Je basis op orde hebben betekent: breng in kaart welke processen je uitvoert, zorg dat je dit állemaal digitaal kan regelen en automatiseer je proces van a tot z. Daarover vertelt Daniël Aardoom, ICT-consultant bij Full Finance je meer in dit interview.
Zoals je leest op hun website, is Full Finance dé dienstverlener voor de accountancy. Wat dat precies inhoudt, vertelt Daniël Aardoom: “Ik help accountants bij het kiezen van de juiste software voor hun kantoor, maar ook bij de ingebruikname van die software. Zo opereer ik tussen de accountantskantoren en de softwareleveranciers. Vooral voor accountants biedt dat echt meerwaarde, want ik zal altijd objectief beoordelen welke software passend is voor hun situatie – en welke niet.”
Het spel spelen
Waarom is het zo belangrijk om die basis op orde te hebben? Hij legt uit: “Kantoren die níét inzetten op automatisering, zijn echt niet over tien jaar failliet. Zo dramatisch als sommige softwareleveranciers het maken, is het gewoon niet. Maar wat er wel gebeurt is dat zij zó ver achterlopen, dat ze nooit meer een innovatief of vooruitstrevend kantoor kunnen worden. En dat ze maar lastig nieuwe, jonge collega’s werven.”
Een sterke verdediging
Wat is dan die basis die ieder kantoor op orde moet hebben? “Het verschilt per kantoor. Een auditpraktijk heeft bijvoorbeeld hele andere behoeften dan een administratiekantoor. Maar voor iedere accountant geldt: je backoffice moet in áltijd op orde zijn. Denk daarbij aan een CRM-pakket (bijvoorbeeld Tess of AuditCase) en een DMS (zoals Hyarchis, DailyDrive of Qwoater). Die systemen vormen de spil van ieder kantoor, waaraan je al je andere processen verbindt.
Maar ook je factuurverwerking – denk daarbij aan Zenvoices of Lyanthe – en urenregistratie met bijvoorbeeld Qics Milestones maken onderdeel uit van die absolute basis.” Zie het als je verdediging tijdens een potje voetbal: als dat niet op orde is, haalt een goede spits ook weinig meer uit.
Een scherpe aanval
Pas als je die verdediging op orde hebt en een goede voorzet geeft, kan jouw Haaland of Lewandowski ‘m doorpakken. “Wanneer die basis staat, kun je gaan oriënteren op de meer niche softwarepakketten. Zo kun je je urenregistratie bijvoorbeeld aanvullen met een handige tool als ClockAssist. Houd jij je bezig met jaarrekeningprocessen? Dan heb je natuurlijk jaarrekeningsoftware, een administratiepakket en pakket om digitaal te ondertekenen nodig.
Doe je fiscale aangiften, dan heb je tools nodig om die digitaal te accorderen en die documentstromen veilig digitaal te regelen. Daarnaast moet je die processen niet alleen voor jezelf handig inrichten, maar ook voor je klant – zodat je digitaal kan samenwerken. Op zo’n moment kijk je bijvoorbeeld naar een module zoals Hix Docs en Hix Questions.”
Een schepje er bovenop
Heb je de smaak te pakken en wil je er nóg een schepje bovenop doen? Ook dan weet Daniël wel raad. “Ik krijg de afgelopen tijd enorm veel vragen over AI-tools, zoals ChatGPT en Copilot. Maar dat wordt pas écht interessant, wanneer je jouw data goed gestructureerd hebt. Dan pas kunnen die AI-assistentes je echt waardevolle inzichten bieden.”
Kun je dan helemaal niet starten met AI? “Het is niet onmogelijk, maar je houdt het dan wel kleinschalig. Je kan bijvoorbeeld vragen stellen over wet- en regelgeving. Maar het echte analyseren van de data? Dat kan pas later – wanneer je CRM, DMS en de rest van je backoffice staan.”
De basis op orde met Hix
Dát bedoelen we dus met ‘de basis op orde hebben’. Ben jij nu benieuwd hoe je onze tools inzet om dit te regelen binnen jouw kantoor? Dan vertellen we je daar met alle plezier meer over tijdens een online demo. Wil je alvast verder lezen over onze modules? Dan doe je dat vast via deze link.
Geef een reactie