• Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Vaktechniek
  • Blog
  • Thema
    • AV2 2023: ICT en Kengetallen
    • AV1 2023: Lifestyle en carrière
    • AV4 2022: AV-Top 50
    • AV3 2022: ICT en Kengetallen
    • AV2 2022 : Bedrijfsoverdracht
    • AV1 2022: Lifestyle en carrière
    • Checkpoints
  • Partners
  • Opleidingen
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • Nationale salarisdag
  • AV Top 50
    • AV-Top 50 | 2022
    • AV-Top 50 | 2021
  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Nieuwsbrief
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
  • Spring naar de hoofdnavigatie
  • Door naar de hoofd inhoud
  • Spring naar de eerste sidebar
  • Spring naar de voettekst
  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Nieuwsbrief
Accountancy Vanmorgen

  • Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Vaktechniek
  • Blog
  • Thema
    • AV2 2023: ICT en Kengetallen
    • AV1 2023: Lifestyle en carrière
    • AV4 2022: AV-Top 50
    • AV3 2022: ICT en Kengetallen
    • AV2 2022 : Bedrijfsoverdracht
    • AV1 2022: Lifestyle en carrière
    • Checkpoints
  • Partners
  • Opleidingen
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • Nationale salarisdag
  • AV Top 50
    • AV-Top 50 | 2022
    • AV-Top 50 | 2021
Home » Inrichten van de boekhouding: de 5 grootste valkuilen voor accountants

Inrichten van de boekhouding: de 5 grootste valkuilen voor accountants

Accountancy, Blog

3 november 2021 door Twinfield

Accountancy Vanmorgen

De grootste uitdaging voor accountants bij het implementeren van boekhoudsoftware is het bestaande proces van het kantoor zelf, vertelt René Schneider, accountancy adviseur bij Twinfield. ‘Een goede voorbereiding is hierbij het halve werk. Maak hierbij vooral gebruik van de kennis en expertise van een adviseur.’ Hieronder geeft René aan hij ervaart als de belangrijkste valkuilen bij het inrichten van de boekhouding van kantoren.

Het gaat vooral om alles om de boekhouding heen

René Schneider (zie foto) geeft graag ongezouten advies aan accountants en verbindt collega’s en klanten aan elkaar. Hij is de aangewezen persoon om uit te leggen wat de uitdagingen zijn bij het inrichten van een boekhoudpakket en hoe je deze succesvol aangaat.

‘Boekhouden bestaat al meer dan 3000 jaar. De vraag is hoe jij als accountant de software efficiënt voor je laat werken zodat het zichtbaar en optimaal werkt voor je klant. Ik ben zelf ondernemer geweest en weet alles van processen. Met mijn kennis en ervaring, kunde én onkunde adviseer ik al jaren accountants. Over dat het echt niet meer alleen om boekhouden gaat, maar juist alles wat eromheen zit.’

De 5 grootste valkuilen

1.Blijven vasthouden aan bestaande processen

‘Wat mij betreft zijn de eigen processen van de accountant de grootste uitdaging. Het is echt lastig inrichten als de bestaande processen leidend moeten zijn bij de inrichting van je boekhouding en de software die hierbij hoort. Dit ‘probleem’ begint altijd met een bepaald idee en hoe ze dit als kantoor in willen richten. Dan worden er altijd compromissen gesloten om het eigen ideaal niet te laten schieten. De software moet maar volgen. Dit leidt weer tot maatwerk en dan ben je als accountant veroordeeld tot lange relaties met je softwareleverancier. Mijn tip? Waarom zou je een eigen idee doorzetten, terwijl er al duizenden kantoren je voor zijn gegaan? Kies voor een leverancier waarbij het proces al is gestandaardiseerd.’

2. Niet het standaard rekeningschema (RGS) gebruiken

‘Iedere accountant verzint zijn eigen rekeningschema’s bij het opzetten van het boekhouden. Ik raad aan je zoveel mogelijk aan de standaard te houden. Wij hebben in Nederland geen standaard rekeningschema, maar een Referentie Grootboekschema (RGS). Dit is een grootboek rekeningschema dat gebaseerd is op een gestandaardiseerde codering van financiële gegevens. Er zit wel een nadeel aan, want door het poldermodel is het erg uitgebreid. Gebruik het bij de indeling van je boekhouding als standaard, maar kort het in, ga uit van maximaal zeshonderd grootboekrekeningen voor de balans en verlies & winst.’

‘De administraties kunnen afwijken van de standaard en hun eigen rekeningschema hebben. Maar door deze eenmalig te mappen aan de RGS-mapping, is het niet meer nodig om ze in andere (rapportage)-applicaties elke keer opnieuw te mappen. Bovendien zijn gegevens eenvoudiger uit te wisselen tussen verschillende systemen. Het beoordelen van de administratie wordt zo eenvoudiger, omdat gegevens vergelijkbaar worden.’

3. Handmatig blijven invoeren

‘De vraag is of je als accountant alles met de hand wil invoeren of overtypen. Of dat je met slimme scan- en herken functionaliteiten de boekingen geautomatiseerd het boekhoudsysteem in laat lopen. Ga ik werken met scan- en herkenoplossingen? Ga ik werken met een api-koppeling? Of koppel ik de software, die de klant al gebruikt, aan mijn softwaresysteem? Toch zie ik in de praktijk dat dit echt een uitdaging is. Dit heeft te maken met kosten voor bijvoorbeeld extra koppelingen. Maar bij groei en ambities van de ondernemer kun je het echt niet meer alles met de hand intikken. Denk dus vooruit, zou mijn tip zijn.’

‘Nu is het nog zo dat ongeveer 40 tot 45 procent van de boekingen in de bank nog met de hand gebeuren. Maar ook de inkoopfacturen worden nog nog veel handmatig verwerkt. Dit kan door juiste inrichting en instellingen in het boekhoudsysteem aanzienlijk minder worden.’ Lees meer over het automatiseren van bedrijfsprocessen.

4. Slechte communicatie met medewerkers

‘Als een directie-eigenaar van een kantoor een (nieuw) boekhoudpakket wil en dit niet met zijn medewerkers of collega’s communiceert, gaat hij zijn medewerkers niet meekrijgen. Dat gaat echt mis, met name bij de wat grotere kantoren. Dan denkt die medewerker alleen maar: ‘dat is anders dan ik gewend ben’ en dat gaat niet werken. Wees daarom altijd transparant, zodat het breed wordt gedragen in de organisatie. Als je gaat implementeren en je gaat de boekhouding opzetten, zorg dat je hebt overlegd en communiceer helder naar je personeel.’

5. Het boekhoudpakket niet voldoende begrijpen

‘Ik kan toch boeken, waarom zou ik een opleiding volgen? Dat kost alleen maar geld… Het is echt belangrijk om een boekhoudtraining over de boekhoudsoftware te volgen, dan haal je er echt het meeste uit. Dus accountants: wees dus niet eigenwijs. Maak gebruik van de kennis en expertise die wij in huis hebben. Wij als adviseurs hebben géén commercieel belang. We zijn er echt om je te helpen bij de inrichting van je boekhouding, de software en de processen. Dit doen we niet voor het eerst, dat hebben we al heel vaak gedaan bij verschillende kantoren, bedrijven en instellingen. We delen hun kennis met nieuwe en bestaande klanten.’

Een grondige voorbereiding leidt tot succes: tips

Misschien wel de grootste tip: een grondige voorbereiding is erg belangrijk bij software implementatie. Volg daarom de volgende stappen van René om er een succes van te maken:

  • Oriënteer je op de mogelijkheden; volg een boekhoudtraining om efficiënt met het boekhoudpakket aan de slag te kunnen
  • Haal kennis op bij experts, bij leveranciers en brancheorganisaties
  • Maak een keuze in de standaardisatie van de software
  • Kies voor extra softwarekoppelingen, zoals bijvoorbeeld scan- en herken
  • Begin dan pas met de inrichting van je boekhouding!

https://www.wolterskluwer.com/nl-nl/expert-insights/inrichting-boekhouding-5-tips-voor-accountants-en-boekhouders

 

Over Twinfield
Twinfield helpt accountants en boekhoudprofessionals hun dagelijkse werk makkelijker te maken. Twinfield Boekhouden is een online boekhoudprogramma waarmee accountants en ondernemers slim en gemakkelijk kunnen samenwerken. Twinfield is veilig en werkt 100% in de cloud. Daarbij koppelt Twinfield met vele andere pakketten. Twinfield is een onderdeel van Wolters Kluwer Tax & Accounting.

Categorie: Accountancy, Blog Tags: boekhoudsoftware

Tags: boekhoudsoftware

Gerelateerde artikelen

14 februari 2023

Boekhoudsoftware: vier tips om succesvol over te stappen

27 september 2022

Als accountant slimmer samenwerken met de ondernemer door intuïtieve boekhoudsoftware

22 juni 2022

Laat de waan van de dag niet regeren

16 juni 2022

GBned: ‘Cloud is norm bij boekhoudsoftware’

Geef een reactie Reactie annuleren

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Kennispartner

“Ik sta even stil en dat is al een hele vooruitgang…”

Partnercarrousel

Biometrische gezichtsherkenning: nieuw binnen AuditCase
Miljoenennota herverdeeld naar armen en laat bestaande budgettaire uitdaging aan volgend kabinet
Wet verbetering poortwachter? Bekijk deze checklist!
Taxture Global: een frisse wind in Legal & Tax advies
Hoe bereid je je als accountant voor op een toezichthouder van de WWFT?
KING Connect: de ideale samenwerking tussen accountant en klant
De duurzame audit: waar moet je op letten als accountant?
Zo regel je efficiënt een statutenwijziging
ICT en Kengetallen 2023 | “Het unieke inzicht biedt kansen”
Boekencontrole Belastingdienst? Bekijk je rechten en plichten
“Ik sta even stil en dat is al een hele vooruitgang…”
De NIS2-richtlijn: de versterking van cyberveiligheid in een digitale wereld, geldt deze ook voor uw klanten?
Dit moet je weten over de verwerking van deelnemingen in de commerciële jaarrekening

GAC is leverancier van Microsoft Dynamics 365 …  

Vijf redenen waarom ieder accountantskantoor servicemanagement zou moeten omarmen | (1) Structuur
Teams Bellen biedt Vermetten een veilige en schaalbare bereikbaarheids-oplossing
De zorgplicht van een accountant ten aanzien van een derde bij niet-wettelijke taken
HR as a service als toegevoegde waarde voor een accountantskantoor
Zo beheer je documenten op een veilige manier
“Wetgeving rondom duurzaamheid ligt in het verlengde van ons DNA”
Zeven tips om alles uit SharePoint te halen
Fiscount en Markus Verbeek Praehep gaan opleidingsaanbod combineren
Koen Scheepers adviseur bij Credion
ICT en Kengetallen 2023 | “Meer werkplezier én een hoger rendement”
Deze vijf innovaties worden de komende jaren het belangrijkst voor bedrijven
Effectieve capaciteitsplanning: waarom je achterblijft als je dit negeert 
Moore DRV verhoogt efficiency met de digitale handtekening
Nieuwe generatie accountants steeds vaker vrouw
Zo verdrievoudig je in twee jaar tijd
“AFAS is een warm bad en wij zijn de badeendjes”
Cloud documentmanagement: voor veilig en efficiënt documentbeheer
De voordelen van AI voor accountants op een krappe arbeidsmarkt
MKB Brandstof en Exact vereenvoudigen administratie met e-facturen
Lessons learned: AI naar de accountancysector brengen
De Belastingdienst start met invorderen: wat zijn de opties?
Professionals hebben de ‘war for talent’ gewonnen: werkgevers solliciteren bij werknemers

Contentmarketing voor de financiële sector Zorg voor …  

Maximaal profiteren van Microsoft 365? Zo doe je dat in 6 stappen met Power BI

Meest gelezen

  • Boekhouder aangehouden voor btw-fraude 12.6k weergaven
  • Fiscus kondigt aanmaningen aan na intrekken betalingsregeling bijzonder uitstel 4.6k weergaven
  • Gesjoemel met verkoopfacturen staat btw-aftrek in de weg 4.6k weergaven
  • Onderwijsinspectie beschuldigt RA van broddelwerk bij controle Scholen voor Persoonlijk Onderwijs 3.8k weergaven
  • Accountant vindt dat klagende boekhouder misbruik maakt van tuchtrecht 3.6k weergaven

Checkpoints van Fiscount en AV

Abonneer nieuwsbrief AV

Vacatures

Gevorderd Assistent Accountant
Jobs in Finance
Assistent-Accountant (zelfstandig)
KRC Van Elderen
Accountant AA of RA voor samenstelpraktijk (32-40 uur)
KRAMERKUIPER accountants|adviseurs
Accountant AA (24-40 uur) – Beverwijk
De Hooge Waerder
Senior Supervisor Assurance | Amersfoort, Arnhem, Ede, Hoofddorp en Utrecht
CROP
Assistent-Accountant Samenstelpraktijk (24-40 uur) – Alkmaar
De Hooge Waerder
Fiscalist bij RSM Utrecht
Jobs in Finance
Controleleider – Rotterdam/ Harderwijk
Lentink De Jonge
Gevorderd assistent accountant audit Zoetermeer
Flynth
Fiscalist bij RSM – Utrecht
Jobs in Finance
Accountant bij van der Lely
Jobs in Finance
Junior manager audit- Utrecht
Flynth
Accountant
Flynth
Externe Accountant
Coney Minds
Controleleider
Moore MTH
Relatiebeheerder- Goes, Gouda, Rotterdam
Visser & Visser
Assistent-Accountant (zelfstandig)
KRC Van Elderen
Assistent accountant duaal
Flynth
Zelfstandig Assistent Accountant voor samenstelpraktijk (32-40 uur)
KRAMERKUIPER accountants|adviseurs
Externe accountant -‘s-Hertogenbosch
Flynth
Supervisor Assurance | Amersfoort, Hoofddorp, Ede, Arnhem en Utrecht
CROP
Belastingadviseur
Flynth
Junior assistent accountant
Jobs in Finance
Gevorderd assistent accountant
Flynth
Beginnend assistent-accountant MKB
Moore MTH
Relatiebeheerder – 32-40 uur p.w | Brielle
WEA Deltaland
Assistent-Accountant controlepraktijk (beginnend)
KRC Van Elderen
Ervaren Audit assistent
Jobs in Finance
Opdrachtleider / Controleleider
Coney Minds
Relatie beheerder MKB
Moore MTH
Werkstudent accountancy audit
Moore MTH
Boekhouder
Gelders Genootschap
Manager accountancy & advies – Harderwijk
Lentink De Jonge
Relatiebeheerder – Accountant
Moore MTH
Senior Belastingadviseur
MKBTR
Zelfstandig assistent accountant MKB
Moore MTH
Gevorderd Assistent Accountant (Assurance)
KRAMERKUIPER accountants|adviseurs
Junior administratief medewerker  – Nieuwegein, 32-40 uur
van Helder
Adviseur internationaal
Flynth
Assistent-Accountant (gevorderd) / aankomend adviseur mkb
KRC Van Elderen
Account AA (teamleider)
Flantüa
Ervaren Assistent Controlepraktijk (24-40 uur) – Alkmaar
De Hooge Waerder
Accountant/Bookkeeper (Part-Time)
Jobs in Finance
Gevorderd assistent accountant • Dordrecht
WEA Deltaland
Controleleider audit – Goes
Flynth
Gevorderd assistent accountant
Flynth
Relatiebeheerder – Accountant
Moore MTH
Registeraccountant jaarrekening
Jobs in Finance
Relatiebeheerder / Accountant MKB
Moore MTH
Manager Assurance | Amersfoort, Arnhem, Ede, Hoofddorp en Utrecht
CROP

Accountancy Vanmorgen (AV) is het platform voor accountants en iedereen die geïnteresseerd is in nieuws, trends, ontwikkelingen, achtergronden en wetenswaardigheden in en rond accountancy en ondernemerschap.

Accountancy Vanmorgen is een uitgave van MOCuitgevers.

 

Categorie

  • Nieuws
  • Blog
  • Partners
  • Opleidingen
  • Vacatures
  • AV-events

Info

  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
  • Algemene voorwaarden MOCuitgevers
  • Annuleringsvoorwaarden
  • Privacybeleid
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
Cookies
Om u beter van dienst te kunnen zijn, maakt Accountancy Vanmorgen gebruik van cookies. Klik op instellingen om de cookie instellingen te wijzigen.
  • Ik ga akkoord
  • Instellingen
  • Functionele cookies zijn noodzakelijk voor de werking van deze website.
  • We gebruiken Google Analytics, netjes geanonimiseerd.
  • We gebruiken de marketing cookies om gepersonaliseerde advertenties te tonen.
  • Annuleren
  • Ik ga akkoord

Instellingen