Materialiteit kun je niet berekenen

Zeker in de samenstelpraktijk wordt materialiteit vaak overschat als makkelijk hulpmiddel om de werkzaamheden sneller te kunnen uitvoeren. Het idee is dan dat aan posten die kleiner zijn dan ‘de materialiteit’ nauwelijks of geen aandacht hoeft te worden besteed. Het hanteren van materialiteitsgrenzen kan qua effectiviteit en efficiency zeker nuttig zijn, maar dan moet het bepalen van die grenzen wel afdoende aandacht krijgen. De cijfers uit de jaarrekening in een formule in een Excelmodel (of op www.materialiteit.nl) gooien en de uitkomst ‘de materialiteit’ noemen, is helaas te kort door de bocht. Bedragen die zijn berekend op basis van een vuistregel/formule moeten daarna vaak op basis van de cliëntsituatie en andere relevante bijzonderheden nog worden aangepast. Er zijn nog diverse mitsen en maren; op een aantal daarvan ga ik hierna in.

Dé materialiteit bestaat niet

Materialiteit is een maatstaf om te bepalen welke afwijkingen (waarschijnlijk) invloed hebben op de economische beslissingen van gebruikers van informatie. Er zijn 3 niveaus van (kwantitatieve) materialiteit te onderscheiden* :

1. de jaarrekeningmaterialiteit: dit is de materialiteit die tijdens de reviewfase wordt gebruikt om te beoordelen of de jaarrekening materiële afwijkingen bevat;
2. de uitvoeringsmaterialiteit: vooral bedoeld om te bepalen hoe je precies moet werken. Deze materialiteit is lager dan de jaarrekeningmaterialiteit om het risico tegen te gaan dat er meerdere niet-ontdekte fouten in de jaarrekening zitten, die elk op zich kleiner, maar samen groter zijn dan die jaarrekeningmaterialiteit;
3. ondergrens/onbeduidend bedrag: deze gebruik je om te bepalen wat je moet doen met daadwerkelijk ontdekte onregelmatigheden. Het idee is dat geconstateerde afwijkingen onder deze grens niet hoeven te worden gecorrigeerd. Het gaat dan om kleine, triviale afwijkingen die ook samen niet kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang.

_{*Ik richt me hierbij primair op kwantitatieve materialiteit. Kwalitatieve informatie, denk aan verstrekte zekerheden, kan zeer belangrijk zijn, maar laat ik in dit artikel verder buiten beschouwing.}

Het idee is dat de materialiteit richting geeft aan hoeveel werkzaamheden er moeten worden uitgevoerd rond de diverse posten in de jaarrekening. Het lastige daarbij is dat het er niet zozeer om gaat of die posten materieel zijn of niet, maar om wat de kans is dat ze een materiële fout bevatten.

Dat is jammer; we dachten aan een standaard, makkelijk te berekenen grens naar allerlei subjectieve aspecten die aandacht vragen, zoals:

• betreft het een bestaande of een nieuwe cliënt;
• wat voor een beeld hebben we van diens integriteit en wat zijn de ervaringen met de kwaliteit van de door de cliënt of haar aangeleverde informatie;
• de financiële situatie van de opdrachtgever (inclusief hoe deze gefinancierd is) en ontwikkelingen daarin, in samenhang met eventuele toekomstplannen;
• specifieke aspecten in de branche van de cliënt;
• boekt de cliënt zelf of doen wij dat (en hoe ervaren en kundig is onze inboeker);
• hoe ervaren en kundig is de assistent die de kolommenbalans heeft uitgewerkt;
• maken we voor deze cliënt tussentijdse cijfers, waarbij opvallende zaken al worden uitgezocht en wellicht met de cliënt al worden besproken?

Ook op postniveau is het niet altijd: groter =  meer kans op een materiële fout. De kans daarop is bij een grote post soms groter dan bij een kleine post, maar dat hoeft zeker niet altijd het geval te zijn. De aard van een post is belangrijker dan de omvang. Neem nu de volgende 4 posten:

• materiële vaste activa
• debiteuren
• liquide middelen
• BTW-positie

De eerste drie posten zijn vaak relatief groot, maar qua risico op een fout zijn ze zeer verschillend van aard. Denk hierbij onder andere aan: Is een post complex, incidenteel, bevat het schattingsposten? De BTW-post daarentegen is vaak relatief klein, maar er kan natuurlijk van alles spelen.

Niveau drie (de grens van het onbeduidende bedrag) is iets makkelijker te bepalen, maar ook daar kunnen specifieke bijzonderheden spelen, zoals:

• Een bedrag zit net onder deze grens, maar corrigeren kost slechts een minuut of een bedrag zit juist net boven deze grens, maar als ik dit corrigeer, leidt dat tot een kettingreactie van diverse benodigde aanpassingen.
• De cijfers leiden ook tot een aangifte die wij verzorgen en de fiscus is niet zo van materialiteit. Die gaat er in principe vanuit dat je ‘álle’ afwijkingen corrigeert. Hoewel je dan natuurlijk ook rekening mag houden met enige redelijkheid.

Kortom: alle drie materialiteitsgrenzen moet je in samenhang zien met de risico’s en andere bijzonderheden die spelen.

Toepassen materialiteit

Na het bepalen van de materialiteitsgrenzen kunnen (in samenhang met de andere relevante factoren) de posten in de jaarrekening worden gecategoriseerd in:

1. niet materieel (verwaarloosbare kans op een materiële fout);
2. kans op een materiële fout maar er spelen geen specifieke bijzonderheden;
3. kans op een materiële fout en er spelen specifieke bijzonderheden.

Aan categorie a) wordt tijdens de werkzaamheden nauwelijks of geen aandacht besteed (ze vallen uiteraard in de cijferbeoordeling). Bij categorie b) worden standaardwerkzaamheden verricht, zoals aansluiting met onderliggende informatie (activastaat, voorraadlijst en het jaaroverzicht van de bank). Bij de posten uit de categorie c) zijn extra werkzaamheden nodig. Bij voorkeur niet rücksichtslos meer werkzaamheden verrichten, maar gerichte extra werkzaamheden die rekening houden met de specifieke bijzonderheden die zijn gesignaleerd.

Maakt het voor de materialiteit nog uit of ‘gesplitst’ of ‘gecombineerd’ wordt gewerkt? Principieel niet echt. Bij gesplitst werken worden de eigenlijke samenstellingswerkzaamheden pas begonnen als het uitwerken van de kolommenbalans (vrijwel) gereed is. Bij gecombineerd werken gebeurt dit tegelijkertijd. Het idee bij gesplitst werken is natuurlijk dat – als het even kan – alle posten van b) en waar mogelijk die van c) al in de ADV-fase ‘uitwerken kolommenbalans’ zijn afgewerkt.

Materialiteit wel of niet expliciet bepalen?

Welke efficiency het hanteren van materialiteit ook kan brengen; niet het besparen van tijd van de verantwoordelijke accountant in de voorbereidende fase. Juist voor het afgewogen en genuanceerd inzetten van materialiteit is de professionele oordeelsvorming van de accountant nodig. Nu een korte klap niet mogelijk is en de accountant in de voorbereidende fase toch goed naar alle posten moet kijken, kiezen veel kantoren er nog voor om niet met materialiteitsbedragen te werken. De accountant zal op basis van alle relevante factoren een inschatting maken van de nog te verrichten werkzaamheden. Op dezelfde manier zal de accountant bij de review de jaarrekening doornemen en attent zijn op materiële afwijkingen en dan een inschatting maken van welke eventuele afwijkingen acceptabel zijn.

Kantoren die wel willen werken met (de drie) materialiteitsgrenzen doen dat veelal om richting te geven aan de rest van het team; onder andere om te zorgen dat overenthousiaste of te voorzichtige assistenten niet te veel werkzaamheden verrichten. Mijn advies zou zijn om de grenzen nadrukkelijk aan de assistenten mee te geven als richtlijn, bedoeld als hulpmiddel en niet als strak keurslijf. Het is goed om het hanteren van materialiteit zo nu en dan in de teams te evalueren.

Tip: lees het Nemacc-rapport

Wie zich verder in materialiteit wil verdiepen: in januari jl. is het Nemacc-rapport ‘Materialiteit in het MKB’ verschenen. Hoewel ik vind dat ook Nemacc de samenhang tussen materialiteit en risico’s wat onderbelicht, is het rapport interessant en mogelijk nuttig leesvoer.

Freek Zandbergen AA is werkzaam bij Fiscount