Exceltip | Data overnemen uit een PDF

De basis van Excel kennen de meeste accountants wel. Maar het rekenprogramma kent ook veel geavanceerde mogelijkheden, die je simpel kunt realiseren. Wist je bijvoorbeeld dat je gegevens die in een PDF staan niet alleen met kopiëren en plakken kunt overnemen, maar dat je meer mogelijkheden hebt die betere resultaten geven? Zelfs als het een afbeelding in de PDF is.

Tijdens een training kreeg ik de vraag of er een andere manier is dan alleen “copy&paste” om gegevens die in een PDF staan in Excel te krijgen. Het antwoord daarop is JA. Zelfs als het een afbeelding is in het PDF-bestand. Hieronder beschrijf ik 3 manieren.

Het voorbeeld dat is gebruikt bij de eerste twee is dit voorbeeld van een PDF-pagina (anoniem gemaakt). Er zijn vijf kolommen met gegevens (Datum, Rekening, Tegenrekening, Omschrijving en Bedrag).Een deel van die gegevens is hieronder iets uitvergroot zodat je kunt zien wat er staat.

Manier 1: Overnemen met kopiëren en plakken

Soms werkt deze manier, maar soms ook niet.

• Je opent het PDF-bestand.
• Je sleept met de muis over de gegevens (1) en kopieert die (bijvoorbeeld met Ctrl+c).
• Je gaat naar Excel en plakt ze daar (bijvoorbeeld met Ctrl+v).

In dit voorbeeld levert dat niet het gewenste resultaat (2).

Manier 2: Overnemen met Gegevens Ophalen > Uit PDF

Om dit te kunnen importeren in Excel doe je het volgende.

• Kies in een Excel werkmap voor Gegevens > Gegevens ophalen > Uit bestand > Uit PDF.
• Selecteer het pdf-bestand.
• Je ziet een venster met links (1) de onderdelen die Excel heeft gevonden in deze pdf.
  Als je op een onderdeel klikt, zie je wat er staat in het voorbeeldvenster rechts (2)
• In dit voorbeeld wordt de tabel geselecteerd, want de gegevens daarvan moeten naar Excel.
  De gegevens moeten nog even goed bekeken worden en waarschijnlijk ook opgeschoond. Kies daarom Gegevens transformeren (3)
• Deze stap brengt je in de Power Query editor. Hier kun je data opschonen, selecties maken als je maar een deel van de data nodig hebt, maar ook kolommen toevoegen (bijvoorbeeld extra berekeningen die je wilt toevoegen) en nog veel meer.Ik pak er één bewerking uit voor de data in de kolom “Rekening”. Je ziet dat de naam en het rekeningnummer in één cel staan en dat wil ik in twee aparte kolommen hebben.
• Selecteer de kolom Rekening door op de kolomnaam te klikken en kies Kolom Splitsen > Op scheidingsteken.
  
  Je kent waarschijnlijk Tekst naar kolommen van Excel wel. Dit kun je ermee vergelijken, maar het biedt veel meer mogelijkheden.
• In het vervolgscherm moet je het scheidingsteken opgeven. Dat is het teken voor de splitsing naar twee kolommen is een “start op nieuwe regel”, een speciaal teken dus.
  • Verwijder het minteken dat bovenaan staat (1).
  • Schakel het selectievakje Splitsen met speciale tekens in (2).
  • Kies Regelinvoer (3).
  • Dit scheidingsteken wordt dan met een code ingevuld „.
  • Kies OK.

• De kolom is gesplitst.
• Pas de kolomomschrijving aan door in erin te dubbelklikken > nieuwe naam typen > Enter.
  Dezelfde stappen kun je uitvoeren als je de kolom “Tekenrekening” wilt splitsen.
• Alle stappen die je uitvoert worden weergegeven aan de rechterkant.
  Daar kun je ook de voorgestelde naam Table001 (Page1) Dit zal de naam worden van de query.
• Stuur de gegevens naar Excel met de knop Sluiten en laden

De gegevens staan nu op een nieuw werkblad in een Excel-tabel: je kunt ermee aan de slag!

Manier 3: Gegevens overnemen uit een afbeelding

Soms werkt geen van beide manieren, omdat de PDF niet bestaat uit tekst, maar een afbeelding is. Je herkent dat omdat je dan niet kunt selecteren zoals bij manier 1.

• Selecteer dan de hele afbeelding door erop te klikken > rechtermuisknop Afbeelding kopiëren. De afbeelding staat hiermee op het klembord.
  Een alternatief is de sneltoets Windows-toets+Shift+s gebruiken en over de gegevens slepen. Die staan dan op het klembord.
  
• Ga naar Excel en kies Gegevens > Uit afbeelding > Afbeelding uit Klembord.
• Rechts verschijnt een deelvenster. Daar zie je de gekopieerde gegevens (1).
  Eronder zie je de gegevens die Excel heeft gevonden (2).
  
• De rode cellen zijn volgens Excel ‘twijfelgevallen’. Die kun je met de gelijknamige knop Controleren.
  Per cel zal Excel aangeven waar die staat in de afbeelding (1).
  Bij (2) kun je zien wat Excel heeft ‘gelezen’ en kun je dat eventueel wijzigen. Kies steeds Accepteren om naar de volgende te gaan.
• Uiteindelijk komt er een melding dat alles is gecontroleerd en kun je met Gegevens invoegen de data in Excel zetten.
• Lees de waarschuwing en kies nog eens Gegevens invoegen.
• Daarna staan ze in het werkblad.

Zo zie je maar weer: soms kan er meer dan je in eerste instantie vaak denkt!

Saskia Jacobsen is directeur-eigenaar van Toels-PC en helpt bedrijven en vooral hun gebruikers om slimmer met de apps op hun pc te werken. Klik hier om al haar Exceltips te lezen.

Excel biedt veel mogelijkheden om visueel aantrekkelijke rapporten te maken. Met een speciale opmaak, slicers, grafieken en sparklines kun je al snel duidelijker zijn dan met alleen cijfertjes. Tijdens deze training leer je verschillende technieken om dit voor elkaar te krijgen.