Ja… zelfs de archiefkast helpt je op weg naar een datagedreven kantoor!
Je kan nu nog ver weg zijn van standaardisatie, verschillende software hebben die nog niet ‘praat’ met elkaar en ver weg zijn van een optimaal proces. Maar met de juiste basisinrichting, ben je toch maar een kleine stap verwijderd van de opvolgende fase richting datagedreven werken: standaardisatie. En bij standaardisatie wordt het leuk en interessant.
Basisinrichting
Basisinrichting is niets anders dan het hebben van een rekenschema. Gebruik je een standaardrekeningschema of een template, dan bevind je je eigenlijk al in de standaardisatie-fase. Die basisinrichting zien we eigenlijk op elk kantoor voor elke losstaande applicatie en proces, in orde zijn. De kunst is, om al die losse applicaties en processen zo met elkaar te verbinden dat het één soepele, opvolgende flow wordt.
Standaardisatie
Voor standaardisatie geldt dat als je deze doorvoert binnen meerdere applicaties en processen, je al snel je efficiency vergroot. Die eerste efficiencyslag haal je bijvoorbeeld uit het gebruik van templates, de invoer van RGS, scan-en-herken(ning) of het automatiseren van repetitieve binnenkomende of uitgaande e-mails.
Datagedreven kantoor
Om een datagedreven kantoor te worden zul je uiteindelijk door gebruik te maken van data, door de optimalisatie-fase heen moeten. Dat betekent dat er een punt komt waarop je data moet gaan ontsluiten. Om een beeld te krijgen van welke data bruikbaar is voor je, kun je beginnen met een aantal exports uit applicaties die je gebruikt, die relevantie informatie bevatten over hoe een applicatie door je medewerkers gebruikt wordt.
Het optimaliseren van je datakwaliteit in boekhouding, salaris- en fiscale software en het maximaal automatiseren op je scan-en-herken zijn vanuit onze ervaring altijd de stappen waar je mee begint.
Een optimaal proces zou betekenen dat je scan-en-herken alles wat automatisch geboekt kan worden, ook automatisch boekt in je boekhoudpakket, dat van daaruit de btw-aangifte direct in je fiscale tool terecht komt en de klant bij verzenden van diezelfde aangifte een berichtje krijgt. Waarbij er niet meer gerommeld hoeft te worden met betaalnummers, maar een iDeal-linkje zorgt voor de tijdige betaling aan de Belastingdienst.
Heb je de verschillende (doorlopende) processen in je kantoor zo efficiënt en effectief mogelijk neergezet, dan heb je over 5 jaar intern een voorspelbaar kantoor gerealiseerd in termen van omzet, te werken uren en capaciteitsplanning en extern veel regelmatiger contact met je klant over advieskansen, op basis van data.
En dat is wat ons betreft een datagedreven kantoor: een voorspelbaar kantoor.
Wij helpen kantoren de benoemde stappen maandelijks te nemen, aan de hand van het Accountancy Maturity Model, zodat jouw kantoor in beweging blijft en gebruik maakt van de nieuwste en slimste tools en mogelijkheden. We letten daarbij goed op wat een kantoor al kan met technologie en hebben respect voor hun veranderingsbereidheid.
Meer weten? Neem dan contact met ons op
Geef een reactie