Een gedegen klantonderzoek is daar een belangrijk onderdeel van: het zogenoemde Know Your Customer (KYC) proces. Een correct en efficiënt klantacceptatieproces ligt aan de basis van het KYC-proces. In dit artikel behandelt Ruben Wooldrik, expert in compliance-automatisering, de keuzes tussen geautomatiseerde en handmatige processen en hij biedt handvatten om te bepalen welke aanpak het beste bij jouw bedrijf past.
Wanneer kies je voor handmatige processen?
Bij een handmatig klantacceptatieproces voeren medewerkers alle onderzoeken stap voor stap uit door zelf alle benodigde informatie op te zoeken en in te voeren in verschillende systemen. Via de Kamer van Koophandel worden bijvoorbeeld uittreksels opgevraagd en er wordt op verschillende sanctielijsten gekeken of de organisatie of betrokken personen daarop vermeld staan. Wanneer klantonderzoek een aantal keren per jaar plaatsvindt kun je als organisatie kiezen voor een handmatig proces.
Wanneer je kiest voor een handmatig proces zijn er een aantal belangrijke aandachtspunten:
- Zorg voor een standaardproces zodat iedereen weet hoe en wanneer bepaalde onderzoeken gedaan moeten worden.
- Gebruik een online portal voor bedrijfsinformatie om klantonderzoeken te doen. Daarin vind je alle relevante bedrijfsinformatie van alle bedrijven in Nederland overzichtelijk op één plek. Je achterhaalt daardoor makkelijk de eigendomsstructuur en de UBO van een organisatie en voert in een paar klikken compliance checks uit. Voor kleinere accountantskantoren die slechts enkele onderzoeken per jaar uitvoeren, is een portal een kostenefficiënte oplossing om het compliance proces te professionaliseren en tijd te besparen.
- Sla documenten en resultaten van onderzoeken op een centrale plaats op, zodat bij een audit eenvoudig kan worden aangetoond dat er compliant gewerkt wordt.
Klantonderzoek en andere compliance processen handmatig uitvoeren heeft wel een aantal nadelen:
- Het kost relatief veel tijd, omdat je alle informatie handmatig opzoekt en controleert.
- De kans op fouten is groter.
- De dossiervorming en audit trail handmatig bijhouden is lastig.
De gevolgen van gemaakte fouten kunnen groot zijn. Denk aan boetes omdat een audit trail niet in orde is of schade aan je reputatie als gevolg van het accepteren van een cliënt die later betrokken blijkt bij witwassen of andere frauduleuze activiteiten.
Wanneer kies je voor automatiseren?
Als het aantal onderzoeken dat moet worden uitgevoerd toeneemt, maar bijvoorbeeld ook wanneer je die klanten continu wilt monitoren, dan is een handmatig proces niet langer toereikend. Automatiseren is dan nodig om het werk behapbaar te houden.
Het automatiseren van compliance processen heeft meerdere voordelen:
- Het bespaart tijd en minimaliseert de kans op fouten.
- Eenvoudige dossiervorming; alle nodige documenten worden centraal opgeslagen en zijn eenvoudig toegankelijk.
- Een volledig inzichtelijke audit trail; welke onderzoeken wanneer en door wie zijn gedaan, en wat de uitkomsten daarvan waren, worden automatisch vastgelegd.
Er zijn verschillende mogelijkheden om compliance processen te digitaliseren en te automatiseren. Eén daarvan is het gebruik van KYC software. Daarmee zoek je de juiste organisatie op en de KYC-workflow start vervolgens automatisch: UBO bepalen en verifiëren, check op PEP check, adverse media check, check op sanctielijsten, risicocategorie vaststellen, dossier maken en de cliënt na acceptatie reviewen. Doordat dit binnen één oplossing wordt uitgevoerd, breng je de tijd die je kwijt bent aan het onderzoeken van 1 klant terug naar slechts minutenwerk.
Wanneer je dagelijks klantenonderzoek doet en wanneer je een continu proces wilt inrichten in je eigen systemen, zijn compliance check API’s en UBO API’s een betere oplossing. In dat geval haal je alle benodigde bedrijfsinformatie op in je systemen en worden alle onderzoeken automatisch voor je gedaan. Alle resultaten worden vervolgens ook in jouw eigen systeem opgeslagen.
Handmatig werken of automatiseren; waar kies je voor?
Als je een keuze wilt maken voor het al dan niet automatiseren van compliance processen zijn er verschillende zaken om rekening mee te houden.
- Schaalgrootte: Hoeveel klantonderzoeken voer je uit? Kost het te veel tijd? Is het lastig om het overzicht te bewaren? Doe je jaarlijks enkele onderzoeken? Overweeg dan een handmatig proces, ondersteund door een online portal voor bedrijfsinformatie. Bij een maandelijkse frequentie ben je met een op zichzelf staande KYC-tool geholpen en bij wekelijkse of dagelijkse onderzoeken zijn API’s juist de beste oplossing.
- Beschikbare middelen: Hoeveel technische capaciteit is er in huis? En hoeveel budget is er beschikbaar om te automatiseren? Is de capaciteit beperkt? Overweeg dan een online portal voor bedrijfsinformatie of een KYC software tool. Voor deze tools is geen technische implementatie nodig. Voor het gebruik van API’s is wel technische capaciteit nodig.
Start met inzicht en overzicht.
Om te kunnen bepalen of een handmatig of geautomatiseerd proces het beste bij je past is inzicht en overzicht nodig. Breng in kaart hoeveel onderzoeken je per jaar uitvoert en vooral ook hoeveel tijd het vergt van medewerkers. Wanneer je automatisering overweegt, kijk dan of de juiste technische capaciteit in huis is. De antwoorden op deze vragen geven je een eerste indicatie van de mogelijkheid en noodzaak om te automatiseren.
Wil je weten hoe Company.info jou kan helpen bij het soepel en efficiënt inrichten van jouw compliance proces? Maak dan een vrijblijvende afspraak voor een persoonlijk adviesgesprek. Wij helpen je graag verder.
Geef een reactie