• Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Vaktechniek
  • Blog
  • Thema
    • Lifestyle en carrière
    • AV-Top 50
    • Corona
    • Checkpoints
  • Partners
  • Software
  • Opleidingen
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • Nationale salarisdag
  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
  • Spring naar de hoofdnavigatie
  • Door naar de hoofd inhoud
  • Spring naar de eerste sidebar
  • Spring naar de voettekst
Accountancy Vanmorgen

  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
Aanmelden nieuwsbrief
  • Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Vaktechniek
  • Blog
  • Thema
    • Lifestyle en carrière
    • AV-Top 50
    • Corona
    • Checkpoints
  • Partners
  • Software
  • Opleidingen
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • Nationale salarisdag
Home » Inrichten van de boekhouding: de 5 grootste valkuilen voor accountants

Inrichten van de boekhouding: de 5 grootste valkuilen voor accountants

Accountancy, Blog

3 november 2021 door Twinfield

De grootste uitdaging voor accountants bij het implementeren van boekhoudsoftware is het bestaande proces van het kantoor zelf, vertelt René Schneider, accountancy adviseur bij Twinfield. ‘Een goede voorbereiding is hierbij het halve werk. Maak hierbij vooral gebruik van de kennis en expertise van een adviseur.’ Hieronder geeft René aan hij ervaart als de belangrijkste valkuilen bij het inrichten van de boekhouding van kantoren.

Het gaat vooral om alles om de boekhouding heen

René Schneider (zie foto) geeft graag ongezouten advies aan accountants en verbindt collega’s en klanten aan elkaar. Hij is de aangewezen persoon om uit te leggen wat de uitdagingen zijn bij het inrichten van een boekhoudpakket en hoe je deze succesvol aangaat.

‘Boekhouden bestaat al meer dan 3000 jaar. De vraag is hoe jij als accountant de software efficiënt voor je laat werken zodat het zichtbaar en optimaal werkt voor je klant. Ik ben zelf ondernemer geweest en weet alles van processen. Met mijn kennis en ervaring, kunde én onkunde adviseer ik al jaren accountants. Over dat het echt niet meer alleen om boekhouden gaat, maar juist alles wat eromheen zit.’

De 5 grootste valkuilen

1.Blijven vasthouden aan bestaande processen

‘Wat mij betreft zijn de eigen processen van de accountant de grootste uitdaging. Het is echt lastig inrichten als de bestaande processen leidend moeten zijn bij de inrichting van je boekhouding en de software die hierbij hoort. Dit ‘probleem’ begint altijd met een bepaald idee en hoe ze dit als kantoor in willen richten. Dan worden er altijd compromissen gesloten om het eigen ideaal niet te laten schieten. De software moet maar volgen. Dit leidt weer tot maatwerk en dan ben je als accountant veroordeeld tot lange relaties met je softwareleverancier. Mijn tip? Waarom zou je een eigen idee doorzetten, terwijl er al duizenden kantoren je voor zijn gegaan? Kies voor een leverancier waarbij het proces al is gestandaardiseerd.’

2. Niet het standaard rekeningschema (RGS) gebruiken

‘Iedere accountant verzint zijn eigen rekeningschema’s bij het opzetten van het boekhouden. Ik raad aan je zoveel mogelijk aan de standaard te houden. Wij hebben in Nederland geen standaard rekeningschema, maar een Referentie Grootboekschema (RGS). Dit is een grootboek rekeningschema dat gebaseerd is op een gestandaardiseerde codering van financiële gegevens. Er zit wel een nadeel aan, want door het poldermodel is het erg uitgebreid. Gebruik het bij de indeling van je boekhouding als standaard, maar kort het in, ga uit van maximaal zeshonderd grootboekrekeningen voor de balans en verlies & winst.’

‘De administraties kunnen afwijken van de standaard en hun eigen rekeningschema hebben. Maar door deze eenmalig te mappen aan de RGS-mapping, is het niet meer nodig om ze in andere (rapportage)-applicaties elke keer opnieuw te mappen. Bovendien zijn gegevens eenvoudiger uit te wisselen tussen verschillende systemen. Het beoordelen van de administratie wordt zo eenvoudiger, omdat gegevens vergelijkbaar worden.’

3. Handmatig blijven invoeren

‘De vraag is of je als accountant alles met de hand wil invoeren of overtypen. Of dat je met slimme scan- en herken functionaliteiten de boekingen geautomatiseerd het boekhoudsysteem in laat lopen. Ga ik werken met scan- en herkenoplossingen? Ga ik werken met een api-koppeling? Of koppel ik de software, die de klant al gebruikt, aan mijn softwaresysteem? Toch zie ik in de praktijk dat dit echt een uitdaging is. Dit heeft te maken met kosten voor bijvoorbeeld extra koppelingen. Maar bij groei en ambities van de ondernemer kun je het echt niet meer alles met de hand intikken. Denk dus vooruit, zou mijn tip zijn.’

‘Nu is het nog zo dat ongeveer 40 tot 45 procent van de boekingen in de bank nog met de hand gebeuren. Maar ook de inkoopfacturen worden nog nog veel handmatig verwerkt. Dit kan door juiste inrichting en instellingen in het boekhoudsysteem aanzienlijk minder worden.’ Lees meer over het automatiseren van bedrijfsprocessen.

4. Slechte communicatie met medewerkers

‘Als een directie-eigenaar van een kantoor een (nieuw) boekhoudpakket wil en dit niet met zijn medewerkers of collega’s communiceert, gaat hij zijn medewerkers niet meekrijgen. Dat gaat echt mis, met name bij de wat grotere kantoren. Dan denkt die medewerker alleen maar: ‘dat is anders dan ik gewend ben’ en dat gaat niet werken. Wees daarom altijd transparant, zodat het breed wordt gedragen in de organisatie. Als je gaat implementeren en je gaat de boekhouding opzetten, zorg dat je hebt overlegd en communiceer helder naar je personeel.’

5. Het boekhoudpakket niet voldoende begrijpen

‘Ik kan toch boeken, waarom zou ik een opleiding volgen? Dat kost alleen maar geld… Het is echt belangrijk om een boekhoudtraining over de boekhoudsoftware te volgen, dan haal je er echt het meeste uit. Dus accountants: wees dus niet eigenwijs. Maak gebruik van de kennis en expertise die wij in huis hebben. Wij als adviseurs hebben géén commercieel belang. We zijn er echt om je te helpen bij de inrichting van je boekhouding, de software en de processen. Dit doen we niet voor het eerst, dat hebben we al heel vaak gedaan bij verschillende kantoren, bedrijven en instellingen. We delen hun kennis met nieuwe en bestaande klanten.’

Een grondige voorbereiding leidt tot succes: tips

Misschien wel de grootste tip: een grondige voorbereiding is erg belangrijk bij software implementatie. Volg daarom de volgende stappen van René om er een succes van te maken:

  • Oriënteer je op de mogelijkheden; volg een boekhoudtraining om efficiënt met het boekhoudpakket aan de slag te kunnen
  • Haal kennis op bij experts, bij leveranciers en brancheorganisaties
  • Maak een keuze in de standaardisatie van de software
  • Kies voor extra softwarekoppelingen, zoals bijvoorbeeld scan- en herken
  • Begin dan pas met de inrichting van je boekhouding!

https://www.wolterskluwer.com/nl-nl/expert-insights/inrichting-boekhouding-5-tips-voor-accountants-en-boekhouders

 

Over Twinfield
Twinfield helpt accountants en boekhoudprofessionals hun dagelijkse werk makkelijker te maken. Twinfield Boekhouden is een online boekhoudprogramma waarmee accountants en ondernemers slim en gemakkelijk kunnen samenwerken. Twinfield is veilig en werkt 100% in de cloud. Daarbij koppelt Twinfield met vele andere pakketten. Twinfield is een onderdeel van Wolters Kluwer Tax & Accounting.

Categorie: Accountancy, Blog Tags: boekhoudsoftware

Tags: boekhoudsoftware

Gerelateerde artikelen

6 april 2022

Hoge werkdruk en gebrek aan ‘handjes’?

6 april 2022

Nieuw rapport GBNED over boekhoudsoftware, standaarden en koppelingen

18 januari 2022

Visma versterkt portfolio voor zzp’ers en freelancers met overname Rompslomp.nl

6 december 2021

Bizcuit start samenwerking met Lyanthe

Geef een antwoord Reactie annuleren

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Meest gelezen

  • Dga fiscaal advies- en administratiekantoor op de vingers getikt over bijtelling en gebruikelijk loon
  • Hoge Raad: geen rechtsherstel box 3 voor belastingplichtigen die te laat bezwaar maakten
  • RA ook als penningmeester VvE tuchtrechtelijk aanspreekbaar
  • Voorjaarsnota: tegenvallers gedekt door belastingverhoging box 2 en 3

Partnercarrousel

Wat zijn de highlights uit het nieuwe pensioenstelsel?
Kantoren laten kansen liggen bij automatisering interne processen
Visma Pinkweb logo
Digitaal ondertekenen met Visma | PinkWeb nu nog vollediger
Belastingaangifte 2021: doorvragen helpt (7 voorbeelden)
Exact logo
Rockit Finance: ‘Dankzij onze keuze voor Exact kunnen wij de CFO op afstand zijn voor onze klanten’
Yuki logo 042021
Waarom de moderne accountant investeert in cloud-accounting
Asista Werkplekbeheer biedt Practical een veilige totaaloplossing
Integrated Accounting: controle en inzicht over alle processen
Waarom een accountancy-dashboard werkt voor kantoren met ambitie 
Slimme koppelingen voor een toekomstbestendig accountantskantoor
AFAS lanceert complete boekhoudoplossing voor ondernemers en accountantskantoren
Software succesvol maken voor jouw kantoor? Arjan geeft advies
3 randvoorwaarden voor een schaalbaar advieskantoor
Het verschil tussen payroll en salarisadministratie
Zwangerschap: hoe zit het met verlof en verzuim?
4 tips hoe je omgaat met veranderende software en applicaties
Personalia | Annemarie van der Pol wordt nieuwe COO bij SBR Nexus
Zo werk je als accountant goed samen met je klanten
Hoge werkdruk en gebrek aan ‘handjes’?
De digitale handtekening: wat moet je er als accountant over weten?
Fiscount en Markus Verbeek Praehep gaan opleidingsaanbod combineren
Qics NEN en ISO 27001 en NEN 7510 gecertificeerd
Van bv naar eenmanszaak; wat zijn de fiscale gevolgen?
‘Er is voor de MKB-accountant een wereld te winnen’
Rol van de accountant anno 2022
keurmerk ritregistratie
Geld besparen met BTW over privégebruik auto
Door dreigende nieuwe rechtspraak is vertrouwenspersoon in de accountancybranche verstandiger dan ooit 
Credion
Credion Den Haag breidt uit naar Delft-Westland
Leergang Herstructureringsdeskundige voor accountants wordt herhaald

Checkpoints van Fiscount en AV

Abonneer nieuwsbrief AV

Vacatures

Controleleider
Boon Accountants Belastingadviseurs/ Boon Registeraccountants
Ervaren fiscalist-estate planner
Fiscount
Controleleider  
Scab
Senior Assistent Accountant
Schuiteman
Boekhouder – Accounting & Treasury (m/v/x) 20-24 uur, Amsterdam en hybride
Duits-Nederlandse Handelskamer
Controleleider (32-40 uur per week in Alphen aan den Rijn of Ridderkerk)
Lansigt
Product Marketing Specialist Accountancy
Visma
Ervaren accountmanager
Fiscount
Professional – Loonadministrateur
Van Oers Accountancy & Advies
Assistent Accountant (32-40 uur per week in Alphen aan den Rijn, Gouda of Ridderkerk)
Lansigt
Accountant manager samenstel in Middelburg
Moore DRV
Senior Assistent Accountant Controlepraktijk
Boon Accountants Belastingadviseurs/ Boon Registeraccountants
Fiscount zoekt een specialist sociale zekerheid
Fiscount
Manager accountancy samenstelpraktijk
acconavm
Tax Manager
Crop
Administratief consulent (32-40 uur)
BROADSTREET
Accountant AA (24-40 uur) – Beverwijk
De Hooge Waerder
Senior Assistant Accountant RA – Alkmaar, Amsterdam, Hoofddorp, Utrecht, Rotterdam, Eindhoven en Heerlen
RSM
Fiscount zoekt accountants (AA/RA)
Fiscount
IT auditor Alphen aan den Rijn, Ridderkerk
Lansigt
Partner & Externe Accountant
Coney
Assistent accountant
Rikst
Werken als Salarismedewerker Interim en Detachering
Rikst
Ervaren agro-fiscalist | HBO | WO | 24 – 40 uur | Thuiswerken | Groot netwerk
Ervaren controleleider (fulltime)
UNP accountants adviseurs
Gevorderd Assistent Audit (32-40 uur per week in Alphen aan den Rijn, Gouda of Ridderkerk) 
Lansigt
Opdrachtleider met belangstelling om ook ITGC thema op te pakken
Coney
(Zelfstandig) assistent-accountant
van de Kamp & van Gelder
Assistent accountant controlepraktijk
Scab
Jaarrekening Specialist, Dordrecht
Visser &Visser
Klantmanager
Finance Plus
Manager Accountancy & Advies
Lentink De Jonge
Beginnend assistent-accountant samenstelafdeling
SMK Accountants
(Senior) marketeer
Fiscount
Assistent Accountant, 32 – 40 uur Goes
acconavm
Ervaren assistent-accountant en afgestudeerde AA-er
WEA Accountants & Adviseurs
Fiscalist
SNP Adviseurs
Senior IT-Audit Professional
CROP
Senior Assistent Accountant RA
Share Impact Accountants
Relatiebeheerder Accountancy
Visma
Ervaren accountantsadviseurs (AA/RA)| HBO | 24 – 40 uur | Thuiswerken | Groot netwerk
Fiscount
Assistent Accountant (24-40 uur) – Alkmaar/Heerhugowaard/Beverwijk
De Hooge Waerder
Assistent accountant samenstelpraktijk
Van der Vlugt Accountants
Zelfstandig Assistent Accountant, Barendrecht
Visser & Visser
Fiscaal jurist
WEA Accountants & Adviseurs
(Senior) controller / teamleider Rotterdam
Yaarwerk
Adviseur MKB Accountancy
NBA
Senior Assistent Accountant Samenstel​praktijk
Boon Accountants Belastingadviseurs/ Boon Registeraccountants
Gevorderd assistent accountant in Sliedrecht
Moore DRV
Relatiebeheerder
Scab
Accountant, Amstelveen
Stolwijk Registeraccountants en Belastingadviseurs
Ondernemende Belastingadviseur
Boon Accountants Belastingadviseurs/ Boon Registeraccountants
Accountant Internationaal
Visser & Visser
Assistent Accountant
Schuiteman
Startend assistent accountant (fulltime)
UNP accountants adviseurs
Controleleider
SNP Adviseurs
Assistent-Accountant (gevorderd) / aankomend adviseur MKB
KRC Van Elderen
(Junior) Assistent Accountant Controlepraktijk (Audit)
Boon Accountants Belastingadviseurs/ Boon Registeraccountants
Relatiebeheerder zelfstandig (fulltime)
UNP accountants adviseurs
Accountant Internationaal
Visser & Visser
Relatiebeheerder / Accountant
KRC Van Elderen
Accountant (AA/RA)
SMK Accountants
Supervisor Assurance
CROP
Medewerker Financiële administratie (m/v/x) 24-40 uur, Den Haag
Duits-Nederlandse Handelskamer
Assistent-Accountant (gevorderd)
KRC Van Elderen
Assistent Accountant in audit & iAccountancy Praktijk
Coney
Fiscaal medewerker accountantspraktijk
Van der Vlugt Accountants
Professional – Medewerker accountancy
Van Oers
Assistent Controlepraktijk (24-40 uur) – Alkmaar
De Hooge Waerder
(Junior) Assistent Accountant Samenstelpraktijk
Boon Accountants Belastingadviseurs/ Boon Registeraccountants
Junior administratief medewerker Nieuwegein, 32-40 uur
van helder
Specialist sociale zekerheid
Fiscount
Supervisor Compilation
CROP
Senior Supervisor Assurance
CROP
Accountant relatiebeheerder in Rotterdam
Moore DRV
Controleleider in Terneuzen
DRV
Relatiebeheerder BonsenReuling Doetinchem
BonsenReuling
Assistent accountant in Breda
Moore DRV
Gevorderde assistent accountancy MKB- Beek -Maastricht
acconavm
Zelfstandig assistent accountant samenstel
SNP Adviseurs
Assistent accountant Controlepraktijk
Van der Vlugt Accountants
Compliance officer vaktechneut (24-32 uur in overleg)
UNP accountants adviseurs
Supervisor Compilation
CROP
Financial Controller
ENTRPNR
Fiscount Fiscalisten
Fiscount
Professional – Loonadministrateur Onderwijs
Van Oers
Fiscalist
Extendum
Assistent Accountant, Oud-Beijerland
Visser & Visser
Beginnend Assistent-Accountant 
KRC Van Elderen
Assistent accountant – samenstelpraktijk
Scab
Staff Compilation
CROP
Assistent Accountant, Ede 24 – 40 uur
Schuiteman
Accountmanager Accountant AGRO
acconavm
Ervaren allround fiscalisten in Noord-West en Oost-Nederland
Fiscount
Manager Assurance
CROP
Salarismedewerker Interim en Detachering
Rikst
Accountant AA (24-40 uur per week in Alphen aan den Rijn of Gouda)
Lansigt
Manager bij Coney Accountancy & Analytics (min 32 uur)
Coney
Senior Accountant / Teamleider Samenstelpraktijk, vestiging Barneveld
Visser & Visser
Supervisor Assurance
CROP

Accountancy Vanmorgen (AV) is het platform voor accountants en iedereen die geïnteresseerd is in nieuws, trends, ontwikkelingen, achtergronden en wetenswaardigheden in en rond accountancy en ondernemerschap.

Accountancy Vanmorgen is een uitgave van MOCuitgevers.

 

Categorie

  • Nieuws
  • Blog
  • Partners
  • Software
  • Opleidingen
  • Vacatures
  • AV-events

Info

  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
  • Algemene voorwaarden MOCuitgevers
  • Annuleringsvoorwaarden
  • Privacybeleid
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
Cookies
Om u beter van dienst te kunnen zijn, maakt Accountancy Vanmorgen gebruik van cookies. Klik op instellingen om de cookie instellingen te wijzigen.
  • Ik ga akkoord
  • Instellingen
  • Functionele cookies zijn noodzakelijk voor de werking van deze website.
  • We gebruiken Google Analytics, netjes geanonimiseerd.
  • We gebruiken de marketing cookies om gepersonaliseerde advertenties te tonen.
  • Annuleren
  • Ik ga akkoord

Instellingen