De oplossing ligt niet in nóg een extra tool, maar in het slimmer gebruiken van wat je al hebt: Microsoft 365. Met SharePoint als Document Management Systeem en slimme inrichting door Irrus, richt je klantdossiers in die automatisch ontstaan, veilig zijn afgeschermd én direct klaar zijn voor samenwerking. Hieronder vind je 5 praktische tips die kantoren als Sibbing, Felix en Van der Flier al met succes toepassen.
1. Laat klantdossiers automatisch aanmaken
Handmatig mappen structuren aanmaken kost tijd en zorgt voor verschillen tussen collega’s. Door je CRM of administratiepakket te koppelen aan SharePoint, wordt er automatisch een dossier aangemaakt zodra je een nieuwe klant invoert. Inclusief naam, klantnummer en metadata. Dat scheelt tijd én voorkomt fouten.
2. Gebruik metadata gecombineerd met mappenstructuren
Mappen zijn handig voor navigatie, maar metadata maakt je dossiers pas écht slim. Denk aan tags zoals klantnaam, dossierjaar, type document of status. Zo kun je documenten makkelijk filteren en terugvinden, zelfs als je niet meer weet waar ze precies zijn opgeslagen.
3. Sla relevante e-mails direct op in je klantdossier
Waardevolle informatie zit vaak in e-mails – maar die blijven hangen in persoonlijke inboxen. Door Outlook te koppelen aan SharePoint kun je relevante e-mails (en bijlagen) direct opslaan in het juiste klantdossier. Zo deel je kennis met het team en voorkom je dat cruciale informatie verloren gaat of bij één collega blijft hangen.
4. Beperk toegang op basis van rol, functie of klantrelatie
Niet iedereen hoeft toegang tot elk dossier. Met SharePoint regel je autorisatie tot op detailniveau. Medewerkers zien alleen de klantdossiers waar zij voor verantwoordelijk zijn, en externen zoals klanten of partners krijgen alleen toegang tot specifieke onderdelen. Dit verhoogt de veiligheid én houdt je organisatie overzichtelijk. Toegang past zich automatisch aan op basis van functie, rol of teamstructuur.
5. Automatiseer processen met slimme workflows
Veel taken binnen klantdossiers herhalen zich: goedkeuringen, herinneringen, reviews. Met SharePoint workflows laat je het systeem deze stappen automatisch starten. Bijvoorbeeld: een document wordt geüpload en direct gemarkeerd voor review door een collega. Is het goedgekeurd? Dan wordt het automatisch gearchiveerd of doorgestuurd. Minder handwerk, meer continuïteit.
Deze slimme inrichting zorgt voor rust, snelheid en betrouwbaarheid. Geen losse bestanden meer, geen ‘even zoeken waar dat staat’ en geen onduidelijkheden over wie wat heeft gedaan. Irrus helpt accountantskantoren om deze werkwijze te realiseren – zonder complexe IT-trajecten, maar met gestandaardiseerde oplossingen gebaseerd op best practices uit de branche.
Met een goede structuur in SharePoint bouw je niet alleen een professioneel dossier op, maar ook een fundament voor de toekomst. Denk aan integratie met Copilot, rapportages op basis van metadata en beter beveiligd samenwerken met klanten.
Plan een demo via www.irrus.nl en zie hoe jij je klantdossiers slimmer, veiliger én efficiënter inricht – zonder dat het je extra werk oplevert.
Geef een reactie