De grootste uitdaging voor accountants bij het implementeren van boekhoudsoftware is het bestaande proces van het kantoor zelf, vertelt René Schneider, accountancy adviseur bij Twinfield. ‘Een goede voorbereiding is hierbij het halve werk. Maak hierbij vooral gebruik van de kennis en expertise van een adviseur.’ Hieronder geeft René aan hij ervaart als de belangrijkste valkuilen bij het inrichten van de boekhouding van kantoren.
Het gaat vooral om alles om de boekhouding heen
René Schneider (zie foto) geeft graag ongezouten advies aan accountants en verbindt collega’s en klanten aan elkaar. Hij is de aangewezen persoon om uit te leggen wat de uitdagingen zijn bij het inrichten van een boekhoudpakket en hoe je deze succesvol aangaat.
‘Boekhouden bestaat al meer dan 3000 jaar. De vraag is hoe jij als accountant de software efficiënt voor je laat werken zodat het zichtbaar en optimaal werkt voor je klant. Ik ben zelf ondernemer geweest en weet alles van processen. Met mijn kennis en ervaring, kunde én onkunde adviseer ik al jaren accountants. Over dat het echt niet meer alleen om boekhouden gaat, maar juist alles wat eromheen zit.’
De 5 grootste valkuilen
1.Blijven vasthouden aan bestaande processen
‘Wat mij betreft zijn de eigen processen van de accountant de grootste uitdaging. Het is echt lastig inrichten als de bestaande processen leidend moeten zijn bij de inrichting van je boekhouding en de software die hierbij hoort. Dit ‘probleem’ begint altijd met een bepaald idee en hoe ze dit als kantoor in willen richten. Dan worden er altijd compromissen gesloten om het eigen ideaal niet te laten schieten. De software moet maar volgen. Dit leidt weer tot maatwerk en dan ben je als accountant veroordeeld tot lange relaties met je softwareleverancier. Mijn tip? Waarom zou je een eigen idee doorzetten, terwijl er al duizenden kantoren je voor zijn gegaan? Kies voor een leverancier waarbij het proces al is gestandaardiseerd.’
2. Niet het standaard rekeningschema (RGS) gebruiken
‘Iedere accountant verzint zijn eigen rekeningschema’s bij het opzetten van het boekhouden. Ik raad aan je zoveel mogelijk aan de standaard te houden. Wij hebben in Nederland geen standaard rekeningschema, maar een Referentie Grootboekschema (RGS). Dit is een grootboek rekeningschema dat gebaseerd is op een gestandaardiseerde codering van financiële gegevens. Er zit wel een nadeel aan, want door het poldermodel is het erg uitgebreid. Gebruik het bij de indeling van je boekhouding als standaard, maar kort het in, ga uit van maximaal zeshonderd grootboekrekeningen voor de balans en verlies & winst.’
‘De administraties kunnen afwijken van de standaard en hun eigen rekeningschema hebben. Maar door deze eenmalig te mappen aan de RGS-mapping, is het niet meer nodig om ze in andere (rapportage)-applicaties elke keer opnieuw te mappen. Bovendien zijn gegevens eenvoudiger uit te wisselen tussen verschillende systemen. Het beoordelen van de administratie wordt zo eenvoudiger, omdat gegevens vergelijkbaar worden.’
3. Handmatig blijven invoeren
‘De vraag is of je als accountant alles met de hand wil invoeren of overtypen. Of dat je met slimme scan- en herken functionaliteiten de boekingen geautomatiseerd het boekhoudsysteem in laat lopen. Ga ik werken met scan- en herkenoplossingen? Ga ik werken met een api-koppeling? Of koppel ik de software, die de klant al gebruikt, aan mijn softwaresysteem? Toch zie ik in de praktijk dat dit echt een uitdaging is. Dit heeft te maken met kosten voor bijvoorbeeld extra koppelingen. Maar bij groei en ambities van de ondernemer kun je het echt niet meer alles met de hand intikken. Denk dus vooruit, zou mijn tip zijn.’
‘Nu is het nog zo dat ongeveer 40 tot 45 procent van de boekingen in de bank nog met de hand gebeuren. Maar ook de inkoopfacturen worden nog nog veel handmatig verwerkt. Dit kan door juiste inrichting en instellingen in het boekhoudsysteem aanzienlijk minder worden.’ Lees meer over het automatiseren van bedrijfsprocessen.
4. Slechte communicatie met medewerkers
‘Als een directie-eigenaar van een kantoor een (nieuw) boekhoudpakket wil en dit niet met zijn medewerkers of collega’s communiceert, gaat hij zijn medewerkers niet meekrijgen. Dat gaat echt mis, met name bij de wat grotere kantoren. Dan denkt die medewerker alleen maar: ‘dat is anders dan ik gewend ben’ en dat gaat niet werken. Wees daarom altijd transparant, zodat het breed wordt gedragen in de organisatie. Als je gaat implementeren en je gaat de boekhouding opzetten, zorg dat je hebt overlegd en communiceer helder naar je personeel.’
5. Het boekhoudpakket niet voldoende begrijpen
‘Ik kan toch boeken, waarom zou ik een opleiding volgen? Dat kost alleen maar geld… Het is echt belangrijk om een boekhoudtraining over de boekhoudsoftware te volgen, dan haal je er echt het meeste uit. Dus accountants: wees dus niet eigenwijs. Maak gebruik van de kennis en expertise die wij in huis hebben. Wij als adviseurs hebben géén commercieel belang. We zijn er echt om je te helpen bij de inrichting van je boekhouding, de software en de processen. Dit doen we niet voor het eerst, dat hebben we al heel vaak gedaan bij verschillende kantoren, bedrijven en instellingen. We delen hun kennis met nieuwe en bestaande klanten.’
Een grondige voorbereiding leidt tot succes: tips
Misschien wel de grootste tip: een grondige voorbereiding is erg belangrijk bij software implementatie. Volg daarom de volgende stappen van René om er een succes van te maken:
- Oriënteer je op de mogelijkheden; volg een boekhoudtraining om efficiënt met het boekhoudpakket aan de slag te kunnen
- Haal kennis op bij experts, bij leveranciers en brancheorganisaties
- Maak een keuze in de standaardisatie van de software
- Kies voor extra softwarekoppelingen, zoals bijvoorbeeld scan- en herken
- Begin dan pas met de inrichting van je boekhouding!
https://www.wolterskluwer.com/nl-nl/expert-insights/inrichting-boekhouding-5-tips-voor-accountants-en-boekhouders
Over Twinfield
Twinfield helpt accountants en boekhoudprofessionals hun dagelijkse werk makkelijker te maken. Twinfield Boekhouden is een online boekhoudprogramma waarmee accountants en ondernemers slim en gemakkelijk kunnen samenwerken. Twinfield is veilig en werkt 100% in de cloud. Daarbij koppelt Twinfield met vele andere pakketten. Twinfield is een onderdeel van Wolters Kluwer Tax & Accounting.
Geef een antwoord