Met enige regelmaat wordt mij gevraagd hoe mijn zakelijke mediationpraktijk eruit ziet. Het is niet onlogisch dat niet iedereen zich daar een goede voorstelling van kan maken. Bovendien zal geen enkele zakelijke mediationpraktijk hetzelfde zijn. Daarom een mooie gelegenheid om een inkijkje te geven.
Wat niet?
Zoals gezegd heb ik een zakelijke mediationpraktijk en geen algemene mediationpraktijk. Dat betekent dat ik bijvoorbeeld geen buurtbemiddelingszaken doe, geen algemene familieruzies en geen echtscheidingen. Het laatste wat ik wil, is minachtend doen over burenruzies. Immers, een dergelijke ruzie kan je leven zodanig vergallen dat het veel ingrijpender is dan een zakelijk geschil. Ik heb daarin echter een bewuste keuze gemaakt. Familieruzies komen in mijn praktijk natuurlijk wel voor, mits het familiebedrijf een serieus onderdeel uitmaakt van het geschil. Waar in mijn vroegere pensioenpraktijk echtscheidingen tot mijn dagelijkse praktijk behoorden, is dat nu – bewust – niet het geval. Met name de aspecten omtrent kind-regelingen (in financiële en niet financiële zin) reken ik niet tot mijn domein.
Wat wel?
Veruit de meeste kwesties die aan mij worden voorgelegd, betreffen conflicten tussen zogenaamde ‘beslissers’. Het gaat dan om posities waaraan bepaalde rechten zijn verbonden. Veelal betreft het: vennoten, maten, bestuurders, directeuren, aandeelhouders en/of commissarissen. In de meeste gevallen gaat het om het herschikken van zakelijke belangen in één of meer ondernemingen en/of vennootschappen. In veel gevallen hebben de ‘ruziënde’ partijen meer dan één ‘pet’ op. Dit maakt de herschikking meer complex.
De kern van mediation
De kern van mediation is dat conflicterende partijen in één ruimte met elkaar aan tafel gaan, onder begeleiding van een mediator, om te onderzoeken of een gezamenlijke oplossing partijen meer oplevert dan bijvoorbeeld het inschakelen van een advocaat of – wat ook met enige regelmatig voorkomt – het laten voortbestaan van de kwestie. Dit is anders bij bemiddeling. Bij bemiddeling zal de bemiddelaar middels een soort pendeldienst trachten de belangen van één (partijdige bemiddelaar) of beiden (onafhankelijke bemiddelaar) op één noemer te krijgen. In zoverre kan een caucusronde (1-op-1-gesprek) als een bemiddelingsvariant worden gezien binnen een mediationtraject.
Ik ben niet in zijn algemeenheid een voor- of tegenstander van caucus binnen een mediationtraject. De aard en fase van de mediation zal moeten uitwijzen of caucus een helpende interventie kan zijn.
Kenmerken van de kwesties
In veel gevallen speelt een jarenlange onderhuidse scheefgroei van belangen, behoeften en/of zorgen. Miscommunicatie speelt net zo’n grote rol als het gebrek aan communicatie. Immers, de meeste conflicten ontstaan door de vragen die niet zijn gesteld en door gesprekken die nooit hebben plaatsgevonden. Vaak hebben de conflicterende partijen geen objectief beeld (meer) van hun eigen rol en aandeel in het conflict. Oplossingen zijn zodoende uit beeld geraakt.
Grootste valkuil
De grootste valkuil die ik tegenkom, is dat partijen graag gelijk willen hebben en daarnaast een zekere genoegdoening wensen. Echter, los van de persoonlijke overtuiging van het eigen gelijk, wordt op die plek meestal de oplossing niet gevonden. Principes en overtuigingen kunnen een groot goed zijn, maar hebben een serieus prijskaartje en vormen met regelmaat een blokkade naar eventuele oplossingen. Als het werkelijk om principes en overtuigingen gaat, boven een oplossing, is de weg naar de rechter een betere weg dan mediation. Vermoedelijk (aanzienlijk) prijziger, maar wel beter.
Wat mij het meeste is opgevallen de afgelopen jaren bij de zakelijke conflicten, is dat partijen, voorafgaand aan hun conflict, jarenlang niet in elkaar hebben geïnvesteerd. Men spreekt over elkaar, soms tegen elkaar, maar zelden met elkaar. In veel gevallen had een vorm van bijvoorbeeld (team)coaching of begeleiding in een veel eerdere fase een hoop gedoe kunnen voorkomen en/of was het geschil kleiner gebleven en dus beter behapbaar geweest. In zoverre een tip voor iedereen die niet op een mediator zit te wachten, terwijl de verhoudingen stroef zijn.
Herkenbare patronen
Er zijn veel herkenbare patronen met een echtscheiding. In veel gevallen wil een van de zakelijke partners niet meer door met de samenwerking (of varianten daarop). Het resultaat is een zekere emotionele achterstand bij de ontvanger van de boodschap. Natuurlijk komt de boodschap niet helemaal onverwacht, maar een zekere ontkenning (bijvoorbeeld ter zelfbescherming) is de ontvanger vaak niet vreemd. Het gevolg is dat er met regelmaat een verschil in tempo ontstaat. De een heeft haast, terwijl de ander vertragingstactieken tracht in te zetten. Caucus kan dan soms een goede aanvullende interventie zijn om deze verschillen te verkleinen of te beperken.
Omdat bij geschillen altijd zowel inhoudelijke als relationele aspecten een (grote) rol spelen, switchen partijen graag tussen die twee, waar het hun uitkomt. Vaak helpt dit de oplossing niet op de korte termijn, maar vaak wel op de wat langere termijn, omdat het wel degelijk helpend kan zijn bij het eigen ordeningsproces.
Lengte van zakelijke mediationprocessen
De lengte van een zakelijke mediation verschilt enorm. De kortste was precies 1 sessie. De langste 3,5 jaar inclusief het volledige proces van ontvlechting en een tussentijdse rechterlijke procedure, waarbij mijn rol als mediator stil lag. Vier tot zeven bijeenkomsten is overigens niet ongebruikelijk.
De uitlopers
De twee belangrijkste uitlopers van een zakelijk mediation zijn procederen aan de ene kant van het spectrum en (team)coaching aan de andere kant. Ik licht deze toe.
De eerste (alsnog procederen ten gunste van het eigen gelijk) kan worden ingezet indien men er (al dan niet op onderdelen) niet uitkomt. De rol van de mediator is dan (tijdelijk) uitgespeeld. Partijen kiezen in dat geval voor een gang naar de rechter. In sommige gevallen wordt op onderdelen een procedure gevoerd, waarna men, met de uitkomst van de rechter, weer aan tafel komt. De kaarten liggen dan immers anders dan voor de procedure. Een praktisch ingestelde rechter kan dan een redelijkheidsoordeel geven die partijen zelfs – met ‘zachte’ hand – kan dwingen om weer aan tafel te komen. In diverse gevallen blijken partijen er dan alsnog samen uit te komen.
De andere uitloper is dat partijen eigenlijk geen behoefte hebben aan mediation, maar meer aan een vorm van (team)coaching. Deze uitloper is natuurlijk alleen nuttig indien partijen ervoor kiezen om samen door te gaan of dat tenminste willen proberen en bereid zijn om hierin gezamenlijk te investeren. Samen doorgaan ziet men dan als een betere optie dan uit elkaar gaan.
Pre-mediation
Eenieder die merkt dat (onderhuids) gedoe tot scheefgroei leidt van zakelijke belangen, behoeften en zorgen, zou beter kunnen kiezen voor pre-mediation. Men gaat dan aan tafel voordat sprake is van escalatie.
Voor pre-mediation is moed nodig. Immers, men dient de vinger op te steken en/of op de zere plek te leggen en te durven aangeven dat het niet de goede kant op gaat in de samenwerking en dat gesprekken onder leiding van een procesbegeleider wenselijk zijn om escalatie te voorkomen. Men erkent tevens dat er aan de eigen rol ook verantwoordelijkheden kleven. Voor sommigen is dat een kleine stap, voor anderen een grote. Voorbeeld van pre-mediation kan zijn het houden van enkele teamsessies met de directieleden onderling. Ook het opzetten van een familiestatuut kan zo’n rol vervullen.
In veel gevallen blijken directieleden of vennoten onderling geen functionerings-, voortgangs- en/of evaluatie- of reflectiegesprekken met elkaar te voeren (of hoe u deze gesprekken ook zou willen noemen). Hoewel de factor tijd vaak de schuld krijgt, is angst toch vaak het leidmotief. Juist vanuit deze behoefte is de tweede poot van mijn praktijk geboren: leiderschapsontwikkeling. Daarover een andere keer meer.
drs. Servaas M.M. Vrijburg is directeur van Fiscount, zakelijk mediator en trainer leiderschapsontwikkeling
Geef een reactie