Holdings en BV’s oprichten in een ‘split second’

Het is een niet te stoppen trend: integratie van de accountancypraktijk met die van de jurist en notaris. Met een verrassende winnaar…
‘Software is eating the world.’ Een quote die wereldberoemd werd nadat venture capitalist Marc Andreessen ‘m in 2011 in de Wall Street Journal opschreef. Dat dit ook in de accountancy gebeurt, is niet nieuw. De manier waarop wel…

Een gangbare klus…

Als tax professional, accountant of boekhouder adviseert u klanten regelmatig over de fiscale structuur van hun bedrijf. Denk hierbij aan zaken als:

• Opzetten van een holdingconstructie
• Nieuwe werkmaatschappij toevoegen aan een holding
• Een eenmanszaak omzetten naar een holding-werkmaatschappij
• Het opzetten van een compleet nieuwe juridische structuur

In de gemiddelde adviespraktijk van een fiscalist of accountant is dit een regelmatig terugkerende klus. En voor een fusie & overname jurist of adviseur is het vaak dagelijkse kost. Maar het is ook een klus waar doorgaans veel routinewerk in zit, die doorlooptijd vraagt en foutkansen kent. In de onderstaande video ziet u hoe dat eenvoudiger, sneller en vooral veel goedkoper kan.

Fase 1 – de inventarisatie en advisering

Hoewel een schets op een whiteboard of vel papier best praktisch is, is het uittekenen en aanpassen van structuren in een PowerPoint altijd een klus op zich. Zeker als het een om een flinke structuur gaat. En soms is het best handig direct te weten wat het prijskaartje van de juridische structuur is. Daarnaast gaat de schets vaak een paar keer heen en weer tussen de ondernemer en zijn adviseurs.

Fase 2 – het opstellen van de concepten

Is de structuur akkoord? Dan moeten er even verderop in het proces veel gegevens worden opgehaald uit diverse systemen om alle bijbehorende overeenkomsten te maken. Te denken valt aan:

• aandeelhoudersovereenkomsten,
• managementovereenkomsten,
• rekening-courant en
• arbeidsovereenkomsten.

Ook deze zijn vaak gebaseerd op beschikbare informatie uit CRM-systemen of KvK-registers. Maar deze informatie moet in veel gevallen nog wel handmatig worden ingevuld en opgehaald. Ook hier gaan de stukken regelmatig heen en weer tussen verschillende partijen.

Fase 3 – de akkoordverklaring en het passeren

Als laatste moet alles vaak door meerdere partijen beoordeeld worden. Iedereen moet het goed lezen en er zijn soms aanvullingen. Stukken zoals ID-bewijzen, aandeelhoudersregisters, etc. moeten worden bijgevoegd en dossiers moeten compleet worden gemaakt. Ten slotte moet alles ondertekend en notarieel gepasseerd worden.

Figuur 1. Procesversneller, kostenbespaarder, foutmarge-verkleiner!

Integraal online samenwerken en real time KvK-koppeling

Uiteraard zit de toegevoegde waarde van de accountant of tax professional niet in het tekenen van plaatjes en het verzamelen van gegevens over de structuur. Het zit niet in het verzamelen van data en het opstellen van de modellen. De realiteit is dat daar vaak wel veel tijd in gaat zitten. ‘Sophisticated tooling’ zou daar significant tijd- en efficiencywinst kunnen boeken om drie redenen:

1. Online samenwerking en integratie van organisaties
   adviseur, ondernemer en affiliates zoals notarissen en juristen worden integraal onderdeel van elkaars organisatie en kunnen effectiever samenwerken.
2. Foutmarge en -kansen worden verkleind 
   Door het ophalen van bestaande data en combineren van systemen en processen welke door middel van API’s (geautomatiseerd) aan elkaar gekoppeld zijn. Hoe makkelijk is het dat er bijvoorbeeld een koppeling met de KvK is. Daardoor kunnen alle voor de aktes en contracten benodigde gegevens direct en foutloos worden ingevoerd.
3. Doorlooptijden kunnen omlaag 
   Zowel het aantal partijen dat werkt op het dossier als de afhankelijkheid en mate waarin ze er werk aan verrichten neemt af)

Kortom, extra winst door processen te versnellen, kosten te besparen en foutmarges te verkleinen.

Wat levert integratie op?

De besparing die je kunt boeken door met dit soort tools te werken kan flink oplopen. In de ontwerp- en inventarisatiefase win je vooral op doorlooptijd. Offertes hoeven niet meer te worden gemaakt en de klantbeleving kan naar een topniveau doordat de adviseur kan focussen op advisering en klantcontact. In de executiefase worden er vooral veel uren bespaard op het invullen en controleren, tekenen en passeren van de stukken. Afhankelijk van de fiscale structuur waarvoor dit speelt, is een besparing van vele honderden tot zelfs duizenden euro’s realistisch. En dat per case!

Maar er is nog een ander voordeel…

Dat het opstellen van een fiscale structuur nog steeds met een tekeningetje gaat, is niet bijzonder al. Vooral wanneer je je indenkt dat pakweg 95% van de mensen visueel is ingesteld. Zelfs de meest doorgewinterde ondernemer of financiële expert start zijn plannen uiteindelijk met een schets op een whiteboard of een van de printer geraapt A4-tje. Door te starten met zo’n structuurtool, sluit je aan op de belevingswereld van de ondernemer en denk- en werkwijze van de adviseur.

Figuur 2 – In een gesprek of online direct duidelijkheid over de prijs

Daarnaast is snelheid verslavend. Hoe fijn is het om na een gesprek of zelfs realtime en direct zekerheid te hebben over consequenties van een advies in termen van prijs en doorlooptijd. Daarmee heeft u niet alleen een betere propositie en een betere marketingboodschap maar realiseert u ook een veel betere klantbeleving.

VRAAG WEBDEMO (20 min) AAN

Accountant kan verrassende winnaar zijn

Een structuur tekenen, eventueel data van eventueel bestaande BV’s via een real time koppeling met de Kamer van Koophandel integreren, een prijs berekenen van de op te richten BV’s en werkmaatschappijen en de de data geautomatiseerd naar de systemen van de jurist en notaris communiceren voor een laatste controle.
Het kan allemaal. Het succes is inmiddels bewezen. En de investering om het eens te proberen gering. Maar wie zijn de winnaars en verliezers van deze ontwikkeling? In eerste instantie denk ik dat de grote uitdaging ligt bij de juristen en notarissen die hun tarieven, bereikbaarheid en dienstverlening zullen blijven baseren standaard en eenvoudig te automatiseren werk. Aan de andere kant zijn ondernemers, fiscalisten en accountants de winnaar. Zij hebben immer de (vertrouwens)relatie met de klant en kunnen met dergelijke tools deze relatie versterken.

De structuurtool is voor ieder accountancy of fiscalistenkantoor die het wilt testen gratis beschikbaar. Uiteraard is de online tool white-label eenvoudig en binnen een paar minuten te integreren op iedere website of besloten omgeving.