Fact4Fysio is een accountantskantoor dat zich richt op administratieve dienstverlening en advies voor fysiopraktijken. Het kantoor telt 17 medewerkers en is gevestigd in Oosterhout. Volgens Bas Stellaard lag het voor de hand om met Visionplanner Compilation in te zetten voor de samenstelpraktijk. “We werkten al met Visionplanner Insights voor onze tussentijdse rapportages. Het was dus logisch om ook voor de jaarrekeningen met Visionplanner te gaan werken. Zo hoefden we niet opnieuw administraties en dossiers aan te maken, wat veel werk scheelt.”
Verbeterde snelheid
De snelheid en de eenvoud van Visionplanner is een van de grootste voordelen ten opzichte van de vorige jaarrekeningsoftware, Caseware. “Bij ons vorige pakket hadden we vaak te maken met lange laadtijden en moest je vaak de handleiding erbij pakken om er goed mee te kunnen werken. Visionplanner biedt meer standaardisatie, wat helpt bij het creëren van een uniforme werkwijze binnen het kantoor.”
Ook de gestructureerde aanpak voor het samenstellen van de jaarrekening, waardeert hij. Medewerkers, met name degenen die nog niet veel ervaring hebben met samenstellen, begrijpen nu beter wat ze aan het doen zijn. “In de vorige software moesten medewerkers een handleiding volgen zonder goed te snappen wat ze deden, terwijl het in Visionplanner meer voor zichzelf spreekt.”
Medewerkers meekrijgen
Het meekrijgen van medewerkers in het nieuwe systeem was een cruciaal onderdeel van de implementatie. Bas Stellaard benadrukt het belang van training en begeleiding. “We hebben een uitgebreide trainingsdag gehad bij Visionplanner,” vertelt hij. “Daarnaast hebben we instructies opgesteld als hulpmiddel. Die worden continu bijgewerkt met feedback van de medewerkers. Dit zorgt ervoor dat iedereen betrokken is en dezelfde werkwijze volgt.”
Kwaliteit van dossiervorming
Een belangrijk aspect van het werken met Visionplanner is de kwaliteit van de dossiervorming. “Met Visionplanner kunnen we opmerkingen en bevindingen uit het administratiedossier meenemen naar het samensteldossier,” legt Stellaard uit. “Dit zorgt voor een naadloze integratie van alle benodigde documentatie.En dat resulteert in een sneller jaarrekeningproces.”
Kritisch blijven
Ook de standaardteksten en checklists in Visionplanner dragen bij aan de kwaliteit van Fact4Fysio. Ze zorgen ervoor dat essentiële stappen niet worden overgeslagen. Toch hamert hij er bij zijn medewerkers op om kritisch te blijven en niet blindelings op de software te vertrouwen. “Visionplanner maakt kwaliteitsborging een stuk makkelijker. Toch ik zeg altijd tegen collega’s: Lees het altijd even door.”
De overgang naar Visionplanner Compilation heeft Fact4Fysio veel voordelen gebracht. “Visionplanner biedt ons de tools en ondersteuning die we nodig hebben om efficiënt en compliant te werken.” In de korte tijd dat Fact4Fysio met de software werkt, is de tijdsbesteding aan de jaarrekeningen al verminderd. Bas Stellaard verwacht dat dit in het tweede jaar, wanneer je een jaarovergang kunt doen in de software, nog verder zal toenemen.
Ook jij kan het samenstelproces op je kantoor verbeteren. Je bent een klik verwijderd voor een goede start. Boek vrijblijvend een demo en onze adviseurs leggen graag de voordelen van Visionplanner Compilation uit, afgestemd op jouw wensen.
Geef een reactie