Mits je weet hoe je hier optimaal gebruik van kunt maken. In het heetst van de strijd, kunnen de notificaties en berichten je om de oren vliegen, waardoor je geen overzicht meer hebt. Gelukkig kun je in een aantal eenvoudige stappen, Teams zo instellen dat je op een overzichtelijke en gestructureerde manier kunt samenwerken en niets over het hoofd ziet. We geven vijf tips.
Stap 1: Zoek snel belangrijke berichten in je chats
Als de taken zich opstapelen, wordt het doorzoeken van vorige gesprekken een uitdaging. Gelukkig is er een handige zoekbalk die je helpt bij het vinden van de juiste informatie. Typ je zoekopdracht in de balk en druk op enter. Gebruik het ‘@’ symbool om snel personen te vinden en te verbinden. De zoekresultaten verschijnen in het linke paneel, met verschillende tabbladen voor mensen en bestanden, waardoor je nog gerichter kunt zoeken.
Stap 2: Herstructureer je kanalen en teams
Het beheren van meerdere kanalen kan verwarrend zijn. Maar ook hier hebben we een eenvoudige oplossing voor. Je kunt ze namelijk met een paar handelingen herschikken. Sleep de teams naar waar jij ze wilt hebben, zodat alles overzichtelijk wordt. En als je wat kanalen wilt verbergen waar je niet echt actief in bent, klik je op die drie puntjes naast de teamnaam. Maar er is meer. Als je de verborgen teams weer wilt zien, hoef je alleen maar naar de onderkant van je Teams-lijst te gaan, ‘verborgen teams’ te selecteren, het juiste team te vinden, op ‘meer opties’ te klikken en dan ’toon’.
Stap 3: Pas de duur van je status aan
Wil je dat mensen weten wanneer je niet beschikbaar bent? Geen probleem! Je kunt eenvoudig de instellingen voor de duur van je status aanpassen, zodat deze automatisch overschakelt van ‘bezet’ naar ‘afwezig’ na een bepaalde tijd. Klik op je profielfoto, selecteer de pijl naast je status, en kies een tijdsduur tussen 30 minuten en deze week, of stel een aangepaste tijd in. Daarnaast heb je de mogelijkheid om een persoonlijke boodschap toe te voegen, zodat anderen weten waarom je bijvoorbeeld even offline bent.
Stap 4: Pas notificaties aan naar jouw voorkeuren
In Microsoft Teams kun je je notificaties aanpassen naar hoe jij wilt. Ga naar het tabblad ‘meldingen en activiteiten’ onder je instellingen om te bepalen hoe en wanneer je meldingen ontvangt. Of je nu wilt worden gewaarschuwd voor specifieke kanalen of gesprekken, of juist minder belangrijke meldingen dempt, de keuze is aan jou. Op deze manier kun je gefocust blijven op wat echt belangrijk is, zonder afgeleid te worden door minder dringende zaken.
Stap 5: Voeg apps toe aan Teams
Verhoog de functionaliteit van je Teams-omgeving door apps zoals Planner, To-Do en OneDrive toe te voegen aan je kanalen. Hiermee heb je direct toegang tot je dashboards, takenlijsten en opslag, allemaal binnen Teams. Voeg deze apps toe aan je navigatiebalk voor snelkoppelingen en een nog soepelere workflow.
Conclusie
Bij het finetunen van Microsoft Teams draait het niet alleen om technische instellingen. Het gaat ook om het afstemmen op de behoeften van je team. Met deze stappen zorg je ervoor dat je teamleden verbonden blijven en de software hen ondersteunt, zonder dat het ‘too much’ wordt.
Wil je meer weten over het optimaliseren van je Teams of heb je andere Cloud-vraagstukken? Voor ons is geen uitdaging te gek. Neem vandaag nog contact met ons op en we vertellen je graag hoe we je kunnen helpen.
Geef een reactie