Efficiënter werken door automatische urenregistratie: dat is de belofte van ClockAssist. De softwareontwikkelaar uit Maassluis ontwikkelde met ClockAssist AI een tool die urenregistratie zo eenvoudig maakt dat zowel het kantoor als de accountant er bijna geen omkijken meer naar hebben. Tom van Eijmeren, co-founder en CEO: “Stel je voor, je bent de hele dag aan het werk geweest en aan het einde van je werkdag zie je precies wat je hebt gedaan en voor welke klant. Daarna worden je uren met één druk op de knop gegenereerd en gesynchroniseerd naar je bestaande CRM-systeem. Deze ideale wereld was vanaf de start van ClockAssist het ultieme doel: urenregistratie zoveel mogelijk automatiseren.”
Uren automatisch gegenereerd
Met ClockAssist kunnen medewerkers zo’n zeventig procent van hun uren automatisch laten schrijven door AI. Volgens Van Eijmeren valt daar heel veel winst te behalen: “Op een drukke en hectische dag werken accountants aan verschillende klanten. Met al die diverse werkzaamheden is het lastig terug te halen wat je precies hebt gedaan en voor wie.” Medewerkers schrijven veelal achteraf hun uren en dat is best een uitdaging. Van Eijmeren: “Om te voorkomen dat uren niet volledig zijn, bedenken medewerkers allerlei manieren om tot een urenregistratie te komen. Ze zoeken terug in hun mailbox en agenda. We hebben zelfs gehoord dat er in de downloadmap werd gekeken om na te gaan voor welke klanten er was gewerkt. Alles om de uren maar aan elkaar te knopen.”
Privacy is topprioriteit
ClockAssist AI herkent binnen alle vaktechnische programma’s welke werkzaamheden je uitvoert en voor welke klant. Maar de software brengt ook e-mailconversaties, meetings en telefoongesprekken automatisch in kaart. Dennis Lander: “Of een accountant nu in Exact Online of Word werkt, de software registreert precies voor welke klant hij wat doet. ClockAssist AI gaat daarmee verder dan timetracking.” Toch is het geen monitoringtool volgens Van Eijmeren. “Privacy is voor ons topprioriteit. De medewerker heeft als enige toegang tot de geregistreerde activiteit, niemand anders. Het programma stelt de medewerker in staat de door AI gegenereerde urenregistratie aan te passen of aan te vullen naar wens. Pas aIs de medewerker akkoord is, volgt de export naar het CRM-systeem.”
Declarabiliteit én werkgeluk
ClockAssist AI is een add-on voor het bestaande CRM-systeem en dus niet een vervanging daarvan. Van Eijmeren: “Zo houden we het laagdrempelig om onze krachtige AI-tool toe te voegen aan de bestaande oplossing en hoeven mensen niet over te stappen naar een ander CRM.” De inzet van ClockAssist AI maakt het registreren van uren sneller, vollediger en efficiënter. “We merkten nu al een stijging van de declarabiliteit van tien procent bij gebruikers”, geeft Van Eijmeren aan. Groot voordeel is dat het AI-model zich verder verfijnt als je meer met ClockAssist werkt.
Verhoogde productiviteit
Automatische urenregistratie betekent voor het kantoor en de medewerkers bovendien dat ze meer werk kunnen verrichten. Van Eijmeren: “Er zijn medewerkers die achteraf hun uren registreren of gedurende de dag. De hele dag bijhouden wat je precies voor welke klant deed en hoe lang, werkt verstorend. En dat komt de productiviteit niet ten goede.” ClockAssist AI draait op de achtergrond, de medewerker kan de registratietaak loslaten en zich volledig focussen op zijn werk. Als de werkdag voorbij is, hoeft de medewerker niet bang te zijn dat hij iets vergeet. Lander: “Op kantoor registreren we ook onze tijd en als ik dan zie wat ClockAssist AI voor mij naar boven haalt, dan geeft dat toch elke keer een wow-gevoel.”
Daar komt volgens Lander nog bij dat de urenregistratie een stuk zuiverder wordt: “In plaats van de gebruikelijke vijftien minuten maakt de software het mogelijk de tijd per vijf minuten te schrijven.” ClockAssist AI biedt meer detail met minder inspanning. Dat is niet alleen een belangrijk argument voor het kantoor, maar ook voor de medewerker. “Niemand vindt het namelijk leuk de uren zelf bij te houden. Ik heb zelf in de accountancy gewerkt en weet dat het een terugkerende frustrerende klus is. Als ik geen uren hoefde te schrijven, had ik er wellicht nog steeds gewerkt”, besluit Lander enthousiast.
Urenregistratie tijdrovend? Laat ClockAssist automatisch jouw uren sneller, vollediger en eenvoudiger registreren binnen de software die je al gebruikt https://www.clockassist.ai.
Dit artikel is geschreven door Axel Kolthof.
Deze bijdrage komt uit Accountancy Vanmorgen met als thema ICT en kengetallen. Dit magazine is verschenen in september 2024. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av2-2024-ict-en-kengetallen
Geef een reactie