Exceltip | Maak je eigen gegevenstype

De basis van Excel kennen de meeste accountants wel. Maar het rekenprogramma kent ook veel geavanceerde mogelijkheden, die je simpel kunt realiseren. Wist je bijvoorbeeld dat je een grote brede tabel heel eenvoudig om kunt zetten in een handig leesbare kaart?

Veel gegevens staan in tabellen, die al dan niet uit een ander systeem komen. Lange en brede tabellen zijn over het algemeen wat lastiger om te hanteren: je moet veel scrollen.

Om handiger te werken met brede tabellen zijn natuurlijk trucjes. Je kunt kolommen die je niet nodig hebt verbergen (en weer zichtbaar maken als je ze nodig hebt) of groeperen. Maar met een optie die velen niet kennen, kun je er ook dit van maken: een soort ‘kaart’ die zich opent als je erop klikt met de muis.

Hoe maak je zoiets?

Je zorgt dat je gegevens in een Excel-bestand staan in een tabelvorm, zoals in de eerste afbeelding. Als er dan later bijvoorbeeld gegevens wijzigen, toegevoegd of verwijderd worden, dan kun je met een eenvoudige update-actie de kaarten weer in orde maken.

• In een leeg Excel-bestand kies je de tab/menu Gegevens > Gegevens ophalen > Uit bestand > Uit Excel-werkmap.

• Je selecteert met de knop Bladeren het bestand en kiest Importeren.
• Je krijgt een preview-scherm te zien.Links in de Navigator (1) zie je de elementen uit het Excel-bestand: hier een werkblad Blad1 en een tabel met de naam Tabel_Bedrijven. De gegevens die hier gebruikt moeten worden staan in die tabel.
• Als je klikt op die tabel, zie je een voorbeeld van de gegevens bij (2).
• Die gegevens moet je verder bewerken, dus kies je Gegevens transformeren (3)

Je komt nu in een apart programma met de naam Power Query. Hiermee ga je die ‘kaart’ maken.

Power Query is een programma dat zijn eigen ‘gebruiksaanwijzing’ heeft, maar in veel opzichten lijkt het erg op Excel. Een heel belangrijk verschil is dat lege cellen aangegeven worden met null en dat er een onderscheid gemaakt wordt in hoofdletters/kleine letters (wat Excel eigenlijk nooit doet).

Belangrijk in Power Query is dat je voor elke kolom aangeeft welke soort gegevens erin staan. Dat wordt het ‘gegevenstype’ genoemd (Engels Datatype). Staan er teksten in een kolom, dan is het gegevenstype Tekst, staan er datums in dan is het gegevenstype Datum, zijn het getallen, dan heb je de mogelijkheid van geheel getal, decimaal getal, valuta of percentage.

Hoe weet je welk gegevenstype er nu geldt? Dat zie je aan het pictogram voor de kolomnaam (1) en dat kun je voor een geselecteerde kolom aflezen in het lint/menu (2).

Hoe wijzig je dit als het niet juist is? Dat kan ook weer via het pictogram bij een kolom (1) (klik op het pictogram!) of in het lint (2).

Op de uiteindelijke ‘kaart’ is het handig als de klantnamen in alfabetische volgorde staan. Dat regel je op dezelfde manier als in Excel.

• Klik bij de kolom Naam op het filterknopje > Oplopend sorteren.

Vervolgens moeten we die ‘kaart’ gaan maken.

• Kies voor de tab/menu Transformeren > Gegevenstype maken.

• Er verschijnt een scherm waarin je opgeeft wat er op de ‘kaart’ moet komen en in welke volgorde.
  • Kies eerst bij (1) voor Geavanceerd, want dan krijg je het uitgebreide scherm te zien.
  • Typ bij (2) de naam die je als kolomnaam boven de kolom wilt hebben, bijvoorbeeld Klantnaam.
  • Bij (3) selecteer je de kolommen die je op de ‘kaart’ wilt zetten. Die kolommen voeg je dan toe met de knop Toevoegen.
    Op de gebruikelijke manier kun je meer kolommen tegelijk selecteren met Shift of Ctrl.
• In de afbeelding hieronder is het scherm ingevuld.
  Bij (1) is de kolomnaam ingevuld.
  De inhoud van de kolom bij (2) zal in Excel in de kaart-tabel komen.
  De kolommen bij (3) komen niet op de ‘kaart’.
  Bij (4) zie je de kolommen die wel op de ‘kaart’ komen.
  Eventueel kun je de volgorde nog wijzigen met de knoppen ernaast (5). De volgorde die je hier ziet, zal ook de volgorde op de ‘kaart’ zijn.
• Kies OK.

In het voorbeeldscherm zie je dat de eerste kolom nu het pictogram heeft van het gegevenstype (1). De andere kolommen kunnen verwijderd worden (klik op kolomnaam > druk op Delete). Daarna ziet het eruit als bij (2).

Nu kunnen de gegevens terug naar Excel.

• Kies op de tab Start voor Sluiten en laden.

Je ziet de kolom met de klantnamen in een Excel-tabel.
Je kunt de kaart als volgt gebruiken.

• Klik je op een kaartpictogram, dan opent de kaart (1).
• Wil je een van de kaartgegevens in de kolom ernaast zetten? Wijs er dan op > klik (2).
• Er is een extra kolom aan de tabel toegevoegd (3).

Sla dit bestand op en je hebt een tabel gemaakt met een gegevenstype! Deze tabel heeft een koppeling met het oorspronkelijke bestand met de grote brede tabel.
Wordt er in die tabel iets gewijzigd, verwijderd of toegevoegd, dan hoef je alleen maar met de rechtermuisknop in de kolom met de namen te klikken en te kiezen voor Vernieuwen.

Hiermee heb je je eigen ‘Gegevenstype’ gemaakt. Excel kent zelf ook enkele gegevenstypen: kijk maar op de tab Gegevens.

Dit is maar één voorbeeld van wat je kunt doen met Power Query. Tijdens de training Data analyseren met (draai)tabellen leer je bijvoorbeeld hoe je data opschoont met Power Query. Ook in de training over Power BI wordt aandacht besteed aan Power Query (en dat is grotendeels dezelfde Power Query als Excel gebruikt).

Saskia Jacobsen is directeur-eigenaar van Toels-PC en helpt bedrijven en vooral hun gebruikers om slimmer met de apps op hun pc te werken. Klik hier om al haar Exceltips te lezen.