De seinen staan op groen nu de coronamaatregelen worden opgeheven. Toch blijven de gevolgen van de crisis ons nog achtervolgen. Zo kent de NOW-regeling nog steeds een aantal valkuilen in relatie tot het bepalen van de omzetdaling en de moeilijkheden en mogelijkheden inzake het bepalen van de NOW-groep. Ook de valkuil van de loonsom ligt nog ‘open’.
Naast de valkuil van de loonsom is er nog een wat meer ‘verborgen’ valkuil, die minstens zo belangrijk is. Deze valkuil heeft te maken met de werkdruk die de NOW-opdracht met zich meebrengt voor de accountant dan wel de derde deskundige. De almaar opschuivende deadlines voor het indienen van de verantwoording, dan wel het daarbij behorende accountantsproduct, dan wel de derdenverklaring (hierna ‘de verklaring’). Ook kun je als accountant nog in een ethische valkuil stappen.
Valkuil 1: de loonsom
De loonsom is een belangrijk onderdeel van de NOW, omdat deze voor een groot gedeelte de omvang van de tegemoetkoming bepaalt. Waarom? De loonsom van de referentieperiode wordt vergeleken met de loonsommen in de maanden van de meetperiode. Daalt de loonsom in de maanden van de meetperiode ten opzichte van de referentieperiode, dan krijg je dus minder NOW. Bij een stijgende loonsom zit er bij NOW1 een ‘cap’ op de maximale stijging van de NOW-uitkering. Dit is driemaal de loonsom van maart 2020. In volgende NOW-regelingen wordt enkel gekeken naar de referentieperiode voor het bepalen van de maximale hoogte van de NOW.
Subvalkuil 1: loonsom referentieperiode soms niet juist
De loonsom van de referentieperiode kan te hoog worden voorgesteld. Dit kan bij NOW 1 voorkomen, als in januari 2020 bonussen dan wel overuren uit 2019 zijn uitbetaald. De mogelijkheid bestaat dan dat deze (in de salarisadministratie) geregistreerd worden als ‘normaal’ salaris, terwijl het eigenlijk gaat om een bijzondere beloning. De loongegevens die via de aangifte loonheffingen worden ingediend, komen ook bij het UWV terecht. Hierdoor ontstaat mogelijk een verschil tussen de door de ondernemer verwachte NOW-afrekeningen en het bedrag dat het UWV uiteindelijk zal uitbetalen.
Subvalkuil 2: accountant heeft invloed op omvang loonsom
Dat is dus feitelijk niet zo. Nergens in de werkzaamheden komt (het bepalen van) de omvang van de loonsom en daarmee de uiteindelijke NOW-afrekening aan de orde. Sterker nog, de werkzaamheden van de accountant ten aanzien van de lonen hebben betrekking op het vaststellen dat deze terecht aan de juiste personen zijn uitbetaald. Mocht er tijdens de NOW-opdracht worden ontdekt dat er iets misgegaan is met de verantwoording van de lonen – en dus de aangiften loonheffingen – dan is het veelal niet praktisch om dit opnieuw te doen (als dat al kan).
Het is natuurlijk zaak dat beide punten met de opdrachtgever worden besproken. Niet alleen om teleurstellingen te voorkomen, maar ook om – als er een afwijking van materieel belang ontstaat – bezwaar te kunnen aantekenen tegen de vaststelling van de NOW. Deze bezwaargrond heeft de toenmalige minister Koolmees bij de beantwoording van Kamervragen d.d. 28 mei 2021 genoemd.
Valkuil 2: de werkdruk
Je kent het wel: het is voorjaar en het is ‘business as usual’. Op zich een drukke tijd voor accountants, maar over het algemeen prima te managen. Als er sprake is van een jaar waarin ook afrekeningen (en aanvragen) NOW en TVL moeten worden ingediend, wordt dat anders. Al meerdere malen zijn de deadlines van de NOW 1 opgeschoven (deze ligt nu op 20 april 2022) en wellicht zit er nog meer rek in.
De onderschatting
De werkzaamheden en de tijd die aan de NOW-opdracht moeten worden besteed en/of het risico van deze opdracht worden zwaar onderschat. Het lijkt aan de buitenkant simpel: controleer de omzetdaling en controleer de betaling van salaris. Maar afhankelijk van de (samenstelling van) de groep waarvan de entiteit onderdeel is, kan dit anders uitpakken dan verwacht. Wordt het een assurance-opdracht op entiteitsniveau of toch een derdenverklaring op groepsniveau? De onderschatting van de opdracht leidt doorgaans ook tot budgetdruk.
Verschuivende deadlines
Net heel druk geweest om de NOW 1-opdracht voor 6 februari 2022 af te ronden? Bericht van het UWV ontvangen dat het opleveren van het accountantsproduct of de derdenverklaring kan worden uitgesteld tot 20 april? Plotseling lijkt de opdracht niet meer urgent en maakt de klant geen haast meer met het aanleveren van de benodigde stukken. De klant heeft immers het voorschot ontvangen en heeft, tenzij er nog een grote nabetaling wordt verwacht, geen financieel belang bij het afwikkelen van de verantwoording. Het opleveren van het accountantsproduct is de verantwoordelijkheid van de accountant. Lekker boeiend voor de ondernemer die ook net weer ‘op stoom’ komt. Die accountant kan zich eindelijk weer eens bezighouden met de ‘normale’ werkzaamheden. Pas als de deadline weer actueel wordt, neemt de urgentie toe en gaan zaken weer lopen. Niet de meest efficiënte manier om opdrachten af te ronden.
De deadline voor NOW 2 is nog steeds 31 maart 2022. Inmiddels is bekend dat uitstel voor het aanleveren van de verklaring kan worden gekregen tot en met 5 oktober 2022. Hiertoe moet online een formulier voor het aanvragen van extra tijd voor de accountants- of derdenverklaring (tweede aanvraagperiode NOW) worden ingevuld. Dit ondertekende formulier moet bij het verzoek tot uitstel worden gevoegd.
Uitstel deadlines = uitstel werkdruk
Maar net zoals de deadline van 20 april voor NOW 1 is voornoemde deadline mogelijk niet het einde. Uit artikel 14, lid 4 van de NOW is af te leiden dat de werkgever – indien er geen accountantsverklaring is ingezonden terwijl dit wel had gemoeten – de aanvraag op verzoek van de minister binnen 14 weken aanvult met een verklaring van de accountant. Al met al verlicht het opschuiven van de deadlines de werkdruk voor dit moment enigszins, maar deze werkdruk heeft de neiging terug te komen. Daarom is mijn advies: werk de NOW-opdrachten zo efficiënt mogelijk af. Bepaal de omstandigheden van de aanvraag en vraag de benodigde informatie op. Begin pas als je alles hebt en laat je in de afronding niet traineren.
Belang rol accountant in NOW-traject
Voor degene die zich ooit heeft afgevraagd waarom de rol van de accountant in het NOW-traject zo belangrijk is, het volgende:
- De regeling is zeer grofmazig.
- In het NOW-traject gaan grote sommen gemeenschapsgeld om.
- Er bestaan veel mogelijkheden tot misbruik en fraude.
- Er is een duidelijke behoefte aan toezicht op de besteding van gemeenschapsgelden.
De accountant heeft een wettelijk verankerd beroep en een rol richting het maatschappelijk verkeer. Daarnaast is de accountant vertrouwd met het controleren (beoordelen, samenstellen) van financiële informatie. Wie anders dan de accountant zou hierin dus een rol kunnen spelen? De accountant kan aansprakelijk worden gesteld voor beroepsfouten die worden gemaakt in de uitvoering van de opdrachten. Daarom heeft de accountant hiervoor ook een verzekering afgesloten. Belangrijk is om te onderkennen wanneer het in de opdracht mis kan gaan. Wordt er gesjoemeld met de omzetdaling? Worden wel alle salarissen netjes uitbetaald? Hiervoor wordt bij het uitvoeren van de opdracht een risicoanalyse opgesteld.
Valkuil 3: moraliteit
Nog belangrijker is het volgende: de accountant is het verlengstuk van het maatschappelijk verkeer. Daarom kijkt de accountant professioneel-kritisch naar het morele kompas van de ondernemer, waarop de toenmalige minister Koolmees een beroep heeft gedaan bij de introductie van de regeling. De NOW is bedoeld om de pijn van de COVID-19-crisis voor getroffen ondernemingen te verlichten en dat is prima. Bedrijven in de horeca, de evenementenbranche, personenvervoer en cultuur kunnen heel veel financiële last ondervinden. Maar geldt dat ook voor bedrijven die altijd al last hebben van een seizoenspatroon? Die graag in aanmerking komen voor een bedrag uit de pot van een van de tranches van de NOW? Moet je deze bedrijven ook ondersteunen met het afgeven van een accountantsverklaring bij het verzoek tot vaststelling NOW? Formeel gezien voldoen deze bedrijven immers aan de voorwaarden van de regeling.
Doordat de NOW-regeling grofmazig is en het gaat over omzetverlies in de meetperiode, ontbreken in de NOW mogelijk belangrijke checks als: ‘stel vast dat de onderneming gedurende het gehele jaar 2020 een omzetverlies heeft ten opzichte van 2019’. Deze check zou de accountant wellicht moeten uitvoeren om te bepalen of hij de NOW-opdracht al dan niet wil accepteren.
Nog een valkuil…
De regeling bevat mogelijk nog een verborgen valkuil, zoals blijkt uit het volgende citaat uit NOW 1 artikel 13, lid 1c: ‘De werkgever is verplicht de subsidie uitsluitend aan te wenden voor de betaling van de loonkosten.’ Wie gaat bij een eventuele controle uitleggen dat er voor 3 ton aan NOW 1 is ontvangen en dat als gevolg daarvan het saldo liquide middelen met eenzelfde bedrag is gestegen? Gegeven het feit dat men de NOW-dossiers tot 5 jaar na de vaststelling van de NOW-subsidie moet bewaren, zou het niet de accountant moeten zijn die belast wordt met deze uitleg. Never…!
Drs. Jan Dekker AA is als accountant en trainer verbonden aan Fiscount.
Geef een reactie