Met een kantoorbeheersysteem dat alles automatiseert wat zich daarvoor leent, snijdt het mes aan twee kanten. Managing director Joris Dresselaers van AdminPulse: “Je kunt je tijd effectiever benutten en je klant beter adviseren.”
Eigenlijk houdt de Vlaming Joris Dresselaers er niet zo van in elke zin Engelse termen te gebruiken. Maar om uit te leggen wat de kracht is van ‘zijn’ onlinekantoorbeheersysteem komen die af en toe toch voorbij. Zo leent het systeem zich bij uitstek voor customer intimacy, omdat de accountant master wordt van alle gegevens. Of om het in goed Nederlands te zeggen: “Dankzij het unieke inzicht in je klant heb je altijd zicht op waar actie of advies nodig is”, vertelt Dresselaers. “Zo kun je de dienstverlening optimaliseren. Oók als je een klein of middelgroot kantoor hebt.”
Geestelijk vader
Zelf heeft Dresselaers een achtergrond in het ontwikkelen van software. “Na mijn studie Informatica deed ik ervaring op in verschillende sectoren, zoals de bankenwereld, retail en de laatste tien jaar accountancy. Daar lag direct mijn hart bij: ik krijg er energie van om zakelijke dienstverlening te verbeteren. Ik zag kansen en groeide in mijn rol naar productverantwoordelijke. Zeker toen ik zag dat de traditionele accountantstaken meer plaatsmaken voor advisering. Zo stond ik vijf jaar geleden als geestelijk vader aan de wieg van AdminPulse. Ook al ben ik nu directeur, nog steeds sta ik dicht bij de productontwikkeling.”
Rendabel werken
Het grootste voordeel van AdminPulse is dat de software een breed domein beslaat van kantoorbeheer. “Alle software die een kantoor gebruikt of nodig heeft, zit erin. Van actief taakbeheer en tijdsregistratie tot facturatie en documentbeheer en van kwaliteitscontroles tot klantcommunicatie. Je gaat bijvoorbeeld meteen rendabeler werken.” Hoe dat zit? “Dankzij de tijdsregistratie kun je precies en snel registreren wat je voor welke klant hebt gedaan: qua taken, maar ook onkosten, kilometers en gebruikte producten zijn vast te leggen. Dat is handig als je op basis van urenfacturatie werkt, maar ook als je met een abonnementsvorm werkt: je ziet welke marge je hebt op een dossier.”
“Dankzij het unieke inzicht in je klant heb je altijd zicht op waar actie of advies nodig is” – Joris Dresselaers
Automatisch seintje
Ook het taak- en documentbeheer is volledig te automatiseren. “Je ziet in een oogopslag wat je moet doen voor wie, maar je kunt dit ook op kantoorniveau bekijken als je taken onderling wilt verschuiven. Nadert er een deadline? Dan ziet de accountant meteen welke elementen nog ontbreken.”, schetst Dresselaers. “Zo kun je ook eenvoudig kwaliteitstoetsingen doen. Dankzij het documentbeheer is bovendien elk document en elke e-mail terug te vinden en worden deze automatisch aan het klantdossier gekoppeld. Verder kun je taken zelf afvinken, maar als het systeem een document ontvangt, wordt die taak automatisch gemarkeerd als afgerond. Tot slot is het handig dat je taken kunt koppelen aan de tijdsregistratie én aan de facturatie. Al die automatische checks schelen veel tijd: een extra pluspunt in deze tijd van personeelskrapte.”
Op rolletjes
Over die facturatie gesproken: ook die loopt dankzij het softwareprogramma voortaan op rolletjes. “Of je nu kiest voor handmatige of automatische facturatie, en voor ‘uurtje factuurtje’ of een abonnementsvorm: facturen zijn in één keer correct dankzij de automatische tijdsregistratie en met vermelding van de uitgevoerde taken, ze worden op het juiste moment verstuurd en komen ook direct op de juiste plaats. Bij je klant én in je boekhoudsysteem.” Al deze informatie helpt enorm bij het contact met de klant. “Want dat is misschien nog wel het belangrijkste: dankzij het gedetailleerde overzicht kun je jouw adviesrol versterken. En je kunt de communicatie – zoals de mails – personaliseren en afstemmen op hoe je klant het prettig vindt te worden aangesproken.”
Expertkennis in huis
Niet voor niets is AdminPulse in België al marktleider. Nu is het de ambitie ook Europees leiderschap te bereiken. “Te beginnen met Nederland, want Nederland is een belangrijke speler”, vindt de managing director. “Daarom starten we een rebranding, met onder meer een nieuwe website en een nieuw logo, maar ook een programma dat goed aansluit op de Nederlandse markt. Bovendien maken we sinds 2021 onderdeel uit van de Visma-groep. Het voordeel voor onze klanten is niet alleen dat we daarmee een betrouwbare partner zijn, maar ook dat we nauw samenwerken met alle bedrijven onder de Visma-paraplu. Bijvoorbeeld om snel software van andere partners te integreren, maar we kunnen ook gebruikmaken van alle expertkennis die ‘in huis’ is, zoals op het gebied van cybersecurity.”
“Komt er een deadline aan? Dan krijgt de klant automatisch een mail met wat er nog mist” – Joris Dresselaers
Tevreden klant
Tot slot onthult Joris Dresselaers dat alle slimme automatisering en koppelingen niet het énige geheim van het succes van AdminPulse zijn. “Alles begint met tevreden medewerkers en tevreden klanten. Maandelijks meten we dan ook de tevredenheid. En we doen proactief veel om die hoog te houden: als een nieuwe klant start, houden we een vinger aan de pols totdat het kantoor alle functionaliteiten en fijne kneepjes kent. Of dat werkt? We staan vooralsnog elke maand in de top-3 van alle Visma-bedrijven!”
Tekst: Naomi van Esschoten
AdminPulse is administratiesoftware voor accountants en boekhouders. Gebruik de software onder meer voor CRM, om te factureren, om een duidelijk overzicht te hebben van alle taken in het kantoor, voor kwaliteitstoetsing, om te checken voor welke klant het UBO-register moet worden ingevuld en voor documentmanagement.
Tekst: Naomi van Esschoten
Deze bijdrage komt uit de tweede editie van het AV-magazine met het thema ICT en Kengetallen. Dit magazine is verschenen in juni 2023. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av2-2023-ict-en-kengetallen/
Geef een reactie