Bovendien is het lastig om een handmatig proces te standaardiseren. Bij FACET Accountants & Adviseurs liepen ze tegen dit probleem aan. De oplossing: de KYC.app. “Sinds we de KYC.app gebruiken, is een klant in een paar klikken gecheckt en dankzij het gestandaardiseerde proces voert iedereen het cliëntenonderzoek op dezelfde manier uit.” Thomas Boeren, RA & Partner, Ingrid Overbeeke en Carla van Buren, Secretaresses Support, vertellen hoe het onboarding- en monitoringproces is verbeterd.
Op z’n Rotterdams.
Niet lullen, maar poetsen. Bij FACET Accountants & Adviseurs stroomt de Rotterdamse werkmentaliteit door het bloed van de zo’n 65 medewerkers. “Wij staan voor onze klanten en willen ze graag verder helpen”, zegt Thomas. “Dat doen we met een breed scala aan diensten vanuit het Groei & Balans model”. Denk aan het op orde brengen van basiszaken als een efficiënte administratie en de juiste aangiften van BTW. Maar ook adviseren over investeringsbeslissingen, uitbreiding of juridische zaken.
Zo breed als het scala aan diensten is, is ook de portefeuille van klanten. “We helpen familie-, bouw- en transportbedrijven. Maar ook in de retail en horeca zijn we actief”, vertelt Thomas. “Ons werkgebied is Groot Rotterdam, zeg van Breda tot Den Haag. En hier en daar hebben we wat klanten in Zeeuws-Vlaanderen en Friesland zitten.”
Handmatige checks en veel zoek-knip-plakwerk.
Voordat ondernemers zich aan het rijtje klanten mogen toevoegen, worden ze eerst door de molen gehaald door de afdeling Kwaliteit binnen Support.
“Als accountancykantoor moeten wij van voor naar achter weten wie de ondernemer is voordat we besluiten zaken te doen. Die check deden we voorheen altijd volledig handmatig. Met zoek-knip-plakwerk dus. Op zich werkte dat, maar echt efficiënt was het natuurlijk niet.”
Ingrid Overbeeke- Secretaresse Support
Daarnaast was er sprake van weinig uniformiteit in het documenteren van de uitkomsten van het cliëntenonderzoek en de dossiervorming. “Een groot deel van alle bedrijfsinformatie die wij nodig hadden voor het uitvoeren van het cliëntenonderzoek haalden we al uit het online portal van Company.info”, vertelt Thomas. “Over de kwaliteit van die informatie en het gebruik van het portal waren we altijd erg te spreken. Toen we hoorden dat Company.info een alles-in-1-tool had ontwikkeld voor het automatisch ophalen en archiveren van alle bedrijfsinformatie voor het onboarding- en monitoringproces, hadden wij daar dus wel oren naar.”
Over op een alles-in-1 tool met een geautomatiseerd KYC-proces.
FACET Accountants & Adviseurs was toe aan een professionaliseringsslag en aan standaardisering van het KYC-proces. De KYC.app sluit aan op deze behoeften, dus de keuze om deze tool naast het online portal te gebruiken was snel gemaakt.
“De KYC.app haalt bedrijfsinformatie die nodig is voor het cliëntenonderzoek automatisch op én doorloopt de stappen van het onderzoek automatisch. In een paar klikken heb je een nieuwe klant dus gecheckt.”
Thomas Boeren- RA & Partner
De tool beschikt daarnaast over een audit trail. Ingrid vult aan:
“Sluit je een dossier af, dan kan je de risicocategorie makkelijk instellen en vervolgens ook hoe vaak je een klant periodiek wilt monitoren. Is dat eens in de 3 jaar, dan krijg je 3 jaar na datum van accepteren een melding van de tool om die klant opnieuw te reviewen.”
Ingrid Overbeeke- Secretaresse Support
Niet alleen het onboarden van klanten gaat met de KYC.app dus makkelijk. Het monitoren net zo.
Vertrouwen op de tool kostte wat tijd.
Dat een alles-in-1-tool voor onboarding en monitoring het hele proces van het verzamelen van bedrijfsinformatie tot het uitvoeren van het cliëntenonderzoek faciliteert, is één. Erop vertrouwen dat dat goed gaat is iets anders. “Als je gewend bent om alle benodigde informatie altijd handmatig op te zoeken, is het best een omslag om dat ineens over te laten aan een tool”, geeft Ingrid aan. “Ik moet dan ook eerlijk bekennen dat ik de uitkomsten uit de KYC.app de eerste periode regelmatig gecontroleerd heb…”, lacht Ingrid. “Maar nu ik merk dat dat die uitkomsten kloppen, doe ik dat niet meer.”
Het enige wat wel handmatig gecontroleerd moet worden zijn de hits op rechtszaken.
“Dat doen we via het online portal van Company.info. Alle gerechtelijke uitspraken over bedrijven en bestuurders die worden gepubliceerd op Rechtspraak.nl staan hierin vermeld. Ook de Google check doen we nog handmatig. Als de KYC.app deze handmatige handelingen ook kan wegnemen in de toekomst, dan is de tool wat ons betreft compleet.”
Carla van Buren- Secretaresse Support
Resultaat: een gestructureerde, efficiënte KYC-workflow.
Al met al heeft de KYC.app het onboarding- en monitoringproces bij FACET Accountants & Adviseurs naar een hoger niveau getild.
“Het KYC-proces gaat nu gestructureerd en een klant is in een paar klikken gecheckt. Het resultaat zit ‘m dus vooral in tijdswinst en het creëren van uniformiteit in de dossiervorming.”
Thomas Boeren- RA & Partner
Een uitbreiding die nog op de wensenlijst staat is het toevoegen van vragenlijsten. “Die mogelijkheid is er al in de KYC.app. Nu het gebruik van de tool bij iedereen is geland, is dat dus de volgende stap.”
Naast de mogelijkheden van de KYC.app volledig benutten staat verder automatiseren ook op het wensenlijstje. “We werken met verschillende tooling: Sultan (CRM-systeem), een documentmanagementsysteem, de KYC.app, het online portal. Die systemen wil ik idealiter met elkaar integreren om 1 kwaliteitsschil te creëren voor die verschillende toepassingen. Als we dat rond hebben gebreid, zijn we een heel eind met het op orde brengen van onze datastrategie!”
KYC-processen automatiseren.
Ben je benieuwd hoe wij kunnen helpen bij het automatiseren van jouw KYC-proces?
Geef een reactie