Zo slokken, bijvoorbeeld het zoeken naar bestanden en een overdaad aan vergaderingen, al snel behoorlijk wat tijd op.
Wij willen je daarom als accountantskantoor helpen efficiënter te werken met Teams. In dit blog geven we je 5 praktische tips.
1. Efficiënt vergaderen
Vergaderen is een makkelijke manier om in contact te komen met interne of externe contacten. Maar zorg ervoor dat je niet te pas en te onpas tijd blokt in iemands agenda.
Onnodige vergaderingen zorgen ervoor dat de productiviteit afneemt en je collega’s vergadermoe worden (niet iedereen is fan).
Een snelle chat of een kort telefoontje kan soms net zo effectief zijn. Gebruik daarnaast de ‘agenda’ functie in Microsoft Teams om duidelijk te maken waar het gesprek over gaat, en zorg ervoor dat de vergadering niet langer duurt dan nodig is. Als je erop let kunnen veel vergaderingen van een uur ook efficiënt in een half uur plaatsvinden.
2. Organiseer je communicatie
Microsoft Teams heeft vaak veel kanalen en daarmee berichten. Dat kan heel fijn zijn, maar laat je niet gek maken door de warboel die al deze updates met zich mee kunnen brengen.
Je kunt zorgen voor een bepaalde structuur zodat je misverstanden voorkomt en belangrijke informatie niet verloren gaat.
Stel daarvoor communicatieprotocollen op.
Geef ieder kanaal een specifiek doel en vergeet niet om tags en @vermeldingen bij de juiste persoon te gebruiken. Train je team om berichten in de juiste kanalen te plaatsen en gebruik de ‘aankondiging’ feature voor belangrijke updates die niemand mag missen.
En last but not least: het opruimen en archiveren van oude berichten kan ook wonderen doen wat betreft overzicht houden.
3. Organiseer je bestandsbeheer
Het is frustrerend om je kostbare tijd te verspillen aan het zoeken naar bestanden, vooral als ze een rommeltje zijn in je mappen of onduidelijk zijn benoemd.
Gelukkig hebben we een handige tip voor je! Gebruik de tabbladen in Teams kanalen om je bestanden netjes te organiseren. Moedig je team ook aan om duidelijke en consistente bestandsnamen te gebruiken. Want wanneer iedereen bestanden binnen Teams gestructureerd opslaat, vind je alles in een oogwenk terug.
4. Gebruik de beschikbare integraties
Haal het maximale uit Microsoft Teams door gebruik te maken van de beschikbare integraties met andere Microsoft 365-apps, zoals Outlook, OneNote en SharePoint.
Vaak blijven deze functies onderbenut, terwijl ze juist kunnen zorgen voor een soepele workflow en daarmee verbeterde samenwerking binnen je team.
Het is eenvoudig om vanuit Teams toegang te hebben tot je Outlook-agenda om vergaderingen te plannen en te beheren, of dat je direct bestanden kunt delen en bewerken zonder de Teams-omgeving te verlaten.
Vergeet dus niet om deze integraties te gebruiken voor een efficiëntere en productievere werkdag.
5. Efficiënt notificaties beheren
Het kan flink druk zijn op Teams, waardoor de notificaties je om de oren vliegen. Niet echt bevorderlijk voor de focus en dus voor de productiviteit. Gelukkig is er een oplossing.
Notificatie-instellingen kun je namelijk makkelijk aanpassen. Moedig daarom je collega’s aan het gebruik van de “niet storen” status te gebruiken tijdens het concentreren op complexe taken. Veel berichten of updates zijn niet zo urgent dat er direct iets mee moet worden gedaan. Zo kan iedereen ongestoord werken en het beste uit hun tijd halen.
Kortom: werk slimmer, niet harder
Door onnodige vergaderingen te vermijden, communicatie te structureren, bestanden georganiseerd te houden, beschikbare integraties te benutten en notificaties effectief te beheren, haal ook jij het optimale uit Teams.
Investeer een beetje tijd in deze verbeteringen en zie direct de voordelen van een gestroomlijnde en productieve werkomgeving.
ITs Possible heeft uitgebreide ervaring met efficiënter werken binnen Teams. Meer weten? Klik hier voor meer informatie.
Geef een reactie