Waarom maken kantoren niet volledig gebruik van de data die zij hebben? Veelal is dit gebrek aan kennis, of aan tijd, of een combinatie hiervan. Kantoren zijn zich er vaak wel van bewust dat zij veel meer met hun data kunnen doen. Geregeld krijgen wij vragen van kantoren die willen starten met data-analyse, maar ze weten niet hoe.
Perfectie vermijden
Allereerst komen we dan op het punt “gebrek aan kennis”. Het is lang niet voor alle kantoren weggelegd om een data-analist te hebben, laat staan een hele afdeling data-analisten. Het gebrek aan kennis is dan ook zeker geen verwijt, want data-analyse is een vak apart. Gedurende het eerste gesprek blijkt vaak dat de wens, of droom, van de analyses neigt naar perfectie. Maar is dit wel reëel? Het antwoord daarop is nee. Kantoren hebben een ideaalbeeld in hun hoofd. Als je dit gaat proberen te bewerkstelligen, kost dat veel tijd en energie. Mocht het plan al enigszins te realiseren zijn, dan blijkt uiteindelijk dat dit toch niet overeenkomt met de wens.
Een van de eerste tips voor kantoren die starten met data-analyse: begin klein. Start met een aantal analyses die je meteen helpen in het dagelijkse werk. Je hebt dan namelijk een start en als dit bevalt, volgen de uitbreidingswensen snel genoeg. Stel jezelf bijvoorbeeld eens de vraag welke werkzaamheden je nu dagelijks doet voor je klanten, die veel tijd kosten en waar dit eigenlijk onnodig is. Bijvoorbeeld Excel-bestanden ombouwen, terwijl we wellicht door data-analyse een generieke oplossing kunnen vinden om hiermee dagelijks tijd te besparen.
Terloops brengt dit ook een verhoging van kwaliteit met zich mee. Uiteindelijk wil je van A naar B. Dit kan enorm goed met een luxe auto met uitgebreide opties en optimaal comfort. Je komt echter ook prima van A naar B met een fiets. Minder comfortabel, je doet er langer over, maar uiteindelijk kom je ook op jouw eindbestemming. Zo werkt het in de markt van bijvoorbeeld de softwareleveranciers, maar deze vlieger gaat ook op als je het hebt over data-analyse.
Een schat aan data, en nu?
Data hebben is de eerste stap, maar dat betekent nog niet dat je aan de slag kunt met data-analyse. Data ontsluiten en herstructureren kan een zeer tijdrovende klus zijn. Zeker als er handmatig aanpassingen moeten plaatsvinden om de data überhaupt geschikt te krijgen voor data-analyse. Dit moet je goed inzien als je écht wilt gaan starten met data-analyse. Het is een utopie te denken dat jouw huidige data zo goed zijn gestructureerd, dat je meteen alle analyses kunt maken die je voor ogen hebt. Het klinkt wat zwaar op deze manier, maar het is noodzakelijk data te ontsluiten en te herstructureren.
Deze investering en moeite is het meer dan waard en dit proces geeft je meteen de eerste inzichten, zonder dat je ook nog maar een analyse hebt die er fraai uitziet. Je krijgt namelijk een goed beeld van hoe jouw data zijn opgebouwd en ontstaan. Dit helpt je meteen kritisch te kijken naar de processen die leiden tot het tot stand komen van deze data. Bij veel kantoren merken we dat zij deze processen direct aan het begin gaan verbeteren of optimaliseren. Dit is al de eerste winst!
Van start gaan
Veel beren op de weg? Nee, dat valt mee, word vooral niet bang door al deze opmerkingen. Als het maar duidelijk is dat als je data-analyse zinvol inzet, dit een investering is waaraan je als kantoor zeker iets gaat hebben. Begin eens met je een idee te vormen. Of met de inventarisatie van problemen, ontbrekende inzichten of niet-optimale processen waarbij je denkt dat data-analyse een oplossing kan bieden. Zoek vervolgens naar iemand of een partij die jouw kantoor hierbij kan helpen. Vervolgens ga je samen aan de slag. Je gaat inventariseren welke data er überhaupt voorhanden zijn en wellicht nog meer nodig zijn en hoe deze kunnen worden gestructureerd. Hier boek je al de eerste winst door inzicht te hebben in jouw data en hoe die tot stand is gekomen.
Als je dit traject projectmatig aanpakt, zal je zien dat dit snel tot resultaten leidt. Begin vooral klein, zodat je snel doelen kunt realiseren. De ervaring leert dat na de eerste successen de uitbreidingswensen of nieuwe wensen gaan binnenstromen. En tot slot, zeker niet onbelangrijk, zorg voor draagkracht binnen het kantoor en deel succes met elkaar. Deze tip geldt niet alleen voor data-analyse, maar is bij alle projecten belangrijk voor het al dan niet slagen van het project. Wij geloven heilig dat het op de juiste manier inzetten van data-analyse alle kantoren verder kan helpen. En wel op verschillende wijzen: optimalere processen, betere inzichten en zeker ook hogere kwaliteit. Dit laatste zowel intern als richting jullie klanten.
Dan rest ons alleen nog te vragen: waar wacht je op?
Daniël Aardoom en Thijs de Nijs MSc RA zijn beiden werkzaam bij Full Finance Consultants en adviseren en ondersteunen kantoren onder andere op het gebied van data-analyse.
Deze bijdrage komt uit Accountancy Vanmorgen met als thema ICT en kengetallen. Dit magazine is verschenen in september 2024. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av2-2024-ict-en-kengetallen
Geef een reactie