‘Ik heb nog wel even uw krabbel nodig.’ Hoe vaak hoor je dat niet? Aan een handtekening – digitaal of nat – wordt in de praktijk veel waarde gehecht. Juridisch is het echter minder waterdicht dan gedacht. Hoe zit het ook alweer? Polo van der Putt van Vondst Advocaten gaat in op de jurisprudentie.
We zijn gewend een handtekening te zetten onder een contract. Waarom eigenlijk? Vaak is dat helemaal niet nodig. De Nederlandse wet stelt een handtekening slechts in bepaalde gevallen verplicht. Bijvoorbeeld bij een accountantsverklaring (door de accountant) of jaarstukken van een BV (door RvB en RvC). Voor de meeste contracten zijn handtekeningen wettelijk niet verplicht. Er zijn een paar uitzonderingen, bijvoorbeeld als een consument zich borg stelt. Toch zijn we gehecht aan de handtekening. Veel contracten bepalen bijvoorbeeld dat ze van kracht worden ‘na ondertekening’. Daarmee kiezen partijen bewust voor een handtekening. Soms biedt het gebruik van een handtekening ook een wettelijk voordeel. Zo kan een ondertekend stuk dwingende bewijskracht hebben. Dat betekent kort gezegd dat als je een handtekening zet, je wordt geacht akkoord te gaan met de inhoud van de begeleidende tekst. Wat weinigen beseffen, is dat een handtekening eenvoudig kan worden betwist. En dat kan vervelende gevolgen hebben. De wet bepaalt namelijk dat een betwiste handtekening geen bewijs oplevert. Dat is alleen anders indien kan worden bewezen dat de handtekening echt is. Uit de rechtspraak blijkt dat het betwisten van handtekeningen slechts af en toe voorkomt. Dan moeten er bijvoorbeeld getuigen of een handtekeningexpert aan te pas komen om echtheid aan te tonen. In de meeste contractgeschillen wordt de echtheid overigens niet in twijfel getrokken. Vaak zal uit de onderhandelgeschiedenis, zoals mails, besprekingsverslagen, blijken dat er overeenstemming was. Waarschijnlijk voelen de meeste partijen ook wel aan dat een ontkenning die wordt weerlegd de zaak alleen maar zwakker maakt.
Gekwalificeerde handtekening
In de digitale wereld lijkt het nog makkelijker te ontkennen dat je akkoord bent gegaan. Het is immers moeilijk te bewijzen wie er uiteindelijk heeft gedrukt op ‘verzenden’ of op de akkoord-knop, of de handtekening heeft ingevoegd. Vanuit Europa is daarom al ruim 20 jaar geleden wetgeving opgetuigd voor de elektronische handtekening. Achterliggend idee is dat de elektronische handtekening zou moeten worden gelijkgesteld met de handgeschreven handtekening, ook wel de natte handtekening genoemd. De wet kent sindsdien drie verschillende types elektronische handtekeningen. Het zwaarste type, de gekwalificeerde handtekening, kan alleen worden gezet door gebruik te maken van speciale apparatuur, zoals een vingerscanner. Je hebt dan ook een hoogwaardig digitaal certificaat nodig, uitgegeven door een bedrijf dat daartoe is geautoriseerd. Als je die gekwalificeerde handtekening gebruikt, gaat de wet ervan uit dat deze gelijkstaat aan de natte handtekening.
Minder hoogwaardige opties
Je kunt ook minder hoogwaardige handtekeningen gebruiken. Dan wordt de waarde, ook wel betrouwbaarheid, bepaald door de ‘omstandigheden van het geval’ te beoordelen. Als in een gegeven geval de betrouwbaarheid van de handtekening achteraf voldoende wordt geacht, is deze gelijk aan een natte handtekening. Dit kan van zaak tot zaak verschillen. Je weet dan dus vooraf niet goed waar je aan toe bent. In een zaak over een borgtocht oordeelde een rechter bijvoorbeeld dat het ondertekensysteem van Adobe, Adobe Sign, dat onder meer werkte met een check per e-mail en SMS, onvoldoende was in de gegeven omstandigheden. Moet je dan zekerheidshalve maar altijd kiezen voor de gekwalificeerde handtekening? In de praktijk gebeurt dat niet, omdat het kostbaar en omslachtig is een gekwalificeerde handtekening te regelen. Het gebruik van gekwalificeerde elektronische handtekeningen heeft dan ook geen hoge vlucht genomen.
Rituals vs Dimpex
Maar behalve de praktische bezwaren tegen het gebruik van dit soort zeer geavanceerde elektronische handtekeningen, zijn er ook juridische bezwaren. Net als bij een natte handtekening kan ook een elektronische handtekening simpelweg worden betwist. Aan de handtekening komt dan geen bewijskracht toe, totdat is bewezen dat de handtekening echt is. Een recente zaak tussen Rituals en haar Baltische franchisenemer Dimpex bewijst hoe moeilijk het kan zijn de echtheid van een digitale handtekening aan te tonen. Tussen partijen was een geschil over het opzeggen van de franchiseovereenkomst door Rituals. Partijen traden in overleg over een regeling. De contactpersoon van Dimpex kwam naar Nederland, vergezeld van een advocaat. Er werd een akkoord bereikt over een vaststellingsovereenkomst.
Rituals ondertekende de overeenkomst en mailde een scan naar Dimpex. Vier dagen later ontving zij per mail een pdf terug van de overeenkomst die ook door Dimpex was ondertekend. Dit betreft dus geen geavanceerde handtekening. De zaak lijkt daarmee afgedaan, maar niets is minder waar. Dimpex ontkent dat zij heeft ingestemd met de beëindiging en vordert voortzetting van de franchiserelatie. Zij ontkent de pdf te hebben ondertekend en ontkent dat zij de pdf heeft verstuurd, ook al staat technisch vast dat deze van haar server afkomstig is. Nu ondertekening wordt betwist, kan de rechter niets anders dan Rituals de bewijsopdracht geven dat de handtekening echt is. Een zware opgave!
Ondertekening aantonen
De moraal van het verhaal is dat je in beginsel mag uitgaan van de echtheid van (digitale) handtekeningen. Echter, als de echtheid wordt betwist, dan zal ondertekening moeten worden aangetoond. Als je op een handtekening wil vertrouwen, is het dus zaak te zorgen dat je dossier voldoende aanknopingspunten heeft om aan te tonen dat de wederpartij is gebonden. Aantoonbare betrokkenheid van de rechtsgeldig vertegenwoordiger van de wederpartij is daarbij cruciaal, bijvoorbeeld aan te tonen aan de hand van – een combinatie van – aanwezigheid bij (online) besprekingen, daarmee samenhangende mailcorrespondentie en een handtekening. Het kan daarbij helpen een meer geavanceerd digitaal ondertekeningsysteem te gebruiken, maar alleen het gebruik van zo’n systeem is niet altijd voldoende, zoals de borgtochtzaak laat zien. Enkel een handtekening, fysiek of elektronisch, lijkt niet voldoende zekerheid te bieden.
Deze bijdrage komt uit de derde editie van het AV-magazine dat gaat over ICT en Kengetallen. Dit magazine is verschenen in september 2022. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av3-2022-ict-en-kengetallen/
Geef een reactie