Door structuur en standaardisatie aan te brengen in je documentenbeheer, hoevenmedewerkers niet langer te zoeken naar documenten. Daarom moet ieder accountantskantoor datAFAS gebruikt geautomatiseerd klantdossiers kunnen aanmaken in SharePoint. In dit blog ontdek je waarom de koppeling niet mag ontbreken in jouw IT-landschap.
Veelvoorkomende uitdagingen om documenten te beheren
AFAS is voor veel accountantskantoren de juiste oplossing voor ERP en CRM. In AFAS houd je netjes alle gegevens bij van je klant. Maar waar bewaar je al je documenten? Helaas komt het nog te vaak voor dat de documenten overal en nergens staan. Bijvoorbeeld op de opslag van eencloudoplossing, een server of erger nog: de persoonlijke schijf van medewerkers. Conclusie: er is vaak geen centrale opslag voor documenten.
Vooruitstrevende kantoren werken met SharePoint. Maar ook hier zitten vaak nogkanttekeningen aan. SharePoint is vanuit de standaard moeilijk om te beheren. Medewerkerskunnen zelfstandig documenten of mappen ingewikkelde namen geven of onbevoegden toegangverlenen. En het kost veel tijd om bij het toevoegen van een nieuwe klant in AFAS eenSharePoint Site in te richten. Wanneer er gegevens veranderen in AFAS, moeten deze ook noghandmatig in SharePoint aangepast worden.
Een dossier in SharePoint per klant in AFAS
Daarom bedacht Like-IT een oplossing. Door onze oplossing (DailyDrive) koppelen wij AFAS aan SharePoint en zorgen wij ervoor dat er een SharePoint Site wordt aangemaakt, zodra er eennieuwe klant wordt aangemaakt in AFAS. Zo gebruik je AFAS voor al je CRM-gegevens enSharePoint voor de opslag van alle documenten. Bij de koppeling wordt de Site aangemaakt vooreen klant, met de juiste NAW’s en de juiste rechten worden verleend voor toegang tot de bibliotheken. In deze SharePoint Site komen alle belangrijke gegevens vanuit AFAS en dezeworden gesynchroniseerd.
Elke SharePoint Site per klant is op dezelfde manier gestructureerd. Maar ook voor bestaandeklanten kan je eenvoudig in bulk SharePoint Sites aanmaken per klant. Als kantoor bepaal je zelfwanneer en welke gegevens worden gedeeld vanuit AFAS in SharePoint.
Dezelfde mappenstructuur voor elk klantdossier
De koppeling tussen AFAS en DailyDrive zorgt er vervolgens automatisch voor dat er eenmappenstructuur wordt aangelegd in SharePoint. Qua inrichting kun je als kantoor de koppelingaan laten sluiten op je wensen. Zo kun je jaardossiers, projectdossiers of een combinatie van beide aanmaken. De jaardossiers hebben betrekking op bepaald het fiscale jaar. De projectdossiers op een specifiek project als het jaarwerk, de controlepraktijk of subsidieaanvragen. Omdat de gegevens automatisch worden overgenomen uit AFAS hoeft de accountant niet handmatig meerdere keren hetzelfde project aan te maken. De documentenworden voorzien van vooraf ingestelde metadata. Alle (toekomstige) klantdata komt dus altijd in de juiste map terecht en zijn eenvoudig terug te vinden.
Door AFAS met SharePoint te integreren, kun je als accountant je documentbeheer naar eenhoger niveau tillen. Het is niet alleen veiliger en beter voor de productiviteit van je medewerkers, maar er zijn ook andere belangrijke voordelen:
• NAW data en ID’s worden automatisch overgenomen uit AFAS
• de brondata vanuit AFAS is en blijft up-to-date
• rollen en rechten worden direct vanuit AFAS overgenomen
• geautomatiseerd klanten en projecten (dienstverlening) aanmaken vanuit het proces
• alle data en documenten worden automatisch voorzien van de juiste metadata
• minder kans op fouten.
Koppeling AFAS en DailyDrive gecertificeerd
Maakt jouw accountantskantoor gebruik van AFAS? Wij koppelen AFAS Software met jouwMicrosoft 365 omgeving door middel van onze oplossing DailyDrive op een veilige manier. De koppeling tussen AFAS en DailyDrive heeft in augustus 2024 met succes een securitytestondergaan, uitgevoerd door Computest. Tijdens het onderzoek zijn geen kritieke kwetsbaarhedenaangetroffen. Het is voor een niet-geauthentiseerde aanvaller onmogelijk om toegang te krijgentot klantgegevens of de token voor de koppeling met AFAS. Waar is op getoetst? Security in het ontwikkelproces, in de code, in de praktijk en de risico’s voor AFAS. De test toont aan datDailyDrive een veilige optie is voor AFAS gebruikers om documenten te beheren in SharePoint.
Zo ziet een gestructureerde SharePoint Site eruit
Wil jij weten hoe je geautomatiseerd SharePoint Sites aanmaakt zodra een nieuwe klant of project wordt opgevoerd in AFAS? Bekijk dan de onderstaande video. Of ga naar onze website om meer te weten te komen over de koppeling tussen AFAS en onze SharePoint DMS oplossingvoor accountants.
Geef een reactie