‘Ondernemer én accountant’. Mirjam van Gelder van accountantskantoor Van de Kamp & Van Gelder

Innovatieve kantoren zijn niet alleen bezig met ICT. ICT is wel de basis naar nieuwe, verdiepende en ondernemende rollen voor de MKB-accountant. Van de Kamp & Van Gelder is een voorbeeld. Vaste, voorspelbare prijzen gekoppeld aan high tech ICT. Van administratief dienstverlener naar controller en coach voor de MKB-ondernemer. Zij wonnen daarmee de Exact Cloud Award voor innovatie. In gesprek met Mirjam van Gelder.

Van de Kamp & Van Gelder bestaat nu ruim 12 jaar. Het stadium van start up zijn ze ontgroeid. Dit jaar won het kantoor de Exact Cloud Award voor innovatie. ICT binnen het kantoor voor elkaar en daarmee een vertaling maken naar de vraag van de ondernemer. Rust, Richting en Rendement zijn de servicelevels waarmee het kantoor haar klanten bedient.

Rust staat voor basis: administratie, fiscale aangiften, deponeringen strak en op tijd. Bij Richting krijgt dit een plus met extra stuurinformatie en gesprekken met de accountant over de actuele stand van zaken van de onderneming. Rendement betekent een verdere verdieping van die rol. De accountant is dan de echte gesprekspartner, controller en coach, waarmee de ondernemer op zoek gaat naar rendementsverbetering. In gesprek hierover met Mirjam van Gelder AA, een van de naamgevers van het kantoor.

Toevallig ook accountant

‘Ik ben Mirjam, Ik ben ondernemer en toevallig ook accountant. Ik zie mezelf als een combinatie van automatiseringsnerd en iemand die goed met klanten kan praten.’ Zo opent Mirjam het gesprek. Een goede MKB-accountant combineert beiden. Nadrukkelijke aandacht voor inhoud en processen, en goede contactuele eigenschappen. Dat is ook het profiel van het kantoor. Evert van de Kamp en Mirjam van Gelder hebben allebei inmiddels meer dan 20 jaar ervaring in accountancy. ‘We hebben het vak in de praktijk geleerd en na zo’n 10 jaar zijn we voor onszelf begonnen. Het moest anders, het kon beter.’

Local hero plus

Klanten van het kantoor komen uit vooral uit de regio Soest. Maar de Randstad is niet ver weg en de Veluwe ook niet. Dus Rotterdam, Amsterdam en Putten staan ook op de klantenlijst. Zelfstandige MKB-ondernemers met bedrijven tot rond de 15 fte. ‘Ondernemers die vooral vakman/vrouw zijn,’ zo karakteriseert ze haar klanten en dat gaat van loodgieter, retail, organisatie-advies, bouwbedrijf tot en met webwebwinkels en IT-ondernemers. ‘De gemene deler is dat we met de ondernemer aan tafel zitten. De grotere ondernemingen hebben vaak een administrateur in dienst. Dan zijn we de controller op afstand. Kantoren van onze omvang met zowel accountants (AA) als belastingadviseurs (RB) aan boord kunnen echte toegevoegde waarde bieden. Persoonlijk contact. Maar wel onvoorwaardelijk gekoppeld aan operational excellence en dus strakke ICT en workflows.’

IT als basis

Vanaf het prille begin werkt het kantoor en met goede ICT. Bij de bron starten, cloud applicaties, traditionele werkzaamheden automatiseren en daarin de ontwikkelingen consequent volgen, vooroplopen en vertalen naar een business propositie. Van daaruit naar de begrippen Rust, Richting en Rendement. ‘Een combi van automatisering en persoonlijke aandacht en vaste voorspelbare prijzen voor onze dienstverlening.’

Workflow

In de workflows vertaalt zich dat naar een strak georganiseerde back office. Minstens 75% van alle boekingen voor alle ondernemers/klanten moeten automatisch kunnen worden verwerkt. Administraties zijn altijd bij. ‘Kengetallen op basis van een vervuilde administratie hebben niet zo veel zin.’ Zij noemt het ‘een van de kenmerken van een toekomstbestendig business model”. Pas wanneer je bij bent – dus bestanden en boekingen up to date en jaarrekeningen, rapportages en fiscale aangiften er op tijd uit – heb je de tijd om proactief met je klanten bezig te zijn. Concrete vragen voor je kantoor zijn dan:

• verkoop ik jaarrekeningen of verkoop ik rust?
• heb ik een strategie geformuleerd, heb ik focus op klanten en wil ik ze graag meenemen?

Kwaliteit van je dienstverlening mag niet afhankelijk zijn van de persoon die toevallig achter de knoppen zit. Je blijft al die verplichte zaken leveren, maar dat is niet meer het belangrijkste. Wanneer de administratie bij is, KPI’s goed zijn geformuleerd en je een aantal keer per jaar echt met de klant in gesprek bent is een gesprek over de jaarrekening niet meer zo functioneel.

Op de achtergrond wordt nog een SBR-rapportage opgesteld en verzonden en die wel ergens in een digitale la terechtkomt. De klant weet in

januari al hoe hij/zij ervoor staat. Dan hebben we de voorlopige aanslag al aangepast en kunnen we het gesprek voeren over de richting en de ambities van de ondernemer. De aandacht voor systemen, functionaliteit en efficiency zit ingebakken in het kantoor. Vaste regel: Wanneer het beter kan gaan we dat ook doen. Kan het beter? Altijd!
Dat betekent constante aandacht voor nieuwe oplossingen en het verder verfijnen van workflows. Wat is er nodig voor een goede maandafsluiting? Checklist, eventuele toelichting bij mogelijke vragen, kunnen doorklikken naar een handleiding, alles gekoppeld aan een CRM-systeem. In principe wil je niets aan het toeval overlaten. Je kunt alle werkzaamheden volgen in het dossier: maandafsluiting, fiscale aangiften, rapportages, gespreksnotities, enz. Zo’n terugkoppeling levert een bijna 360 graden beeld van je klant op.’

Voorwaarden

‘Om zo te kunnen werken moeten de basics in orde zijn. Dat begint ook weer bij gedrag. Binnen een 24 uur terugbellen, binnen 2 dagen een mail beantwoorden. Afspraak is afspraak. Maar ook checklists voor concrete vragen en problemen. Systemen worden dus dwingend ingericht en liefst elke keer een klein beetje beter.
In het gebruik van de accounting software betekent dat: bankkoppelingen altijd aan, factuurherkenning, scan-en-herken, periodetoerekeningen ingesteld. Bij klanten met bedrijfseigensoftware ervoor zorgen dat de koppelingen met bijvoorbeeld Exact Online altijd gerealiseerd zijn. Webwinkels koppelen we via API’s. Zo voorkom je dat je nog ouderwets bestanden in moet lezen.’

Klanten bij de hand nemen en soms ook af laten vallen

‘Bankafschriften met achterop geschreven privé-opname, dat werkt niet met een bankkoppeling. Er zijn ook soms best nog wel administrateurs die aan hun eigen stoelpoot vasthouden. Medewerkers die zich alleen maar met inboeken bezighouden, zijn niet houdbaar. Wij zijn ook begonnen met traditionele assistenten, maar ook zij maken die omslag. Dat is heel leuk om te zien! Maar mensen moeten wel willen. Je moet mee anders pas je niet!
Klanten dagen ons ook uit. Klanten in het Rendement segment zijn kritische ondernemers. Zij nemen ons ook de maat. Dat is iedere keer een uitdaging waar we zelf ook weer wijzer van worden.’

Van de Kamp & Van Gelder wonnen dit jaar de Exact Cloud Award voor innovatie. Belangrijke statements uit het juryrapport:

‘De winnaar van de Cloud Award voor Innovatie, Van de Kamp & Van Gelder schuwt experimenten niet. De dienstverleningspakketten van de winnaar zijn helder en creatief en tegen een vast tarief per maand af te nemen. ‘Het kantoor scoort extra punten omdat klanten de dienstverlening kunnen raten; op deze manier worden medewerkers scherp gehouden. Ook de best-of-breed automatisering gekoppeld via API’s is een voorbeeld voor velen in de sector’, aldus de jury.’

Lees meer over Exact Online voor Accountancy of bekijk de demo van Exact Online voor Accountancy.