Strengere eisen voor controlekwaliteit, meer inspecties of hardere optredens bij overtredingen – de Autoriteit Financiële Markten (AFM) heeft de teugels de afgelopen jaren flink aangespannen. Het maatschappelijk vertrouwen in de financiële sector is door schandalen en incidenten zo aangetast, dat de toezichthouder onder druk stond om toezicht aan te scherpen. De waakhond heeft immers de rol om het vertrouwen in financiële verslaglegging te waarborgen.
Zo zijn bijvoorbeeld de eisen voor cliëntacceptatie en opdrachtaanvaarding opgevoerd, om te garanderen dat cliënten én accountantsorganisaties integer handelen en compliant zijn, essentieel voor het tegengaan van witwassen, terrorismefinanciering en andere financiële misdrijven.’
Know Your Customer-processen
Maar volgens de AFM zijn veel zogenaamde Know Your Customer-processen van accountantskantoren ondermaats. Hun bevindingen: veel organisaties doen geen volledige Customer Due Diligence (CDD), zoals het achterhalen van de Ultimate Beneficial Owner (UBO) of het verifiëren van identiteitsgegevens. Risicoanalyse is gebrekkig. Monitoring is onvolledig. Of documentatie en vastlegging schieten tekort.
Accountants wíllen wel voldoen aan de strengere eisen, maar zijn nog vaak zoekende in hoe ze naleving van de wet kunnen waarborgen. Het fundament hiervoor wordt gelegd aan het begin: bij de cliëntacceptatie en opdrachtaanvaarding – twee stappen die cruciaal zijn om risico’s te beperken, integriteit te waarborgen, en een sterke basis te creëren voor een succesvolle samenwerking.
Clientacceptatie
Let op: deze twee processen zijn níet hetzelfde. Cliëntacceptatie draait om het beoordelen van de risico’s die verbonden zijn aan het aangaan van een zakelijke relatie met een nieuwe cliënt. De identiteit van de cliënt moet worden vastgesteld en geverifieerd. Hiervoor wordt een cliënt doorgelicht op zogenaamde cliëntgebonden risicofactoren en wordt onder andere gekeken naar de bedrijfsstructuur, UBO-gegevens en achtergrondinformatie. Maar ook wordt er gecontroleerd op eventuele sanctielijsten, negatieve publiciteit, PEP-status of bijvoorbeeld transparantie over herkomst van vermogen. Zo wordt vastgesteld of een cliënt eventuele risico’s met zich meebrengt op het gebied van witwassen, fraude, corruptie of terrorismefinanciering.
Na de cliëntacceptatie volgt opdrachtaanvaarding. Die richt zich op het inschatten van het accountancykantoor of de opdracht goed kan worden uitgevoerd met de benodigde expertise en middelen. Zo wordt er bijvoorbeeld gekeken of de opdracht risico’s met zich meebrengt, onafhankelijk van de cliënt. Dit is nodig voor de accountant om kwaliteit te kunnen waarborgen en te voorkomen dat eventuele problemen tijdens de uitvoering van de opdracht, kunnen worden voorkomen.
Regelvermoeidheid
Bij zowel cliëntacceptatie als opdrachtaanvaarding speelt technologie een steeds grotere rol. Niet alleen omdat de technologie steeds geavanceerder is, maar ook omdat veel accountancykantoren kampen met personeelstekorten en ‘regelmoe’ zijn. Technologie biedt oplossingen om processen hiervoor efficiënter in te richten, risico’s nauwkeuriger in kaart te brengen en compliant te blijven in een regelgevingslandschap dat steeds complexer wordt. Het maakt het makkelijker voor accountants om compliant te werken, en helpt daarmee indirect met het herstellen van vertrouwen in de financiële sector. Met als gevolg dat accountants die poortwachtersrol in de maatschappij kunnen blijven vervullen die ze willen vervullen.
Cliëntacceptatie en opdrachtaanvaarding zijn slechts een deel van het complianceproces om te voldoen aan de strengere eisen van de AFM. Voor een volledig overzicht: kijk het wwft-webinar dat Marcel Kurvers (Novak) en Danny Mourits (ComplianceWise) onlangs hielden gratis terug.‘
Geef een reactie