Als kantooreigenaar sta je voor de uitdaging: hoe werk je zo efficiënt mogelijk zonder concessies te doen aan de kwaliteit van je dienstverlening?
Het begint allemaal met het aanpakken van inefficiënties die vaak ingebakken zijn in je huidige manier van werken.
Om je daarvan een beter idee te geven benoemen we in dit blog de drie grootste ‘lekken’ in de accountancy en hoe je deze kunt oplossen.
Dubbele gegevensinvoer
Als grootste tijdverspiller staat in de accountancy met stip op nummer 1 het handmatig invoeren van klantgegevens in verschillende systemen of spreadsheets. Deze taak is niet alleen monotoon, maar leidt ook vaak tot fouten en inconsistenties.
Stel je voor dat je een nieuwe klant aanneemt en je moet zijn gegevens invoeren in je boekhoudsysteem, CRM-pakket en nog een aparte spreadsheet voor follow-ups. Dit vergt niet alleen veel tijd, maar vergroot ook de kans op fouten.
Radar360 elimineert deze repetitieve taken door alle klantgegevens centraal te bewaren. Een enkele invoer volstaat om de informatie overal beschikbaar te maken, waardoor het invoeren van dezelfde gegevens op meerdere plekken overbodig wordt. Van contactgegevens tot projectdetails, alles is toegankelijk met een paar klikken. Het invoeren van dezelfde gegevens op verschillende plekken behoort hiermee definitief tot het verleden.
Handmatig abonnementen bijhouden
Een ander veelvoorkomend efficiency ‘lek’ in de accountancy is het handmatig bijhouden hoe een abonnement ervoor staat.
Wanneer je als accountantskantoor met abonnementen werkt, moet je in de gaten houden of het afgesproken aantal uren niet wordt overschreden. Het gebrek aan tussentijds inzicht kan ervoor zorgen dat je achteraf nog de nodige uren moet afboeken. Niet alleen een killer qua efficiency, maar ook qua rendement.
Een alternatief voor het afboeken van uren is de klant een onverwachts hoge factuur sturen. Maar dit leidt tot discussie en nog meer verloren tijd. Daar is niemand blij mee.
Met Radar360 kunnen accountantskantoren nauwkeurig de gewerkte uren bijhouden en abonnementen monitoren. Automatische meldingen worden gegenereerd wanneer het afgesproken aantal uren dreigt te worden overschreden. Hierdoor kan tijdig actie worden ondernomen.
Versnipperde klantdata en overzichten in Excel
Een ander veelvoorkomend efficiencyprobleem in de accountancy is het overzicht houden over alle klantcommunicatie en -informatie via verschillende kanalen en platforms. Dit maakt het uitdagend om een goed en volledig beeld van elke klant te krijgen. Wij zien dat veel kantoren nog werken met losse klantmappen en overzichten in Excel. Deze manier van werken zorgt voor verwarring, dubbel werk en nog belangrijker: ontevredenheid bij de klant.
Stel je voor dat een klant belt met een vraag over zijn recente belastingaangifte. Als accountant moet je mogelijk door verschillende e-mails, notities en documenten bladeren om de benodigde informatie te vinden. Dit kost extra tijd en moeite.
Met Radar360 hoeft de klant zijn verhaal nooit opnieuw te vertellen. Alle contactmomenten met de klant worden centraal opgeslagen, waardoor elke medewerker, ongeacht of het vaste aanspreekpunt beschikbaar is of niet, direct kan zien wat de status is en wat er eerder is besproken.
Dit bouwt niet alleen vertrouwen op bij de klant, die krijgt het gevoel dat hij echt gekend wordt door zijn accountant, maar maakt het ook gemakkelijker voor collega’s om snel en adequaat te reageren.
Als grootste vertrouwenspersoon van de ondernemer biedt Radar dus de perfecte ondersteuning om deze rol met verve te vervullen. Je bent altijd op de hoogte van de lopende acties en verwachtingen van de klant. En dit bespaart een hoop ongemakkelijke telefoongesprekken.
Als jij deze efficiency lekken herkent en ze graag aan zou willen pakken, Radar360 kan je stap voor stap begeleiden in het besparen van kostbare tijd. Hierdoor kun jij je concentreren op wat er echt toe doet: het leveren van toegevoegde waarde aan klanten.
Informeer vandaag nog over een mogelijke overstap naar Radar360 of plan een demo in.
Geef een reactie