• Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Vaktechniek
  • Blog
  • Thema’s
  • Partners
  • Software
  • Opleidingen
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • AV-dag
    • AV-belastingcongres
    • Nationale salarisdag
  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
  • Spring naar de hoofdnavigatie
  • Door naar de hoofd inhoud
  • Spring naar de eerste sidebar
  • Spring naar de voettekst
Accountancy Vanmorgen

  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
Aanmelden nieuwsbrief
  • Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Vaktechniek
  • Blog
  • Thema’s
  • Partners
  • Software
  • Opleidingen
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • AV-dag
    • AV-belastingcongres
    • Nationale salarisdag
Home » Privacy bij sollicitaties; hebt u ze nog in de la, die oude cv’s?

Privacy bij sollicitaties; hebt u ze nog in de la, die oude cv’s?

Accountancy, Artikelen, Blog

3 juni 2019 door Fiscount

Hermes AV

Regelmatig zie ik verbaasde blikken als ik bedrijven vertel dat ook sollicitanten privacyrechten hebben. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) kent verplichtingen met betrekking tot de wijze waarop u met sollicitatiebrieven en cv’s omgaat. Het maakt daarbij geen enkel onderscheid of het een gerichte of een open sollicitatie betreft en of deze per post of per e-mail wordt ontvangen. Ook als u dus geen (nieuwe) medewerkers aanneemt, moet u beleid hebben over hoe om te gaan met te ontvangen sollicitaties. 

Weet wat u aan persoonsgegevens verwerkt

De AVG is gericht op de verwerking van persoonsgegevens. Ook wanneer u een sollicitatie direct afwijst of zelfs ongelezen door de papiervernietiger werpt omdat u geen personeel aanneemt, bent u bezig met de verwerking ervan. Verwerken is namelijk iedere handeling met betrekking tot persoonsgegevens vanaf ontvangst tot vernietiging.

In een sollicitatiebrief komen heel wat persoonsgegevens voor. Denk alleen maar aan de naam, adresgegevens en handtekening van de sollicitant. Soms wordt zelfs het burgerservicenummer of de geloofsovertuiging genoemd. Maar hebt u deze informatie eigenlijk nodig om te kunnen beoordelen of iemand geschikt zou kunnen zijn om binnen uw organisatie werkzaam te zijn? Neen, een onderscheid maken op basis van de geloofsovertuiging is niet toegestaan. En het burgerservicenummer komt doorgaans pas veel later van pas, wanneer de werknemer daadwerkelijk in dienst treedt.

Onderscheid tussen gewone, gevoelige en bijzondere persoonsgegevens

De geloofsovertuiging of het burgerservicenummer mag de sollicitant dus achterwege laten. Als we verder inzoomen op persoonsgegevens, dan zullen we zien dat nog een veelvoorkomend onderdeel van een sollicitatiebrief of cv problematisch is. Wat dit is, licht ik graag toe aan de hand van de basis van de AVG. Hiermee wordt ook in één klap duidelijk waarom het burgerservicenummer en de geloofsovertuiging zo’n groot probleem vormen. De AVG maakt namelijk een onderscheid tussen gewone, gevoelige en bijzondere persoonsgegevens. Gewone persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld de eerder genoemde naam, adresgegevens en contactgegevens. Het burgerservicenummer is wel gevoelig, maar niet bijzonder. Toch is er bepaald dat alleen wanneer de wet dit toelaat, u dit type persoonsgegeven mag verwerken. Als werkgever moet u over het burgerservicenummer van uw werknemer beschikken. Bijvoorbeeld omdat u een kopie van het legitimatiebewijs moet bewaren of omdat u dit verplicht bent op te nemen in de salarisadministratie uit hoofde van de Wet op de loonbelasting 1964. In de sollicitatiefase bent u echter nog geen werkgever, zodat u zich niet op deze wetgeving kunt baseren. Als potentiële werkgever is er dus geen nut of noodzaak om over deze gevoelige informatie te beschikken.[1]

Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens als politieke voorkeuren of informatie over het lidmaatschap van een vakbond. Ook de eerder genoemde geloofsovertuiging is een bijzonder persoonsgegeven. Weet u echter dat ook een foto of video bijzondere persoonsgegevens bevat? Een foto of video zegt namelijk iets over het ras of etnische afkomst van de sollicitant en die informatie is aangeduid als bijzonder. Ook kan iemand bepaalde kleding of accessoires dragen die duiden op een geloofsovertuiging. Het gevolg is dat u deze informatie strikt genomen niet mag verwerken, tenzij daar in de wet een uitzondering voor is gemaakt. Denk maar weer aan de verplichting om een kopie van het legitimatiebewijs te bewaren, die is voorzien van een foto.

Praktische oplossing voor de verwerking van foto- of videomateriaal

Uiteraard gaat voorgaande niet zo ver dat u nooit een videosollicitatie kunt organiseren of dat u direct in overtreding bent wanneer een sollicitant met de beste bedoelingen een foto bij de sollicitatie voegt. Toch brengt het wel spelregels met zich mee. U mag een sollicitant namelijk niet verplichten om een videosollicitatie in te sturen. Blijf daarom altijd ook de mogelijkheid bieden om een brief in te sturen. In dat geval bent u verplicht om uit te leggen dat de ene vorm van solliciteren niet boven de andere gaat en dat er dus nooit nadelige consequenties kunnen kleven aan de keuze voor een type sollicitatie.

Daarnaast doet u er verstandig aan om in het privacy statement een apart onderdeel te wijden aan informatie ten behoeve van sollicitanten. Leg hierin uit dat het niet nodig is om in de sollicitatiebrief of het cv informatie op te nemen als een burgerservicenummer, lidmaatschap van een vakbond of geloofsovertuiging. Ook kunt u opnemen dat het meesturen van een foto niet nodig is. Verwijs vervolgens bij iedere vacature naar uw privacy statement.

Als u gebruik maakt van een invulformulier voor sollicitanten, let dan op de informatie die u opvraagt. Zorg dat hierin niet de schijn wordt gewekt van een verplichte opname van het burgerservicenummer of een verplichte toevoeging van foto- of videomateriaal.

Screening van een sollicitant

Tot zover betreft het slechts de gegevens die de sollicitant zelf bij de sollicitatie voegt. Wellicht vindt er vooraf een screening plaats en is het gewenst om aanvullende informatie te verzamelen. Een dergelijke screening is aan strenge eisen gebonden. Een sollicitant op internet opzoeken is namelijk niet toegestaan, ook niet als u zich beperkt tot zakelijke informatie als verkregen via bijvoorbeeld LinkedIn. Als het noodzakelijk is dat u een sollicitant screent, dan moet u vooraf vastleggen welke informatie relevant is voor de functie, waarom een screening noodzakelijk is en om welke redenen u er een gerechtvaardigd belang bij hebt.

U dient bij de screening altijd uit te gaan van de minst verstrekkende vorm. Als bijvoorbeeld een Verklaring omtrent gedrag (VOG) volstaat, dan mag u de sollicitant daarnaast niet ook nog googelen; een afgegeven VOG sluit uw screening af. Bovendien moet u de sollicitant bij voorbaat informeren over de screening (al in de vacaturetekst) en u dient de resultaten ook weer te delen met de sollicitant. Dit omdat niet alle op internet gevonden informatie waar hoeft te zijn. Medische gegevens kunnen geen onderdeel vormen van deze door de werkgever te verrichten screening. Als medische informatie relevant is voor de functie, dan moet een bedrijfsarts vaststellen of de sollicitant in staat is om de functie uit te oefenen.

Bewaren van sollicitaties

Het kan aantrekkelijk zijn om een ontvangen sollicitatie te bewaren voor je-weet-maar-nooit-momenten, maar dat is niet de insteek van de AVG. De AVG verbiedt het u namelijk om persoonsgegevens langer te bewaren dan strikt noodzakelijk. U mag daarom een sollicitatiebrief en cv doorgaans niet langer bewaren dan tot 4 weken na afloop van de sollicitatieprocedure. Toch kunt u er een redelijk belang bij hebben om een cv in portefeuille te houden, bijvoorbeeld omdat u op dit moment geen vacature beschikbaar hebt, maar u deze op de korte termijn wel verwacht. In dat geval mag u de sollicitant vragen of u de sollicitatie tot maximaal 12 maanden mag bewaren. Hoort u niets van de sollicitant of weigert hij zijn toestemming? Dan moet de sollicitatiebrief alsnog door de papiervernietiger. Ontvangt u deze toestemming wel, voeg dit dan toe aan het sollicitatiedossier en bewaar de gegevens uitsluitend met dat doel. Is de maximale bewaartermijn voorbij? Dan is er blijkbaar geen noodzaak om nog langer over de gegevens te beschikken en dient u deze alsnog te verwijderen. Legt u daarom een systeem aan waarmee u dergelijke termijnen eenvoudig in het oog houdt.

Tot slot

Er is nog zoveel meer te vertellen over privacy bij sollicitaties, maar dat voert voor dit artikel te ver. Heb ik uw interesse gewekt en wilt u graag meer weten over dit onderwerp. Of loopt u tegen concrete vraagstukken aan en wilt u deze graag eens voorleggen? Neemt u dan contact met mij op.

Melanie Hermes is AVG specialist | advocaat arbeidsrecht | specialist aansprakelijkheid en verzekeringen | trainer verbonden aan Fiscount

[1] Uitzondering geldt wanneer u wilt controleren of de kandidaat onder de doelgroep van de Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten valt. Om dit bij UWV te kunnen controleren, is namelijk het burgerservicenummer nodig.


Categorie: Accountancy, Artikelen, Blog Tags: AVG, privacy, sollicitatie

Tags: AVG, privacy, sollicitatie

Gerelateerde artikelen

11 december 2019

Nieuwe versie rapport over beoordelen veiligheid (web)applicaties en IT-organisaties

6 december 2019

Definitieve lijst verwerking persoonsgegevens met verplichte DPIA

18 november 2019

Maak heldere AVG-afspraken voor 2020

12 november 2019

AP focust op datahandel, digitale overheid en AI

Geef een reactie Reactie annuleren

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Meest gelezen

  • Rittenregistratie ook bij verklaring 'geen privégebruik'
  • Deze fiscale eindejaarstips geven de top 30-kantoren
  • RSM Nederland beste accountant, branche zakt weg
  • Wetsvoorstel UBO-register aangenomen, Kamer regelt extra waarborgen

Partnercarrousel

Exact logo
HR & Salaris: Meer business en tevreden klanten scoren met salarisapp
Fiscount 30 jaar
Digitale transformatie – moet dat echt?
logo_pinkweb_2013_donker_340x156_top.png
Flynth over online samenwerken, efficiency en adviseren: ‘Client Online is het schakelpunt tussen ons en de klant’
twinfield logo AV
Fiscale aanpassingen elektrisch rijden in 2020
Technologiedrivers: wat betekenen deze voor de toekomstige rol van de accountant?
Samenwerken met uw cliënten in de cloud – een logische stap
logo_MUIS_klein.jpg
Incura en MUIS Software realiseren software-integratie voor ontzorging zorgprofessional
Yuki Robotic Assistant
Vijf vragen aan…. | ‘Yuki brengt positiviteit en maakt ons toekomstbestendig’
Accountants automotivebedrijven: laat klanten hierop letten voor snellere betalingen
RGS, moet je daar nou zo blij van worden?
HAN start met geïntegreerde post-hbo AA
Accountant: Hoe help jij je klant in 2020?
Autoriteit opbouwen als accountant: 5 tips
De 4 grootste misverstanden over digitaal ondertekenen
Prinsjesdagspecial 2018
Accountants opgelet: drie veelvoorkomende fraudegevallen
Accountant: Raad je klant een coach aan!
RGS en SBR in accountancysoftware: Standaardisering levert gebruikers veel op
The Legal Company
De 9 belangrijkste WAB-actiepunten voor werkgevers
RGS het standaardgereedschap voor de financiële keten
Accountant, weet jij wat er van jouw accountants-of administratiekantoor wordt verwacht? 
hbo A&A
Credion
Carlo van der Weg, oprichter Credion over ontwikkelingen financiële markt: de grote groei is eruit!
Vier vereisten voor het opzetten van een MKB-adviespraktijk
Abonneer nieuwsbrief AV

Opleidingen

16
dec
De VOF in de (fiscale) adviespraktijk
NBA Opleidingen
16
dec
Onderhandelen en conflicthantering
NBA Opleidingen
17
dec
Voorkom risico’s bij inhuren van ZZP’ers
Fiscount
19
dec
Fraude
Fiscount
31
dec
Begeleidingsdagen (Contactdagen) Praktijkopleiding AA – Accountancy MKB
Markus Verbeek Praehep
31
dec
Post HBO AA Accountancy – MKB
Markus Verbeek Praehep
31
dec
Begeleidingsdagen (Contactdagen) Praktijkopleiding AA – Accountancy MKB
Markus Verbeek Praehep
31
dec
HBO Associate degree Accountancy
Markus Verbeek Praehep
31
dec
Schakelprogramma naar Post HBO Accountancy (AA) Overige Opleidingen
Markus Verbeek Praehep
31
dec
HBO Bachelor Accountancy
Markus Verbeek Praehep
31
dec
HBO Bachelor SPD Bedrijfsadministratie specialisatie Accountancy
Markus Verbeek Praehep
31
dec
Post HBO AA Accountancy – MKB Fit for Future
Markus Verbeek Praehep
31
dec
Post HBO AA Accountancy – MKB Geïntegreerd
Markus Verbeek Praehep
31
dec
Praktijkdiploma Assistent-Accountant
Markus Verbeek Praehep
16
jan
HBO Programma opleiding accountancy en controlling
HAN
30
jan
Masterclass AVG management 30 januari 2020
The Legal Company
31
jan
Hbo programma Schakelprogramma AA_
HAN
31
jan
Post-HBO AA Oriëntatie Accountancy MKB
HAN
01
feb
AD Accountancy Deeltijd_
HAN
08
feb
Post -HBO-Opleiding Controlling
HAN
11
feb
HBO Programma Opleiding Moderne Bedrijfsadministratie
HAN
04
sep
POST-HBO AA MKB THEORIE EN PRAKTIJK_
HAN

Vacatures

Gevorderd Assistent Accountant 32-40 uur per week
Lansigt
Controleleider 32-40 uur per week
Lansigt
Assistent accountant business analist
Van Velzen

Accountancy Vanmorgen (AV) is het platform voor accountants en iedereen die geïnteresseerd is in nieuws, trends, ontwikkelingen, achtergronden en wetenswaardigheden in en rond accountancy en ondernemerschap.

Accountancy Vanmorgen is een uitgave van MOCuitgevers.

 

MOCuitgevers

Categorie

  • Nieuws
  • Blog
  • Partners
  • Software
  • Opleidingen
  • Vacatures
  • AV-events

Info

  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
  • Algemene voorwaarden MOCuitgevers
  • Annuleringsvoorwaarden
  • Privacybeleid
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
Cookies

Om u beter van dienst te kunnen zijn, maakt Accountancy Vanmorgen gebruik van cookies.

  • Ik ga akkoord
  • Instellingen
  • Functionele cookies zijn noodzakelijk voor de werking van deze website

  • We gebruiken Google Analytics, netjes geanonimiseerd

  • Annuleren
  • Ik ga akkoord

Instellingen