Een DMS is geen plek waar documenten staan. Het is een systeem dat grip geeft op documenten gedurende hun hele levenscyclus. Van Dale heeft géén officiële, afzonderlijke lemma-definitie voor “documentmanagementsysteem” als volledige term.
Dus… onze (lees Like-IT) definitie:
Een Document Management System (DMS) is een systeem voor het centraal opslaan, beheren, bewerken en archiveren van digitale documenten en bestanden. Het automatiseert documentstromen, verbetert de vindbaarheid via metadata en zorgt voor veilig versiebeheer. Het doel is efficiënter werken en voldoen aan wet- en regelgeving.
Kernfuncties van een DMS
- eenduidige en gestandaardiseerde dossierstructuur
- afdwingbare metadata
- rollen en rechten per functie
- bewaartermijnen, archivering en vernietiging
- auditing, logging en compliance-by-design
- integratie met vaktechnische applicaties
- documenten vinden in plaats van zoeken
Verwarring?
Zeker in een compliance-gevoelige omgeving zoals de accountancy is zijn bovenstaande kernfucties geen luxe, maar randvoorwaarde. Maar… waar komt de verwarring over dit onderwerp dan vandaan? Veel kantoren gebruiken SharePoint al als opslag voor documenten. Niet omdat het daar expliciet voor gekozen is, maar omdat het “toch al in Microsoft 365 zit”.
Alleen, waar het wringt als DMS? Zodra je SharePoint positioneert als formeel DMS, lopen veel kantoren tegen dezelfde grenzen aan:
- compliance is niet standaard ingericht
- rollen en rechten worden complex en foutgevoelig
- Sites en Teams groeien ongecontroleerd
- dossierlogica en metadata zijn afhankelijk van gebruikersdiscipline
- integratie met vaktechnische software blijft beperkt
Dat betekent niet dat SharePoint “slecht” is. Maar wel dat het zonder aanvullende governance, inrichting en tooling niet direct een geschikt DMS is die aan jouw wensen voldoet. Maar hooguit een opslagplatform.
DailyDrive als aanvullende tooling
Maar bij Like-IT hebben wij een SharePoint DMS voor accountants ontwikkeld. Dit zijn vooraf gedefinieerde templates die het voor jouw bedrijf makkelijk maken om structuur te krijgen in SharePoint. Elk dossier – bijvoorbeeld per klant, project of dienstverlening – is in SharePoint op dezelfde manier gestructureerd. Dit zorgt voor eenvoud en gemak. Dit bereik je door gebruik te maken van een combinatie van folders, categorieën en metadata.
Met DailyDrive heb jij een SharePoint DMS dat beschikt over:
- eenduidige structuur in benaming van mappen en documenten;
- de juiste rechten per klant of project op basis van rollen;
- elk klant- of projectdossier op dezelfde manier ingericht;
- metadata om informatie over documenten te verrijken;
- documenten eenvoudig vinden met filters.
Dus wil jij…
- documenten eenvoudig vinden i.p.v zoeken;
- structuur in benaming van mappen en documenten;
- metadata om informatie over documenten te verrijken;
- elk klant- of projectdossier op dezelfde manier ingericht;
- documenten rechtstreeks vanuit Outlook in SharePoint opslaan.
Dan is DailyDrive echt iets voor jou! Zo maak je van SharePoint een écht volwaardig DMS. Bedrijven zoals Eshuis, Joanknecht, Troost, NBC Lemaire, VWG en With Accountants zijn je voorgegaan.
Geef een reactie