jammer dat er nog weinig ‘guidance’ beschikbaar is – en dat geldt dan vooral voor kantoren die onder de vrijstellingen van de NVKS vallen. Voor kantoren is het belangrijk om op tijd te starten met de voorbereidingen hiervoor. Betrek het team bij elke stap, en wees niet bang om het systeem eenvoudig te houden. Complexiteit is zelden de oplossing; duidelijkheid en betrokkenheid zijn veel belangrijker. Kijk ook verder dan alleen de formele eisen: hoe kan het systeem bijdragen aan het werkplezier, de samenwerking en de ontwikkeling van medewerkers? Hoe draagt het bij aan de tevredenheid van cliënten? Maak van kwaliteit een leidend thema binnen je kantoor, zodat het niet voelt als iets wat ‘moet’, maar iets wat ‘gewoon’ is.
Kwaliteit als continu proces
Accountantskantoren worden uitgedaagd om op een andere manier naar kwaliteit te kijken: niet alleen als verplichting, maar óók als integraal onderdeel van hun bedrijfsvoering. De NVKM bieden daarvoor handvatten, maar het succes hangt af van de bereidheid om te leren, te reflecteren en samen te werken. Maak gebruik van de ondersteuning die beschikbaar is, en zorg ervoor dat kwaliteit een blijvend aandachtspunt blijft. In een veranderende branche is kwaliteit niet meer een doel op zich, maar staat het voor een continu proces dat het verschil maakt.
Drs. Jan Dekker AA, als kwaliteits- en compliance-adviseur verbonden aan Fiscount.
Geef een reactie