Boekhoudhelden is een administratiekantoor uit Den Haag dat zich richt op zelfstandigen en kleine bedrijven. Opgericht in 2009, verzorgt het administratiekantoor zo’n 235 administraties voor tegelzetters, grafisch ontwerpers en lunchrooms. Toen DizzyData in 2023 aankondigde te stoppen moest er een nieuwe factuurverwerkingsoplossing worden gezocht. Collega’s uit de branche spraken positief over Zenvoices. Daar ontstond de aanleiding om Zenvoices nader te onderzoeken.
Waarom Zenvoices?
Rody Idema, oprichter van Boekhoudhelden licht toe: “Een collega-administratiekantoor werkte met Zenvoices en beveelde het van harte aan. We zijn gestart in januari 2023 met Zenvoices. Aanvankelijk liep het parallel aan DizzyData, zodat we eerst het systeem konden inrichten. Vanaf april werd DizzyData gestopt en gingen we met de klanten over. Momenteel verwerken we zo´n 300+ administraties in Exact Online en AFAS en hebben we een automatiseringsgraad bereikt van 82%.”
“In het eerste gesprek met Zenvoices was ik gelijk overtuigd van de meerwaarde en de innovatie die in de factuurverwerkingsoplossing zit. In een sector waar verwachtingen vaak niet waargemaakt worden was Zenvoices een hele prettige uitzondering door mijn verwachtingen zelfs te overtreffen. Het product krijgt continue relevante updates en de support is goed waardoor wij snel ons voordeel kunnen doen met nieuwe functionaliteiten.”
“Er waren een aantal aspecten van de oplossing doorslaggevend om voor Zenvoices te kiezen, namelijk de snelheid van de software, regelherkenning en de mogelijkheid van het automatiseren op omgevingsniveau. Dit is een machtig middel om de efficiëntie in je kantoor te verhogen. Ook onderscheidt Zenvoices zich op dit vlak ten opzichte van andere factuurverwerkingsoplossingen, waar dit alleen op administratieniveau mogelijk is.”
Hoe heb je de hoge automatiseringsgraad weten te bereiken?
Vanaf de start zijn klanten gefaseerd overgezet. Al snel bleek dat koudwatervrees ongegrond was. Het overzetten van administraties verliep heel soepel waardoor klanten versnelt zijn overgezet, waardoor de automatisering in geleidelijke stappen verder omhoog is gegaan. Afgelopen maand hebben we de laatste stap gemaakt van zo’n 10%, waarop we 82% hebben bereikt.
“De sleutel was vooral de tijd nemen om het goed neer te zetten: stap voor stap en continu verbeteringen aanbrengen.” Er werd begonnen met de administraties die het meest gestandaardiseerd waren, zodat er snel resultaat geboekt kon worden. “Als je merkt dat je aanpak werkt, word je vanzelf fanatieker.”
Daarna volgden complexere klanten. Het belangrijkste leerpunt was dat automatisering pas echt rendeert als het organisatiebreed wordt ingericht en niet per administratie. De omgevingsautomatisering is enorm krachtig en maakt de grote stappen mogelijk. “We hebben veel aandacht besteed aan goede herkennings- en boekingsregels en aan het consistent aanleveren van documenten. Door hier strak op te sturen en het team mee te nemen, zijn we uiteindelijk boven de 80% uitgekomen.”
Welke andere doelen heb je bereikt?
“Eén van onze doelen was volledig digitaal te gaan werken, samen met onze klanten. Zenvoices heeft dit mogelijk gemaakt. Het initiële boekwerk is uit de dagelijkse werkzaamheden van de klantverantwoordelijken verdwenen. Werken met Zenvoices heeft bij ons geleid tot een tijdsbesparing van 25% op het boekingswerk.” De tijdswinst wordt vooral besteed aan het leveren van andere diensten zoals advies, planning, rapportages en dashboards. Hierdoor stijgt de omzet per werknemer en leidt het tot meer afwisselend werk.
Doordat Zenvoices één uniforme aanleverwijze voor alle bestandstypen hanteert, geeft de Boekhoudhelden dit veel flexibiliteit en rust.
De waarde van Zenvoices
“Een project als deze vergt tijd, maar het motiveert om stappen te zetten want je ziet de resultaten van je handelen gelijk terug in de performance monitor. Dit dashboard geeft realtime inzicht in de resultaten van de acties die je uitvoert.”
De tijd die je investeert om ver te gaan met automatisering, zie je terug in het afnemen van het aantal geboekte facturen.
“Zenvoices levert veel waarde voor het geld. Deze waarde wordt alsmaar hoger naarmate je vervolgstappen neemt in de automatisering. Daarbovenop komen steeds meer nieuwe slimme functionaliteiten met AI.”
Rody omschrijft Zenvoices als: “Het motorblok van de Boekhoudhelden die alles steeds soepeler en sneller laat draaien waardoor je snellere rondetijden kunt rijden en gaat focussen op waar je naartoe rijdt.”
Iedere klant kan input aan development geven via de changelog: een omgeving waar klanten kunnen stemmen welke wensen ze hebben voor toekomstige software releases. “Zenvoices’ onderscheid zich van andere spelers op de markt door ons als klant te betrekken bij de ontwikkeling van het product.
Welk advies zou je andere kantoren willen geven?
Bij Boekhoudhelden behoud de eindverantwoordelijke voor het project het overzicht en stuurt het team naar het gewenste resultaat. Rody geeft als laatste tip mee: “Alle kennis breed borgen in de organisatie, is de volgende stap. Zenvoices biedt voldoende bronnen om gebruikers meteen goed te onboarden. Maar, zoals met zoveel dingen, is het de kunst te blijven leren en de innovaties toe te passen in de dagelijkse praktijk van je administratiekantoor.”
Geef een reactie