Vooral wanneer jouw klant met meerdere systemen werkt, kan dit proces onnodig veel tijd kosten. Door de boekhouding te automatiseren kun je deze werkzaamheden grotendeels stroomlijnen.
Waarom automatiseren steeds belangrijker wordt
Niet alleen is een kloppende administratie voor veel ondernemers belangrijk voor inzicht in de cijfers, het is ook belangrijk om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen. Wanneer de administratie nog grotendeels handmatig wordt bijhouden, gaat hier veel tijd in zitten. Daarnaast neemt de kans op fouten toe. Risico’s zijn verkeerd ingevoerde facturen, gemiste betalingen of verschillen in openstaande posten.
Door administratieve processen te automatiseren verwerk je gegevens sneller en consistenter. Tegelijkertijd is hierdoor de administratie altijd actueel. Zo hebben jij en je klant altijd inzicht in de financiële situatie.
Het knelpunt: werken met meerdere systemen
Veel ondernemers gebruiken verschillende softwaretools. Denk aan systemen voor facturatie, CRM, een PSP en natuurlijk een boekhoudpakket. Wanneer deze systemen niet met elkaar gekoppeld zijn, moet je gegevens handmatig overzetten. Facturen moeten worden ingevoerd, betalingen opgezocht en transacties handmatig afgeletterd. Zeker bij klanten met veel transacties kan dat veel tijd kosten. Bovendien vergroten al deze handmatige handelingen de kans op fouten in de administratie. De oplossing? Automatisch afletteren.
Automatisch afletteren als onderdeel van geautomatiseerd boekhouden
Bij het automatiseren van de boekhouding is ook het afletterproces goed te automatiseren. Een boekhoudkoppeling zorgt ervoor dat gegevens tussen systemen automatisch worden uitgewisseld. Denk aan betalingen via Mollie, PayPal of Stripe die direct in een boekhoudpakket als Twinfield of Exact Online terechtkomen. Wanneer jouw klant over een webshop beschikt is deze te koppelen aan het boekhoudpakket waardoor ook met een webshop automatisch afgeletterd kan worden. Hierdoor sluit de keten van facturatie, betaling en administratie naadloos op elkaar aan.
Wat levert automatische boekhouding jouw kantoor op?
Het automatiseren van de boekhouding van jouw klant brengt veel voordelen met zich mee:
- Tijdsbesparing: Zeker bij grotere klanten waarbij veel gegevens verwerkt moeten worden in de boekhouding levert een automatisering veel tijdswinst op.
- Minder fouten: Doordat alles automatisch verloopt worden menselijke fouten, zoals een typfout, voorkomen.
- Realtime inzicht: Jij en je klant hebben altijd toegang tot actuele financiële gegevens. Zo is sneller te reageren op marktomstandigheden en financiële trends.
- Retouren juist verwerkt: Wanneer de boekhouding geautomatiseerd is, worden klantgegevens automatisch herkend. Hiermee kunnen ook retouren direct worden verwerkt in de administratie.
- Wettelijke eisen naleven: De gegevens van jouw klant zijn altijd kloppend en up-to-date. Daarnaast kan ook het invullen van de btw-aangifte worden geautomatiseerd.
De rol van koppelingen
Om administratieve processen te automatiseren is het belangrijk dat de verschillende systemen van jouw klant met elkaar kunnen communiceren. Combidesk biedt verschillende koppelingen aan tussen boekhoudpakketten, betaalsystemen en webshops. Deze zorgen ervoor dat facturen en betalingen automatisch worden gematcht, zonder dat je hier zelf nog iets voor hoeft te doen. Zo bespaar je veel tijd en voorkom je menselijke fouten.
Automatisch boekhouden is hiermee geen luxe meer, maar een logische stap naar een efficiëntere administratie. Minder handmatig werk betekent meer tijd voor controle, advies en het ondersteunen van jouw klanten.
Geef een reactie