Kun je de administratie van agrariërs en mbk’ers zo inrichten dat het niet alleen makkelijker wordt, maar ook strategisch voordeel oplevert? Volgens Auke de Haan en Remco van de Poll kan dat. En de accountant profiteert mee.
Rovecom Zakelijk is een onderdeel van Rovecom Groep en is groot geworden met het bedenken en ontwikkelen van innovatieve softwareoplossingen voor gestroomlijnde administratieve en financiële processen. Auke de Haan, manager bedrijfssoftware mkb bij Rovecom Zakelijk: “Wij zijn van oorsprong een agrarisch IT-bedrijf. Dat betekent dat we heel veel connecties hebben in de agrarische sector. We kennen niet alleen de agrariër, maar ook de accountantskantoren die boeren als klant hebben.”
Veilig informatie delen
Het Drentse IT-bedrijf ontzorgt opdrachtgevers met een totaalpakket van cloudoplossingen, systeembeheer en advies en implementatie van op maat gemaakte software. De Haan: “Wij weten dat agrarisch ondernemers heel veel moeten registreren, maar dat ze liever niet bezig zijn met de boekhouding. Dat besteden ze uit aan een accountant. De accountant wil op zijn beurt de data zo efficiënt en makkelijk mogelijk kunnen verwerken.”
Om de datastromen te vereenvoudigen voor zowel de agrariër, zijn klanten en leveranciers als de accountant ontwikkelde Rovecom Zakelijk Datahub. Datahub ondersteunt melkveehouders met het geautomatiseerd verwerken van de financiële administratie. In het programma kan de agrarisch ondernemer met machtigingen zelf bepalen wie data mag toevoegen en ophalen. Het stelt hem in staat informatie vanaf één centrale plek effectief en veilig te delen met alle ketenpartners.
Krachtige koppelingen
De tool van Rovecom Zakelijk staat niet op zichzelf. De kracht van de applicatie wordt namelijk groter door te koppelen met Basecone en Twinfield van Wolters Kluwer. De boekhoudapplicaties voor de accountant en de ondernemer voegen veel waarde toe, volgens De Haan: “Met een machtiging kunnen bijvoorbeeld voerleveranciers of zuivelorganisaties hun facturen klaarzetten in Datahub. De koppelingen zorgen er onder andere voor dat de facturen worden herkend en geboekt in het boekhoudpakket.”
“De financiële informatie is overal en altijd beschikbaar. Dat is een van de voordelen van de cloud” – Remco van de Poll
Samenwerking biedt kansen
De koppeling tussen Datahub en de applicaties van Wolters Kluwer mag dan specifiek zijn ontwikkeld voor de agrarische sector, de samenwerking biedt ook kansen voor andere sectoren. Het levert namelijk veel meer dan alleen financiële informatie. Het biedt ook diepgaande analyses over logistieke processen, producten en diensten van de ondernemer. En dat maakt het heel geschikt voor het mkb, de zorg en webshops. De Haan: “Neem een gemiddeld transportbedrijf. Daar wordt heel veel data verwerkt. Wanneer vertrekt welke vrachtwagen met welke chauffeur? Wat wordt er vervoerd en wanneer komt hij terug?” Om die informatie inzichtelijk te maken, ontwikkelt Rovecom Zakelijk een specifieke applicatie die de planningstool van de transportondernemer koppelt aan de boekhouding. “En dat kan dus eigenlijk voor elke branchespecifieke applicatie en Twinfield”, legt De Haan uit.
De samenwerking tussen Rovecom Zakelijk en Wolters Kluwer is een goed voorbeeld van ketenautomatisering die het werk niet alleen makkelijker maakt, maar die ook helpt de ondernemer beter inzicht te geven in zijn bedrijf. Remco van de Poll, key accountmanager Twinfield Boekhouden bij Wolters Kluwer Tax & Accounting Nederland: “Het wordt steeds belangrijker gegevens digitaal aan te leveren en te verwerken. Niet alleen in de voedselmarkt, het boerenbedrijf maar ook in het mkb. Maar dat is niet de kerntaak van de gemiddelde ondernemer. Door onze boekhoudapplicaties te koppelen aan die van partners en door processen te robotiseren, helpen we zowel de ondernemer als zijn accountant.”
Voordelen cloud
“De financiële informatie is overal en altijd beschikbaar. Dat is een van de voordelen van de cloud”, benadrukt Van de Poll. “De software van Rovecom Zakelijk en die van ons draaien in de cloud. Daarmee kan de ondernemer besparen op hardware. Daarnaast worden alle bestanden veilig opgeslagen, worden er automatisch back-ups gemaakt en is de software altijd up-to-date.” De voordelen voor de ondernemer gelden ook voor de accountant. Informatie is namelijk veel sneller te verwerken. Daarnaast kan de data worden bewerkt met een grotere accuratesse. “Het stelt de accountant in staat klanten proactief van advies te voorzien en dat kan strategisch voordeel opleveren. Er is meer zekerheid over compliance; de software voldoet aan alle relevante eisen en is up-to-date. Dat is een fijne geruststelling”, zegt Van de Poll.
“We ontzorgen niet alleen de hele financiële keten, maar we maken het ook nog eens realtime inzichtelijk” – Auke de Haan
Het grote voordeel van de cloudoplossing kan nog eens verder worden versterkt door Power BI in te zetten. De Haan: “De business intelligence tool van Microsoft kunnen we naar de wens van de ondernemer inrichten en koppelen aan zijn administratie. Cijfers worden automatisch overgenomen uit de bedrijfsadministratie en weergegeven in een dashboard.” Door Power BI te combineren met de softwareoplossingen van Rovecom Zakelijk en Wolters Kluwer heeft de gebruiker altijd een actueel en visueel beeld van de financiële status van zijn bedrijf. “We ontzorgen niet alleen de hele financiële keten, maar we maken het ook nog eens realtime inzichtelijk”, besluit De Haan.
De softwareoplossingen van Wolters Kluwer bieden veel mogelijkheden voor het automatiseren en professionaliseren van een Agro boekhouding. Met als resultaat ontzorging van de financiële keten, en realtime inzicht. Meer weten? Kijk op twinfield.nl/agro
Deze bijdrage komt uit de tweede editie van het AV-magazine met het thema ICT en Kengetallen. Dit magazine is verschenen in juni 2023. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av2-2023-ict-en-kengetallen/
Geweldig dat er op dit gebied steeds meer kan. In de cloud opslaan lijkt me prima maar ik maak toch ook regelmatig nog een ouderwetse backup door een gehele map weg te schrijven op een usb-stick. Is het volgende doemscenario reëel? De cloud is onbereikbaar of de toegang worden ontzegd, om welke reden dan ook?