Al twintig jaar ondersteunt Asista accountantskantoren met software-, systeem- en applicatiebeheer. De IT-specialist in serverloos werkplekbeheer is de enige in Nederland die CaseWare Working Papers via Microsoft Intune kan installeren op laptop of desktop. John Vermetten, directeur en oprichter van Vermetten Groep, legt uit hoe zijn kantoor daar baat bij heeft.
Vermetten accountants en adviseurs is in vijfentwintig jaar gegroeid tot een moderne accountantsorganisatie met zeven vestigingen en zo’n 260 professionals in Noord-Brabant. John Vermetten: ‘Deze groei is een gevolg van onze visie op het kantoor van de toekomst. Onze cliënten vragen steeds meer, de regelgeving en de kwaliteitseisen die daarmee gepaard gaan, nemen alleen maar toe. Tegelijkertijd zal de arbeidskrapte verder toenemen door de veranderende work-lifebalance en de mede daaruit veranderende behoefte van medewerkers. Het is daarmee noodzakelijk de bedrijfsprocessen binnen de traditionele accountancysector te optimaliseren en te automatiseren. Een logisch gevolg is dat de omvang van de gemiddelde accountantsorganisatie sterk zal toenemen.’
Combinatie toekomstbestendige techniek en software
Om een dergelijke snelle expansie in goede banen te leiden, heeft Vermetten behoefte aan schaalbare en veilige IT-oplossingen, die ook nog eens specifiek zijn toegesneden op de accountancy. ‘Een schaalbare maar ook ultra veilige IT-omgeving is zo belangrijk voor ons dat we geen genoegen meer konden nemen met een kopie van bestaande MKB-systemen. Veel IT-leveranciers denken echter vanuit bestaande businessmodellen die voor hen interessant zijn,’ legt Vermetten uit.
‘Vanwege onze groeiambitie en onze hoge kwaliteitseisen hebben wij als Vermetten Groep mede aan de wieg gestaan van Asista. Samen met Asista bepalen wij de koers door te kijken naar wat écht werkt voor ons als accountantsorganisatie, in plaats van dat we ons laten leiden door onnodig kostbare standaardoplossingen. Daarom hebben we bijvoorbeeld enige jaren terug al afscheid genomen van onze complete serveromgeving en hebben we samen met Asista een optimale manier van werkplekbeheer ontwikkeld. Werkplekbeheer van Asista combineert de oplossing van Microsoft 365 met accountancysoftware tot de beste totaaloplossing voor de accountancysector.’
Gebruiksvriendelijke it-oplossingen
Door volledig gebruik te maken van reguliere cloudoplossingen vermijdt het snelgroeiende accountantskantoor uit Brabant een aantal risico’s die in het oog springen. ‘Een eigen server lijkt interessant, maar eigenlijk is het een heel kwetsbare omgeving. Valt een server uit, dan ligt een deel van je bedrijf plat. Daarnaast ben je met een serveromgeving kwetsbaarder voor hackers, cybercriminelen en datalekken. Je hebt met een eigen serveromgeving meer zorgen over de bedrijfscontinuïteit van je organisatie’, legt Vermetten uit.
Met Werkplekbeheer van Asista kunnen de medewerkers van Vermetten terugvallen op een stabiele, veilige en flexibele werkplek, waarbij ze letterlijk overal kunnen werken. Op kantoor, thuis of onderweg. De toegang tot de laptop maar ook de gevoelige data zijn volledig beschermd met behulp van tweefactorverificatie. Data zijn niet toegankelijk voor buitenstaanders en ook bij verlies of diefstal zijn de klantgegevens niet te achterhalen.
Asista heeft 20 jaar ervaring in de financiële sector en is specialist in:
|
Kostenbesparend en schaalbaar
Veiligheid en flexibiliteit zijn niet de enige pluspunten van werkplekbeheer voor de accountancy. Ook uit kostenoverwegingen biedt het een aantal belangrijke voordelen, legt Vermetten uit: ‘We hoeven geen grote investeringen meer te doen in een compleet eigen serveromgeving en zijn ook geen geld meer kwijt aan service en onderhoud. Daarnaast draagt het bij aan onze doelstellingen om een duurzaam kantoor te zijn; we besparen ruim 25.000 kWh per jaar aan stroom.’ Het kantoor heeft de afgelopen jaren veel baat gehad bij de schaalbaarheid van werkplekbeheer.
Vermetten: ‘Wij hadden als Vermetten Groep deze groei nooit kunnen maken zonder Asista. Het maakt nu niet meer uit of we met 5 of 50 medewerkers groeien in een jaar. Alle flexibele werkplekken worden automatisch geïnstalleerd op basis van de rol van de medewerker binnen de organisatie. Alle 260 werkplekken zijn uniek, maar worden toch volautomatisch voorzien van de juiste software en instellingen. Een nieuwe medewerker is op maandagochtend snel declarabel zonder dat hij een dag bezig is om alles werkend te krijgen.’ Benodigde tools en software als Word, Excel, Outlook, CaseWare Working Papers, PowerBI, Datasnipper, Speedbooks, Citrix, Dymo, KeePass, Akkermans & Partners, AFAS, SnelStart, ClockAssist, uniFlow, PDF-XChange worden met één muisklik geïnstalleerd. Ook voor updates hoeft het werkproces van de accountant niet te worden onderbroken.
Grotere efficiency
Werkplekbeheer op basis van Microsoft 365 laat accountants niet harder, maar slimmer werken. In het maandelijks overleg met Richard Schouten, de directeur van Asista, optimaliseert de accountantsorganisatie doorlopend de processen binnen het kantoor. Vermetten: ‘We wisselen continu informatie uit en brainstormen met elkaar. Als wij constateren dat processen veel capaciteit vragen en efficiënter kunnen, dan onderzoeken we samen of en hoe het beter kan en wordt dat vervolgens ontwikkeld en geregeld, punt.’
Asista is sinds 2001 betrokken bij de automatisering van Vermetten. Dankzij deze jarenlange praktijkervaring is er een toekomstbestendige oplossing ontwikkeld voor accountantskantoren die vooruit willen. Asista is een innovatiepartner voor zowel accountantskantoren als diverse softwareleveranciers in de accountancybranche. ‘Met werkplekbeheer van Asista kun je echt stappen maken. Bovendien wordt feedback van onze medewerkers aangewend om de oplossing doorlopend te verbeteren. Daar profiteert niet alleen de individuele accountant van, maar natuurlijk ook de ondernemer die wij dagelijks bijstaan met raad en daad’, besluit Vermetten enthousiast.
Auteur: Axel Kolthof
Deze bijdrage komt uit de tweede editie van het AV-magazine dat gaat over bedrijfsoverdracht. Dit magazine is verschenen in mei 2022.
Geef een reactie