Uren worden wel geregistreerd, maar echt inzichten ontbreken. Waar lekken uren weg? Welke werkzaamheden leveren structureel omzet op? En waar liggen kansen om bij te sturen voordat het resultaat onder druk komt te staan? Precies daar maken rapportages het verschil. Door standaardrapportages of op maat gemaakte rapportages slim in te zetten, ontstaat real-time grip op declarabiliteit.
1. Declarabiliteit per medewerker
Dit rapport geeft per medewerker inzicht in het percentage declarabele uren over een geselecteerde periode. De kracht zit in de combinatie van detail en overzicht. Niet alleen het eindcijfer telt, maar ook de verdeling van tijd over verschillende werkzaamheden en klanten. Belangrijke inzichten uit dit rapport zijn onder andere:
- Structurele verschillen tussen medewerkers of teams;
- Trends in declarabiliteit over weken of maanden;
- De verhouding tussen declarabele en interne werkzaamheden.
Voor teamleiders vormt dit rapport een basis voor gesprekken over werkverdeling, planning en ontwikkeling. Medewerkers krijgen bovendien zelf inzicht in hun tijdsbesteding, wat het eigenaarschap vergroot. Voor het kantoor resulteert dit in een betere balans tussen productiviteit en werkdruk.
2. Declarabiliteit per klant of opdracht
Niet elke klant draagt in gelijke mate bij aan het resultaat. Dit rapport laat zien hoeveel tijd naar een klant of opdracht gaat en welk deel daarvan declarabel is. Zo ontstaat direct inzicht in de daadwerkelijke rendabiliteit van dossiers. Dit rapport ondersteunt onder meer:
- Evaluatie van vaste prijsafspraken;
- Signalering van onverwachte groei in scope;
- Onderbouwing van heronderhandeling met klanten.
Door deze gegevens structureel te analyseren, ontstaat een scherp beeld van welke klanten waarde toevoegen en welke structureel meer vragen dan opleveren. Dit maakt strategische keuzes binnen de klantenportefeuille eenvoudiger en beter verdedigbaar. Opslaan en delen van dit rapport zorgt ervoor dat commerciële en operationele beslissingen op dezelfde cijfers gebaseerd zijn.
3. Onderhanden werk en omzetontwikkeling
Declarabiliteit staat in directe relatie tot omzet en cashflow. Dit rapport verbindt geregistreerde uren aan onderhanden werk en gerealiseerde omzet. Het actuele overzicht laat zien welk deel van de inspanning nog niet is gefactureerd en hoe dit zich ontwikkelt. Voor partners en financiële teams levert dit rapport:
- Beter inzicht in toekomstige omzet;
- Tijdige signalering van facturatieachterstanden;
- Meer grip op de liquiditeitsplanning
Met een oplossing voor maatwerkrapporten ontstaat extra flexibiliteit in filters en visualisaties, bijvoorbeeld per dienst, team of periode. Daardoor blijft goed zichtbaar wat er is gedaan aan werk en wat dit financieel betekent.wat dit financieel betekent.
4. Begroting versus realisatie
Dit rapport zet geplande uren en opbrengsten naast de daadwerkelijke inzet. Afwijkingen worden direct zichtbaar, zowel positief als negatief. Dit biedt duidelijke voordelen:
- Sneller bijsturen op lopende opdrachten;
- Realistischer toekomstige begrotingen;
- Minder verrassingen aan het einde van het kwartaal.
Voor accountancy- en administratiekantoren betekent dit rapport een verschuiving van reactief naar proactief sturen. Niet achteraf verklaren waarom een opdracht uitloopt, maar tussentijds ingrijpen op basis van feiten.
5. Niet-declarabele uren en tijdsbesteding
Niet-declarabele uren horen bij elk kantoor, maar zonder inzicht ontstaat al snel verlies van rendement. Dit rapport brengt alle niet-declarabele activiteiten overzichtelijk in kaart, uitgesplitst naar type, team of medewerker. Denk hierbij aan:
- Interne overleggen;
- Administratie en correcties;
- Opleiding en ondersteuning;
- Niet gefactureerde tijd die wordt besteed naast de abonnementskosten.
Door deze tijd structureel te analyseren, ontstaan concrete aanknopingspunten voor procesverbetering. Kleine optimalisaties leveren vaak direct meer declarabele ruimte op, zonder extra werkdruk. Deze 5 rapporten bieden samen real-time grip op declarabiliteit, omzet en efficiëntie. Door rapportages in de software slim in te richten en actief te delen, ontstaat een organisatie die stuurt op inzicht in plaats van aannames.
Met onze modulaire en flexibele software voor accountantskantoren regel je in een handomdraai belangrijke bedrijfsprocessen. Accountantskantoren die met Yoobi werken kiezen vaak voor urenregistratie, facturatie, inzicht en CRM. Onze software groeit met je mee in gebruikers en in modules. Tijdens een vrijblijvende, persoonlijke demo laten we je alle mogelijkheden van onze modulaire software zien. Zo ontdek je zelf of Yoobi bij jouw accountantskantoor past. Vraag direct jouw demo aan.
Geef een reactie