De koppeling maakt het werk makkelijker, biedt de mogelijkheid om werkprogramma’s automatisch af te sluiten en maakt het instellen van bewaartermijnen eenvoudig. In dit blog lees je waarom de koppeling niet mag ontbreken in jouw IT-landschap.
Minder handmatige handelingen
Like-IT heeft een integratie ontwikkeld tussen Exact Werkprogramma en ons SharePoint DMS voor accountants. Accountants werken met verschillende softwareapplicaties. Nadeel van die verschillende pakketten is dat informatie handmatig overgezet moet worden. De integratie van Exact en DailyDrive biedt meerwaarde in het werkproces van het samenstellen van de jaarrekening tot en met de controlewerkzaamheden.
De accountant kan werken in de vertrouwde Exact-omgeving. De koppeling zorgt er vervolgens voor dat alle documenten en bijbehorende stukken vanuit het werkprogramma opgeslagen worden in het klantdossier in SharePoint. Tegelijk zorgt de integratie dat documenten uit het DMS gekoppeld zijn met je Exact werkprogramma.
Elk klantdossier hetzelfde gestructureerd
Het is voor de efficiency van jouw kantoor ontzettend belangrijk om je klantdossiers te structureren. Structuur aanbrengen kan aan de hand van metadata. Door documenten te verrijken met metadata, kan je deze automatisch onderbrengen in categorieën en subcategorieën. Dus stel je voor je hebt een jaarrekening, dan kan je metadata toevoegen als klantnaam en jaar. Hoe je klantdossiers structureert met metadata, leggen wij uit in onderstaande video.
Automatisch aanpassen status
De koppeling verkleint de kans op fouten en versnelt het werkproces. Zijn de werkzaamheden afgerond en vastgesteld? Dan kan de koppeling de status van documenten automatisch aanpassen. De documenten in je DMS krijgen dan een definitieve status en zijn vanaf dan alleen nog maar te lezen. Bewerken is niet meer mogelijk.
Gebruik je SharePoint nog niet als DMS? 5 redenen om het wel te doen
1. Je wilt baas zijn over eigen cloudopslag. Kies je voor een andere aanbieder van een DMS? Dan is de kans groot dat je voor de opslag afhankelijk bent van de aanbieder.
2. Als je al een Microsoft licentie hebt, dan betaal je ook al voor de cloudopslag. Waarom dubbel betalen?
3. De interface wil je kunnen inrichten naar wens. Vaak maken leveranciers gebruik van een template die niet aan te passen is. Bij ons DMS gebruiken we in de basis een template, maar deze is volledig aan te passen naar wens.
4. Snel aan de slag met een proof of concept. Kies je voor ons Accountancy DMS? Dan installeren wij het in jouw eigen Microsoft 365 tenant tijdens de proefperiode. Natuurlijk wel beschermd. Mocht het niet bevallen, dan heeft dit verder geen consequenties.
5. Wij koppelen jouw ERP, CRM en boekhoudsoftware zodat alle documenten in de juiste dossiers in SharePoint komen. Dit gebeurt volledig geautomatiseerd en documenten worden voorzien van metadata.
Ben je op zoek naar structuur en eenvoud? Dan is het Accountancy DMS van Like-IT echt iets voor jou. Bij Like-IT hebben wij templates ontwikkeld voor de accountancy. Zo kan jij voor jouw accountantskantoor structuur krijgen in SharePoint. Benieuwd naar de mogelijkheden? Bekijk dan onze product demo video.
Geef een reactie