Ruim de helft van de kleine ondernemers werkt minstens één keer per week zijn of haar administratie bij. Toch bewaart vier op de tien ondernemers bonnetjes in een (schoenen)doos, kastlade of andere plek in huis. Volgens de belastingdienst zijn er betere manieren om de administratie in te richten.
Een flitspeiling van de belastingdienst onder 430 kleine ondernemers laat zien dat meer dan de helft van hen minimaal één keer per week de administratie bijwerkt. Ook doet meer dan de helft de administratie in Excel. De belastingdienst is hier geen voorstander van en adviseert ondernemers online boekhoudsoftware te gebruiken. Dit beveiligt gegevens goed en zorgt ervoor dat de administratie actueel is. Daarnaast is het via deze software mogelijk de btw-aangifte in te dienen.
Back-up
Een meerderheid van de ondernemers (64,7 procent) maakt regelmatig een back-up van de administratie. In geval van diefstal of brand moet een ondernemer alsnog de administratie van de laatste zeven jaar kunnen laten zien. Door de boekhouding op een externe harde schijf of in de cloud op te slaan heb je je administratie altijd bij de hand.
Opvallend is dat bijna alle ondernemers (80 procent) weten hoe lang de administratie bewaard moet blijven. De kasadministratie, contracten, in- en uitgaande facturen en agenda-afspraken moeten zeven jaar bewaard worden. Btw-gegevens, het éénloketsysteem en de Unieregeling moeten juist tien jaar bewaard blijven.
Sappig verhaal: maar wat is nu de meest energie-extensieve methode? Juist, ja, in die schoenendoos onder het bed. Scheelt ook nog eens stofzuigen voor moeders (brabbants).
Enige systematische toegang is wel vereist. Kort en goed: stop met het gebruik van “de cloud”. Wees energiebewust.