Het administratie- en fiscaal advieskantoor ligt al ruim tien jaar met een transportbedrijf in de clinch over onbetaalde nota’s uit de jaren 2011 tot en met 2013. De rechter in Roermond oordeelde in 2015 al dat de klant nog ruim € 88.000 aan openstaande posten moest betalen, maar daar ging de klant tegen in beroep.
De procedure bij het hof in Den Bosch heeft jaren in beslag genomen. In een tussenuitspraak oordeelde het hof in 2023 dat het redelijk was dat het kantoor alsnog in staat werd gesteld een specificatie te geven van de gefactureerde bedragen.
Maximaal wat de rechter had bepaald
De definitieve uitspraak is nu bekend: in beginsel heeft het kantoor recht op vergoeding van het overeengekomen jaarlijkse maximumbedrag en van een nabetaling voor herstructureringswerkzaamheden. Anderzijds had het hof al wel bepaald dat het transportbedrijf niet slechter mag worden van het hoger beroep en daarom maximaal kan worden veroordeeld tot het betalen van € 88.160,47, het bedrag dat de rechter eerder had toegewezen.
Geschil ontstaan voor verstrijken bewaartermijn
Het kantoor had afgelopen jaar echter moeite om specificaties op te duiken van de bestreden facturen en heeft daarom kopieën van de specificaties opgevraagd bij de klant. Maar die heeft maar een deel van de specificaties verstuurd. Het kantoor kan dat de klant niet verwijten, vindt het hof. Het kantoor stelde immers zelf nog wel een deel van de specificaties te hebben, maar geeft daarover verder geen duidelijkheid. Bovendien worden de facturen met de bijbehorende specificaties geacht deel uit te maken van de administratie van het kantoor. Er geldt een wettelijke bewaarplicht van zeven jaar en het geschil over de facturen is ontstaan voordat die wettelijke bewaartermijn was verstreken, namelijk in 2012/2013. De openstaande facturen stammen uit 2011, 2012 en 2013. Daarmee had het kantoor de facturen met specificaties dus nog moeten bezitten toen het geschil ontstond. “In het licht van dat gerezen geschil had naar het oordeel van het hof bovendien in bewijsrechtelijk opzicht in beginsel van [het kantoor] mogen worden verwacht dat zij de betreffende facturen met specificaties beschikbaar zou houden als bewijs voor de door haar gestelde vordering.” Daarmee kan het bedrijf fluiten naar betaling van € 26.633,78 aan ongespecificeerde werkzaamheden.
Wat is wat?
Daarnaast kan het kantoor bij de wel gespecificeerde facturen niet aangeven welk deel van de werkzaamheden onder de jaarlijkse vergoeding valt en welk deel als extra werkzaamheden moet worden beschouwd. Overmacht, stelt het bedrijf, want het is meer dan tien jaar geleden en de betrokken werknemers hebben inmiddels een baan elders. Dat gaat er bij het hof niet in. Het kantoor had zelf de werkzaamheden zodanig moeten specificeren dat ook later nog zou zijn vast te stellen wat de werkzaamheden inhielden en of ze als ‘bijzondere werkzaamheden’ gelden of niet. “Dat zij daartoe op basis van de door haarzelf opgemaakte tijdregels-met-werkomschrijvingen nu niet in staat is, komt dan voor haar risico.”
Fors boven jaarlijks maximum gefactureerd
Het kantoor stelt nog ruim € 127.000 tegoed te hebben, maar daar gaat al een kleine € 56.000 vanaf voor de al toegewezen herstructeringswerkzaamheden. Omdat al is bepaald dat niet meer kan worden toegewezen dan de rechter al heeft gedaan, kan het kantoor nog hooguit rekenen op zo’n € 32.000 voor overig werk.
Maar met de maximale jaarbedragen is het kantoor (ook) de mist ingegaan. In de opdrachtovereenkomst is een jaarlijks maximum van € 18.750 opgenomen voor werkzaamheden, inclusief het samenstellen van de jaarrekening. Maar in 2012 heeft de klant al in totaal bijna € 47.000 betaald. Het kantoor kan niet onderbouwen wat er precies onder het jaarbedrag valt en wat extra werkzaamheden zijn geweest. De claim dat de transporteur nog ruim € 19.000 moet betalen voor de jaarrekening 2011 wordt daarom niet toegewezen.
Voor de belastingaangiften heeft het kantoor nog een rekening van € 3.750 openstaan, een bedrag dat jaarlijks conform afspraak zou worden gefactureerd. Maar ook die hoeft niet te worden betaald omdat de klant in 2012 al ruim meer heeft betaald, zonder dat duidelijk is waarvoor precies. Een rekening van ruim € 9.500 voor besprekingen wordt ook verscheurd: het kantoor kan niet duidelijk maken waarom die niet onder de jaarlijkse werkzaamheden zouden vallen.
Kantoor moet terugbetalen
Pleister op de wonde is dat een bedrag van € 8.708 voor ‘overige werkzaamheden’ wel mag worden betaald, omdat dat gaat over andere vennootschappen waarvoor geen jaarlijkse afspraken zijn gemaakt. Dat er geen nadere specificatie is, vormt in dit geval geen bezwaar.
Al met al berekent het hof een totale vergoeding van ruim € 61.000, inclusief een niet verrekende creditfactuur. Dat is dus alsnog ruim € 27.000 lager dan de rechtbank had toegewezen. Dat bedrag moet het kantoor weer terugstorten aan de klant.
Een RA van een Limburgs accountantskantoor is bestuurder, directeur en tevens accountant van een mkb bedrijf met 43 personeelsleden.
De RA heeft een contract als accountant voor de werkzaamheden die zijn accountantskantoor sinds 2004 verricht voor deze onderneming. Volgens mij mag dat wettelijk 7 jaar zijn.
De RA heeft volgens zijn cv Nijenrode heeft gedaan, maar Nijenrode kent deze RA niet. Ze registeren iedereen die deze unieke opleiding volgt, maar deze betreffende RA kennen ze niet.
Deze RA declareerde op uurbasis, maar zonder een overeenkomst, opdracht of anders, als directeur voor jaren bij deze onderneming, sonds het overlijden van de oprichter.
De accountantskamer heeft besloten dat hij aan belangenverstrengeling deed en dat hij ontslag moest nemen als directeur.
Het accountantskantoor is diverse malen gevraagd er iets aan te doen, negeerde het feit dat zij geen uitzendbureau zijn voor hoger personeel. De volgende drie interimdirecteuren kwamen wel via dat speciaal uitzendbureau voor hoogopgeleiden, deze RA niet. Dit accountantskantoor is ook geen bureau dat mensen uitleent.
Het is een accountantskantoor en de onderneming waar deze RA directeur was is geen accountantskantoor
De RA declareert zowel zijn eigen juridische kosten, tuchtkosten, als ook de juridische kosten van de bestuurders van de stichting administratiekantoor. Echter, alleen degene met de erfstelling mag dat volgens het testament doen en dat is de erfgename.
De RA heeft totaal geen enkele overeenkomst als bestuurder die op uurbasis van zijn beroep, niet functie, mag declareren bij de onderneming.
Zijn beroep is accountant en zijn functie bij de onderneming is bestuurder van de stichting administratiekantoor.
We spreken over tonnen, eerder richting 1 miljoen euro wat in bijna 8,5 jaar uit de onderneming is gehaald.
Nu wordt de erfgename, erfgenaresse en tevens 100% certificaathoudster gedwongen haar werkbedrijven te verkopen, volledige kwijting én kwijtschelding van openstaande schulden en boetebeding, wil ze nog iets van haar onderneming die ze samen met haar echtgenoot heeft opgezet, terugkrijgen.
Het bestuur heeft de onderneming in gevaar gebracht en nog wil het bestuur zowel zakelijk als privé ongeschonden uit deze door hun gecreëerde situatie geraken.