• Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Overig
  • Magazine
    • 2025, Fusies en overnames
    • 2024, AV-Top 50
    • 2024, ICT & Kengetallen
    • 2024, Fusies en Overnames
    • 2023, Lifestyle en Carrière
    • 2023, ICT en Kengetallen
    • 2023, AV-Top 50
    • 2022, Lifestyle en Carrière
    • 2022, Bedrijfsovername
    • 2022, ICT en Kengetallen
    • 2022, AV-Top 50
  • Blog
  • Podcast
    • #11 – Schijnzelfstandigheid onder zzp’ers
    • Extra – Young professionals
    • # 10 – Terugblik 2024 en vooruitblik 2025
    • #9 – Klacht- en tuchtrecht
    • #8 – Administratiekantoren
    • Extra – Tooling
    • #7 – Regeldruk in de mkb-praktijk
    • #6 – Diversiteit en inclusie
    • #5 – Fusies en overnames in de accountancysector
    • Extra – (Corona)schuldenproblematiek
    • # 4 – De mkb-accountant en duurzaamheid
    • #3 – Arbeidsmarkt voor accountants
    • #2 – De accountancyopleiding
    • #1 – Vooruitblik 2024
  • Partners
  • Opleidingen
    • AV Young Professional
    • Summercourses
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • Nationale salarisdag
    • Nationaal Congres Familiebedrijven
  • AV-Top 50
    • AV-Top 50 | 2024
    • AV-Top 50 | 2023
    • AV-Top 50 | 2022
    • AV-Top 50 | 2021
  • Specialist
  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Nieuwsbrief
  • AV Young Professional
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
  • Spring naar de hoofdnavigatie
  • Door naar de hoofd inhoud
  • Spring naar de eerste sidebar
  • Spring naar de voettekst
  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Nieuwsbrief
  • AV Young Professional
Accountancy Vanmorgen

  • Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Overig
  • Magazine
    • 2025, Fusies en overnames
    • 2024, AV-Top 50
    • 2024, ICT & Kengetallen
    • 2024, Fusies en Overnames
    • 2023, Lifestyle en Carrière
    • 2023, ICT en Kengetallen
    • 2023, AV-Top 50
    • 2022, Lifestyle en Carrière
    • 2022, Bedrijfsovername
    • 2022, ICT en Kengetallen
    • 2022, AV-Top 50
  • Blog
  • Podcast
    • #11 – Schijnzelfstandigheid onder zzp’ers
    • Extra – Young professionals
    • # 10 – Terugblik 2024 en vooruitblik 2025
    • #9 – Klacht- en tuchtrecht
    • #8 – Administratiekantoren
    • Extra – Tooling
    • #7 – Regeldruk in de mkb-praktijk
    • #6 – Diversiteit en inclusie
    • #5 – Fusies en overnames in de accountancysector
    • Extra – (Corona)schuldenproblematiek
    • # 4 – De mkb-accountant en duurzaamheid
    • #3 – Arbeidsmarkt voor accountants
    • #2 – De accountancyopleiding
    • #1 – Vooruitblik 2024
  • Partners
  • Opleidingen
    • AV Young Professional
    • Summercourses
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • Nationale salarisdag
    • Nationaal Congres Familiebedrijven
  • AV-Top 50
    • AV-Top 50 | 2024
    • AV-Top 50 | 2023
    • AV-Top 50 | 2022
    • AV-Top 50 | 2021
  • Specialist
Home » Inrichten van de boekhouding: de 5 grootste valkuilen voor accountants

Inrichten van de boekhouding: de 5 grootste valkuilen voor accountants

Accountancy, Blog

3 november 2021 door Twinfield

Accountancy Vanmorgen

De grootste uitdaging voor accountants bij het implementeren van boekhoudsoftware is het bestaande proces van het kantoor zelf, vertelt René Schneider, accountancy adviseur bij Twinfield. ‘Een goede voorbereiding is hierbij het halve werk. Maak hierbij vooral gebruik van de kennis en expertise van een adviseur.’ Hieronder geeft René aan hij ervaart als de belangrijkste valkuilen bij het inrichten van de boekhouding van kantoren.

Het gaat vooral om alles om de boekhouding heen

René Schneider (zie foto) geeft graag ongezouten advies aan accountants en verbindt collega’s en klanten aan elkaar. Hij is de aangewezen persoon om uit te leggen wat de uitdagingen zijn bij het inrichten van een boekhoudpakket en hoe je deze succesvol aangaat.

‘Boekhouden bestaat al meer dan 3000 jaar. De vraag is hoe jij als accountant de software efficiënt voor je laat werken zodat het zichtbaar en optimaal werkt voor je klant. Ik ben zelf ondernemer geweest en weet alles van processen. Met mijn kennis en ervaring, kunde én onkunde adviseer ik al jaren accountants. Over dat het echt niet meer alleen om boekhouden gaat, maar juist alles wat eromheen zit.’

De 5 grootste valkuilen

1.Blijven vasthouden aan bestaande processen

‘Wat mij betreft zijn de eigen processen van de accountant de grootste uitdaging. Het is echt lastig inrichten als de bestaande processen leidend moeten zijn bij de inrichting van je boekhouding en de software die hierbij hoort. Dit ‘probleem’ begint altijd met een bepaald idee en hoe ze dit als kantoor in willen richten. Dan worden er altijd compromissen gesloten om het eigen ideaal niet te laten schieten. De software moet maar volgen. Dit leidt weer tot maatwerk en dan ben je als accountant veroordeeld tot lange relaties met je softwareleverancier. Mijn tip? Waarom zou je een eigen idee doorzetten, terwijl er al duizenden kantoren je voor zijn gegaan? Kies voor een leverancier waarbij het proces al is gestandaardiseerd.’

2. Niet het standaard rekeningschema (RGS) gebruiken

‘Iedere accountant verzint zijn eigen rekeningschema’s bij het opzetten van het boekhouden. Ik raad aan je zoveel mogelijk aan de standaard te houden. Wij hebben in Nederland geen standaard rekeningschema, maar een Referentie Grootboekschema (RGS). Dit is een grootboek rekeningschema dat gebaseerd is op een gestandaardiseerde codering van financiële gegevens. Er zit wel een nadeel aan, want door het poldermodel is het erg uitgebreid. Gebruik het bij de indeling van je boekhouding als standaard, maar kort het in, ga uit van maximaal zeshonderd grootboekrekeningen voor de balans en verlies & winst.’

‘De administraties kunnen afwijken van de standaard en hun eigen rekeningschema hebben. Maar door deze eenmalig te mappen aan de RGS-mapping, is het niet meer nodig om ze in andere (rapportage)-applicaties elke keer opnieuw te mappen. Bovendien zijn gegevens eenvoudiger uit te wisselen tussen verschillende systemen. Het beoordelen van de administratie wordt zo eenvoudiger, omdat gegevens vergelijkbaar worden.’

3. Handmatig blijven invoeren

‘De vraag is of je als accountant alles met de hand wil invoeren of overtypen. Of dat je met slimme scan- en herken functionaliteiten de boekingen geautomatiseerd het boekhoudsysteem in laat lopen. Ga ik werken met scan- en herkenoplossingen? Ga ik werken met een api-koppeling? Of koppel ik de software, die de klant al gebruikt, aan mijn softwaresysteem? Toch zie ik in de praktijk dat dit echt een uitdaging is. Dit heeft te maken met kosten voor bijvoorbeeld extra koppelingen. Maar bij groei en ambities van de ondernemer kun je het echt niet meer alles met de hand intikken. Denk dus vooruit, zou mijn tip zijn.’

‘Nu is het nog zo dat ongeveer 40 tot 45 procent van de boekingen in de bank nog met de hand gebeuren. Maar ook de inkoopfacturen worden nog nog veel handmatig verwerkt. Dit kan door juiste inrichting en instellingen in het boekhoudsysteem aanzienlijk minder worden.’ Lees meer over het automatiseren van bedrijfsprocessen.

4. Slechte communicatie met medewerkers

‘Als een directie-eigenaar van een kantoor een (nieuw) boekhoudpakket wil en dit niet met zijn medewerkers of collega’s communiceert, gaat hij zijn medewerkers niet meekrijgen. Dat gaat echt mis, met name bij de wat grotere kantoren. Dan denkt die medewerker alleen maar: ‘dat is anders dan ik gewend ben’ en dat gaat niet werken. Wees daarom altijd transparant, zodat het breed wordt gedragen in de organisatie. Als je gaat implementeren en je gaat de boekhouding opzetten, zorg dat je hebt overlegd en communiceer helder naar je personeel.’

5. Het boekhoudpakket niet voldoende begrijpen

‘Ik kan toch boeken, waarom zou ik een opleiding volgen? Dat kost alleen maar geld… Het is echt belangrijk om een boekhoudtraining over de boekhoudsoftware te volgen, dan haal je er echt het meeste uit. Dus accountants: wees dus niet eigenwijs. Maak gebruik van de kennis en expertise die wij in huis hebben. Wij als adviseurs hebben géén commercieel belang. We zijn er echt om je te helpen bij de inrichting van je boekhouding, de software en de processen. Dit doen we niet voor het eerst, dat hebben we al heel vaak gedaan bij verschillende kantoren, bedrijven en instellingen. We delen hun kennis met nieuwe en bestaande klanten.’

Een grondige voorbereiding leidt tot succes: tips

Misschien wel de grootste tip: een grondige voorbereiding is erg belangrijk bij software implementatie. Volg daarom de volgende stappen van René om er een succes van te maken:

  • Oriënteer je op de mogelijkheden; volg een boekhoudtraining om efficiënt met het boekhoudpakket aan de slag te kunnen
  • Haal kennis op bij experts, bij leveranciers en brancheorganisaties
  • Maak een keuze in de standaardisatie van de software
  • Kies voor extra softwarekoppelingen, zoals bijvoorbeeld scan- en herken
  • Begin dan pas met de inrichting van je boekhouding!

https://www.wolterskluwer.com/nl-nl/expert-insights/inrichting-boekhouding-5-tips-voor-accountants-en-boekhouders

 

Over Twinfield
Twinfield helpt accountants en boekhoudprofessionals hun dagelijkse werk makkelijker te maken. Twinfield Boekhouden is een online boekhoudprogramma waarmee accountants en ondernemers slim en gemakkelijk kunnen samenwerken. Twinfield is veilig en werkt 100% in de cloud. Daarbij koppelt Twinfield met vele andere pakketten. Twinfield is een onderdeel van Wolters Kluwer Tax & Accounting.

Categorie: Accountancy, Blog Tags: boekhoudsoftware

Tags: boekhoudsoftware

Gerelateerde artikelen

10 maart 2025

Tevreden klanten én tevreden werknemers: hoe doe je dat?

12 september 2024

Van dialoog tot actie: de gesprekken uit de Duurzaamheidsmonitor

6 september 2024

Nieuw rapport over PSD2-vergunning en leveranciers boekhoudsoftware

11 juli 2024

Open banking belangrijkste trend in boekhoudsoftware

Geef een reactie Reactie annuleren

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Kennispartner

Einde kabinet – hoe gaat het verder met de landbouwvrijstelling?

Partnercarrousel

Wanbetaling brengt Nederlandse mkb’ers in financiële problemen
AI voor mkb-accountants: pas op voor middelmaat
AFAS Software maakt in 2025 overstap naar volledig elektrisch wagenpark  
Meegroeien met een mkb-ondernemer is minder spannend dan je denkt
Werkdruk omlaag – efficiëntie én innovatie omhoog!
Zo stel je eenvoudig en gestructureerd de jaarrekening op vanuit een administratie
AV-Top 50 | AI in de accountancy: een nieuwe samenwerking
De route naar een datagedreven kantoor
De drie beste declaratieapps voor je zakelijke uitgaven in 2025
Uiteindelijk belanghebbende Wwft: wat je moet weten over de UBO-verplichtingen
Koppel Zenvoices nu met Microsoft Dynamics 365 Business Central
Van nationaliteit naar fiscale valkuil: wat doe je als je klant ook Amerikaan is?
Ondersteun je klanten beter, sneller en met minder handmatig werk.
Zo geef je goed advies over aangiften van erf-en schenkbelasting
Zo zorg je voor een goede integratie van remoteteams
DAC7 in de praktijk: wat middelgrote platforms moeten weten in 2025
Consolideren met wederzijds belang
Hoe kies je de beste urenregistratie-software voor jouw accountantskantoor?
Accountants en bedrijfswaardering: je bent een onmisbare schakel
XLReporting breidt uit naar grootzakelijke markt
Waarom accountants liever anoniem werkgevers verkennen
Waarom geen genormaliseerd niveau materiële vaste activa?
Uren schrijven geen tijdrovende klus meer: hoe De Hooge Waerder uren terugwon met ClockAssist
Boekhoudlandschap sterk gefragmenteerd, softwarekampioen ontbreekt (nog) in Europa
Van cijfers naar strategie met software
AI, deepfakes en digitale identiteit: waarom betrouwbare verificatie belangrijker is dan ooit
Waarom jouw accountantskantoor over moet op bellen met Microsoft Teams
Hoe speel je in op de kritische klant van 2025?
Doe jij ook mee aan het AV-padeltoernooi op 26 juni?
Wat betekent het einde van het Logius Portaal voor het deponeren van je jaarrekening? 
Vijf tips voor het efficiënt beheren van klantdossiers 
De mens is “nooit” de oorzaak van een datalek 
Fusies en overnames in de accountancysector: wat betekent dit voor jou als accountant?
Zo maakt Joanknecht gebruik van SharePoint als DMS
ICT & Kengetallen | Bouwstenen om de adviesrol op en uit te bouwen
Bjorn Lunden introduceert PSD2-bankkoppeling voor ondernemers en accountants
Banvo kiest voor Qwoater: “Standaardisatie is de sleutel tot succesvolle digitalisering”
ICT & Kengetallen | “Accountantskantoren kunnen veel sneller factureren”
Wwft-compliance in 2025: waarom handmatig werken niet meer voldoet
Fiscale voorjaarsstorm op komst, ben jij voorbereid?
Meer tijd voor medewerkers door digitalisering dankzij HR workflows
Sportlink en AFAS bundelen kracht en kennis om sportclubs financieel fit te maken
Hoe financier je werkkapitaal voor een onderneming?
Meer financiële ruimte? De energiebon als slimme oplossing
Het ‘zo-goed-als-zeker’-criterium van de Hoge Raad
Bouw een sterk accountancyteam en stimuleer teamontwikkeling
Jaarrekening onder druk? Zo maak je het proces foutloos en beheersbaar met slimme software
Loonontwikkelingen in 2024: zowel kansen als bedreigingen voor ondernemers
Werkgeverslasten berekenen: vijf vragen beantwoord     
ICT & Kengetallen | Snel, betrouwbaar en veilig op de plek van bestemming
Een netwerk vol kennisen ervaring
AV-Top 50 | Gratis opleiding belangrijk wapen in strijd tegen personeelstekort
Als de zzp’er toch een werknemer is: herkwalificatie
Inhuur van VOF (vennoten) te beschouwen als zzp’ers of werknemers?
Waarom kennis van arbeidsrecht belangrijk is voor adviseurs

Vacatures

Senior Assistent Accountant
Schipper Accountants
Junior Adviseur mkb
KRC van Elderen
Teamleider Accountancy – Arnhem
aaff
zelfstandig assistent accountant samenstelpraktijk
Scab
Accountant RA
PIA Group
Accountant met partnerambitie
Schipper Accountants
Adviseur Agro
Schipper Accountants
Financieel administratief medewerker
Scab
Vacature Relatiebeheerder Barchem
Westerveld en Vossers
Beginnend Assistent Accountant Audit & Assurance
PIA Group
Beginnend assistent accountant Audit
BonsenReuling
Zelfstandig Assistent Accountant Samenstelpraktijk
PIA Group
Senior Assistent Audit
Confirm Audit & Assurance
Gevorderd assistent Accountant – Controlepraktijk
PIA Group
Controleleider / Accountant Auditpraktijk
PIA Group
Gevorderd Assistent Accountant Auditpraktijk
PIA Group
Beginnend assistent accountant – Elst
BonsenReuling
Adviseur mkb / Accountant
KRC Van Elderen
Agro Accountant
Schipper Accountants
Adviseur accountancy Agri & Food – Hoogeveen
aaff
Teamleider Accountancy – Culemborg
aaff
Relatiebeheerder  
Scab
Adviseur Accountancy Agri & Food – Raamsdonksveer
aaff
Finance Consultant
a.s Works
Finance & Business Development Analyst
PIA Group
Assistent Accountant gevorderd AA Zwijndrecht
PIA
Zelfstandig Assistent Accountant Samenstel
Steens & Partners Accountants en Adviseurs
Beginnend assistent accountant – Lichtenvoorde
BonsenReuling
Ervaren Assistent Accountant- Gouda
WEA
Accountant AA
Hendriksen Accountants en Adviseurs
Controleleider
PIA Group
Assistent accountant controlepraktijk
Scab
Accountant Agri & Food- Gorinchem
aaff
Gevorderd Assistent Accountant Samenstelpraktijk
Kaap Hoorn
Gevorderd assistent accountant Audit
BonsenReuling
Zelfstandig Assistent Accountant
Hendriksen
Assistent accountant Agri & Food – Raamsdonksveer
aaff
Adviseur accountancy Agri & Food – Zwolle
aaff
Accountant mkb- Gorinchem
aaff
Teamleider Accountancy  – Dronten
aaff
Adviseur Vakspecialist Accountancy
Schipper Accountants
Vacature Assistent accountant Barchem
Westerveld en Vossers
Assistent Accountant Controlepraktijk (Audit) Gouda
WEA Gouda
Assistent Accountant
Schipper Accountants
Assistent accountant mkb- Zelhem
aaff
Abonneer nieuwsbrief AV

Meest gelezen

  • Miljonair Barry Hay luncht voor 14,25 81.9k weergaven

  • De Wet toekomst pensioenen: eerste afdronk is goed 8.4k weergaven

  • Belastinginspecteurs vaak nalatig bij vaststellen schuld belastingfouten 5.5k weergaven

  • ‘Pensioenstrijd’ voor de tuchtrechter: accountant KPMG aangeklaagd 5k weergaven

  • Accountant vreest tijdelijk aan de zijlijn te staan na tuchtklacht NBA 2.7k weergaven

Vraag en aanbod

Mbi-kandidaat voor administratiekantoor in Zeewolde gezocht
Administratiekantoor regio Hendrik Ido Ambacht ter overname gezocht
Mbi-kandidaat gezocht voor accountantskantoor uit de regio Eindhoven
Mbi-kandidaat voor administratiekantoor regio Den Haag gezocht
Ter overname aangeboden: administratiekantoor in Overijssel met sectorspecialisatie
Ter overname/aansluiting gezocht: accountants-, belastingadvies- en administratiekantoor in de regio Kennemerland
Administratiekantoor ter overname gezocht
Ter overname of fusie gezocht: accountants- of belastingadvieskantoor Noordoost-Brabant
Mbi-kandidaat voor administratiekantoor in Rotterdam gezocht
Mbi-kandidaten en/of accountantskantoor gezocht in Zeeland
Ter overname gezocht: administratiekantoren in heel Nederland
Ter overname gezocht: accountants- of administratiekantoor regio Rotterdam
Ter overname aangeboden: administratiekantoor in de regio Doetinchem
Mbi-kandidaat gezocht voor accountantskantoor in medische sector
Ter overname aangeboden: Accountantskantoor in de kop van Noord-Holland
Samenwerking aangeboden voor wettelijke controles
Mbi-kandidaat gezocht voor accountantskantoor uit Twente
Samenwerking gezocht/aangeboden door audit-onlykantoor

Accountancy Vanmorgen (AV) is het platform voor accountants en iedereen die geïnteresseerd is in nieuws, trends, ontwikkelingen, achtergronden en wetenswaardigheden in en rond accountancy en ondernemerschap.

Accountancy Vanmorgen is een uitgave van MOCuitgevers.

 

Categorie

  • Nieuws
  • Blog
  • Partners
  • Opleidingen
  • Vacatures
  • AV-events

Info

  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
  • Algemene voorwaarden MOCuitgevers Vanmorgen
  • Annuleringsvoorwaarden
  • Privacybeleid
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
Cookies
Om u beter van dienst te kunnen zijn, maakt Accountancy Vanmorgen gebruik van cookies. Klik op instellingen om de cookie instellingen te wijzigen.
  • Ik ga akkoord
  • Instellingen
  • Functionele cookies zijn noodzakelijk voor de werking van deze website.
  • We gebruiken Google Analytics, netjes geanonimiseerd.
  • We gebruiken de marketing cookies om gepersonaliseerde advertenties te tonen.
  • Annuleren
  • Ik ga akkoord

Instellingen