Sparringpartner zijn voor je klant, het is de ambitie van veel kantoren. Niels Overeen van Ovendo vertelt hoe zijn kantoor dat aanpakt. Backoffice op orde, zowel binnen je kantoor als bij de klant. Kengetallen op maat van de onderneming. Wat heb je daarvoor nodig? Het automatisch herkennen en verwerken van inkoopfacturen is daarin een belangrijke schakel. Overeen vertelt over zijn ervaringen en aanpak.
Niels Overeen en Mark van Dongen zijn nu al 10 jaar actief met Ovendo. Nu een kantoor met 13 medewerkers in Alphen aan den Rijn en ooit begonnen met net geen 5 mensen. Niels ziet zijn kantoor niet zozeer als een administratiekantoor, maar ook niet als een accountantskantoor. Hun ambitie is om daadwerkelijk sparringpartner voor de MKB-ondernemer te kunnen zijn.
Wat is de kern van jullie propositie?
‘We willen de ondernemer prikkelen. Wat wil je? Wat is je ambitie? Waar wil je over 5 jaar staan? Dat begint bij de startende ondernemer, maar gaat door bij de ondernemer die al – succesvol – 5 of 10 jaar bezig is. Het geldt ook voor de ondernemer die binnen afzienbare tijd zijn bedrijf wil verkopen of overdragen aan een volgende generatie.
Dat doe je niet vrijblijvend. Alleen empathisch zijn en prima gespreksvaardigheden hebben is dan echt niet genoeg. Backoffice en ICT tellen ook zwaar mee.’
Lukt dat altijd?
‘Ik kan met een gerust hart zeggen dat we hier echt wel de 80–20-regel te pakken hebben. Natuurlijk heb je ondernemingen die hun zaken redelijk of goed geregeld hebben. Waarvoor je de standaardwerkzaamheden verricht, dan is er overigens nog wel de uitdaging om hen toch tot dat gesprek te verleiden.’
Wat zijn de basisvoorwaarden?
‘Je administratieve basis goed op orde hebben. Niet alleen binnen je kantoor, maar ook bij je klant. Dat betekent dat je steeds verder gaat in digitalisering. Ik betwijfel of administratieve dienstverlening sec een toekomstbestendig model is voor kantoren. Met welk tempo dat gaat, daar durf ik geen uitspraak over te doen. Administratieve dienstverlening blijft echter wel een belangrijke pijler en absolute noodzaak om een adviserende en coachende rol te kunnen vervullen. Een van de middelen we daarvoor inzetten is het bieden van hele praktische dashboards voor de ondernemer. Die hebben we in twee varianten. In de basisvariant bieden we een overzicht van omzet, brutoresultaat, inkoop en bedrijfskosten. Al onze klanten krijgen dit ter beschikking. Wij, maar ook de ondernemer, kunnen zien of de administratie bij is. Of alle in- en verkoopfacturen zijn verwerkt. Wanneer op 5 april alle facturen nog niet zijn verwerkt dan weet je dat je bijvoorbeeld extra tijd in de BTW-aangifte moet gaan steken. Dat weet de ondernemer ook. Zo willen we iedereen – zowel binnen als buiten onze organisatie – bij de les houden.
In de plusvariant gaan we veel verder. Dan maken we echt dashboards. Zie het een beetje als een toerentellers op je beeldscherm, op maat van de onderneming, bijvoorbeeld horeca. Daar heb je te maken met verschillende artikelgroepen, met verschillende marges en tarieven. Dat wordt al gauw complex. Een dashboard op maat geeft de ondernemer dan veel meer inzicht. En is voor ons een goed aanknopingspunt voor een gesprek. Maar denk ook aan een lokale bakker of een lokaal advocatenkantoor. Daarvoor kun je echt op maat dashboards inrichten. En het leuke is: in dit soort systemen kun je doorklikken van dashboard naar factuur. Inzicht tot op detailniveau, bijvoorbeeld achterstand in debiteuren. Kijk deze hebben nog niet betaald, staan al een tijdje open! Dit soort analyses zijn, zeker in deze coronatijd, heel relevant.’
Wat merken jullie van corona?
‘We hebben het echt heel druk gehad. Ondernemers kwamen bij ons met extra vragen. Komen we wel of niet in aanmerking voor NOW-, Tozo, TOGS, enz.? We hebben onze klanten daarbij geholpen en voor deze extra werkzaamheden geen extra facturen verstuurd.’
Wat is bij dashboards het allerlastigste om voor elkaar te krijgen?
‘Het goed verwerken van inkoopfacturen is echt de lastigste klus. Facturen werden en worden soms nog per post verstuurd. Die moeten dan weer gedigitaliseerd worden. Doen wij dat op kantoor? Eens in de zoveel tijd een map met bonnetjes en facturen. Of doet de ondernemer dat? Hoe doet hij dat en wanneer? Een app of een scan? Facturen moeten vervolgens herkend worden, facturen zijn vaak heel verschillend opgemaakt. Wat we ondernemers voorstellen is dit traject zoveel mogelijk te digitaliseren. Vraag degene die jou een factuur stuurt om die factuur in het vervolg naar één bepaald emailadres te sturen. De ondernemer heeft daar toegang toe en wij kunnen direct beginnen met de verwerking. Daar speelt de software van Dizzy Data een cruciale rol. Het herkennen van de factuur en het verwerken ervan in een passend boekingsvoorstel. Het boekingsvoorstel wordt vervolgens in de administratie ingelezen en wij kijken ernaar en de ondernemer kan het in zijn boekhouding autoriseren. Dit is zeker in het MKB echt nog een bottleneck en het levert je kantoor en je klant heel veel op in tijd en productiviteit wanneer je dit goed regelt. En je hebt daarmee een actuele administratie.’
Waar staat Ovendo over 5 jaar?
‘We bestaan nu 10 jaar. We willen groeien, maar niet tegen ieder prijs. Misschien dat je zou kunnen groeien in sec administratieve dienstverlening. Maar dan ga je de online platforms achterna en heb je uiteindelijk geen contact meer met je klant. Dat gesprek over opvolging vanuit onze rol samen met de ondernemer en zijn zoon of dochter die het wil overnemen is hartstikke waardevol. Onze groei stopt bij het moment dat Mark en ik onze klanten niet meer persoonlijk kennen. Daar ligt onze grens. Ondertussen gaan we natuurlijk wel gewoon door met verder automatiseren en optimaliseren van onze workflows. Een volgende stap? De dashboards die we nu maken koppelen aan branche-informatie, zodat we onze ondernemers ook kunnen laten zien hoe zij presteren ten opzichte van hun concullega’s. Dat is onze wens.’
Geef een reactie