Vraag en antwoord over Standaard 4410 en de NVAK-aav

Afgelopen donderdag heeft de tijdelijke commissie haar rapport uitgebracht over de toepassing van de standaard over samenstellingsopdrachten en de bijbehorende documentatie-eisen. Het rapport toont aan dat de verplichtstelling van standaard 4410 voor micro-ondernemingen niet leidt tot onnodige administratieve lasten voor accountants. Het NBA-bestuur heeft dan ook besloten om Standaard 4410 verplicht te stellen voor jaarrekeningen op grond van BW2 en (andere) financiële overzichten.

In bijlage 3 van de rapportage zijn een aantal vragen en antwoorden uit de prakrijk opgenomen over de documentatie en toepassing van de Standaard en de NVAK-aav: 

Vraag 1: Welke aansluitingen worden vastgelegd in het dossier? (zie par. 38b van de Standaard)

De verbindingen tussen de jaarrekening, de saldibalans en de in het dossier opgenomen informatie over significante posten. Dit is afhankelijk van of de accountant betrokken is geweest bij de totstandkoming van de (significante) post in het kader van de samenstellingsopdracht.

Bijvoorbeeld:
Als de accountant heeft geholpen bij bepaling voorziening dubieuze debiteuren en daarvoor bijvoorbeeld gebruik heeft gemaakt van een openstaande postenlijst debiteuren. In het dossier wordt zichtbaar gemaakt dat de gebruikte openstaande postenlijst aansluit op de jaarrekening.

Vraag 2: Is initiële en afsluitende cijferbeoordeling nodig bij een samenstellingsopdracht? En zo ja, wat legt de accountant vast?
Nee, initiële of afsluitende cijferbeoordeling komen niet expliciet voor in de Standaard. In de Standaard is opgenomen dat de accountant de samengestelde jaarrekening leest om na te gaan of er zaken in staan die gezien zijn kennis vragen oproepen (zie bijlage 1 onderdeel 6.3). Het doorlezen betreft zowel kwantitatieve als kwalitatieve aspecten. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van afzonderlijke opstelling waarin de cijfers worden vergeleken met bijvoorbeeld het vorig jaar (absoluut en relatief), maar dat hoeft niet. De accountant laat in het dossier zien dat hij de jaarrekening heeft doorgelezen, de manier waarop is vorm vrij. Bijvoorbeeld met vragen of aantekeningen op de jaarrekening naar aanleiding van het doorlezen, bespreking van vragen met het management naar aanleiding van het doorlezen (bespreekverslag), cijferopstelling dan wel een paraaf van de accountant op het werkprogramma. Sommige accountants vinden het praktisch om dit doorlezen ook toe te passen op de verkregen saldibalans, al dan niet in de vorm van een (initiële) cijferbeoordeling. Dit is een middel om inzicht te krijgen in de entiteit, maar is geen verplichting volgens de Standaard.

Vraag 3: Is een materialiteitsberekening vereist?
De Standaard vereist niet van de accountant dat deze (voorafgaand aan het samenstellen) een materialiteitsberekening maakt. In die zin hoeft geen materialiteitsberekening in het dossier te worden opgenomen. Dit mag wel. Sommige kantoren vinden het bijvoorbeeld praktisch om aan assistenten een bepaald richtbedrag mee te geven voor correcties of houden in overleg met de klant een bepaald bedrag aan.

Het begrip materialiteit wordt ingevuld door het van toepassing zijnde stelsel van verslaggeving. In het BW is dit gekoppeld aan het inzichtvereiste van de jaarrekening (art. 362 BW 2). Het gaat dan om afwijkingen in de jaarrekening die van invloed zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van de jaarrekening nemen. Als de accountant zich bewust wordt van tekortkomingen in het samengestelde financiële overzicht, zal hij moeten afwegen of deze materieel zijn (zie par. 34 Standaard 4410). In het geval van een materiele afwijking zal deze in het dossier worden opgenomen en tot aanpassing leiden in de jaarrekening. 

Vraag 4: Moet de accountant bij het samenstellen ook nog letten op specifiek op de onderneming betrekking hebbende wet- en regelgeving (WKA, WAADI, HACCP, WBSO, milieu, CAO, pensioen, fiscaal)?
Dat moet voor zover sprake is van regelgeving die van invloed is op de jaarrekening. Bijvoorbeeld als het management behoefte heeft aan ondersteuning bij het inschatten van een belastinglatentie of een pensioenvoorziening. Verder kan specifieke regelgeving aan de orde komen bij navraag bij het management of sprake is van boetes of rechtszaken i.v.m. een eventuele voorziening in de jaarrekening. In die zin is het ook bij de aanvaarding van de opdracht en het verkrijgen van inzicht in de entiteit relevant om te weten of sprake is van specifiek op de onderneming betrekking hebbende wet- en regelgeving die van invloed kan zijn op de jaarrekening.

Vraag 5: Moet de accountant in zijn (permanente) dossier afschriften hebben van:

• De statuten;
• Eigendomsakten;
• Huurovereenkomsten;
• Financieringsovereenkomsten;
• Leningsovereenkomsten;
• Etc.?

Dit is afhankelijk van of deze stukken benodigd zijn voor de jaarrekening. Dit kan nodig zijn voor de opname van de statutaire naam in de jaarrekening of de toelichtingen, zoals looptijd en rentepercentage van een lening, of niet uit de balans blijkende verplichtingen. Ook voor de wijze van resultaatverdeling kan deze informatie van belang zijn. De accountant kan de informatie ook op andere wijze verkrijgen en vastleggen, bijvoorbeeld een schriftelijke omschrijving door de klant. 

Vraag 6: Is een werkprogramma verplicht op grond van de Standaard of de NVAK-aav?
Een werkprogramma is niet verplicht, maar wel handig, enerzijds voor de aansturing van medewerkers en anderzijds ter waarborging van de uitvoering van de opdracht volgens de regels. Dit is een manier om een invulling te geven aan het beheersen van de kwaliteit van de samenstellingsopdracht uit de NVAK-aav (art. 9 en 10), waarbij rekening mag worden gehouden met de aard en omvang van het accountantskantoor.
Zie voor verdere toelichting ‘kwaliteitsvoorschriften’ (Zie bijlage 1 onderdeel 2)

Vraag 7: Is een topmemo/afrondend verslag verplicht?
Een topmemo of afrondend verslag is niet verplicht, maar wel handig. Dit is een manier om een invulling te geven aan het beheersen van de kwaliteit van de samenstellingsopdracht uit de NVAK-aav (art. 9 en 10).

Vraag 8: Is een handboek verplicht?
Een handboek is niet verplicht. Dit is een manier om een invulling te geven aan het beheersen van de kwaliteit van de samenstellingsopdracht uit de NVAK-aav (art. 9 en 10), waarbij rekening mag worden gehouden met de aard en omvang van het accountantskantoor. Een handboek geeft de opzet van het stelsel van kwaliteitsbeheersing weer. Bij een groot kantoor is dit een belangrijk hulpmiddel om als organisatie op eenzelfde, systematische en vaktechnisch verantwoorde wijze te kunnen werken. Bij kleinere kantoren is door de rechtstreekse betrokkenheid van de eindverantwoordelijke accountant bij de uitvoering van de opdracht vaak sprake van minder gestructureerde en minder formele processen en procedures. Zo zal het meestal niet nodig zijn om te werken met (uitgebreide) beschrijvingen van procedures en een schriftelijk vastgelegd kwaliteitsbeleid. Uiteraard moeten wel kwaliteitsmaatregelen aanwezig zijn, maar deze kunnen ook blijken uit vastgelegde uitgangspunten en Standaarden voor de uitvoering van de opdracht (‘opzet en bestaan van het stelsel’). Dit in combinatie met de vastleggingen in het dossier over de uitvoering van de opdracht (‘werking van het stelsel’). Voorbeelden van Standaarden zijn een vragenlijst cliënt- en opdrachtaanvaarding en een werkprogramma. Een klein kantoor kan aan deze vereiste voldoen door als accountant daarnaar te handelen en dit ook zo uit te dragen aan medewerkers. Of deze vereiste is nageleefd in de praktijk, zal onder andere blijken uit de kwaliteit van de uitvoering van de opdracht.

Vraag 9: Geldt het handboek als het meer vereist dan de Standaard of de NVAK-aav?
Als het kantoor werkt met een handboek dan is dit leidend voor de Raad bij de toetsing van het stelsel van kwaliteitsbeheersing, ook als dit meer vereist dan volgens de Standaard nodig is.