Wie een softwarepakket kiest, legt de focus vaak op de combinatie van functionaliteit, gebruiksgemak en prijs. Logisch. Maar wat gebeurt er als de samenwerking met je leverancier spaak loopt? Of als je leverancier stopt, overgenomen wordt of simpelweg niet meer bij je past? Dan komt de exitstrategie in beeld — of liever gezegd: dan merk je pas hoe pijnlijk het is als die ontbreekt. Een goede exitstrategie voorkomt niet alleen dat je vastgekluisterd zit aan een leverancier, maar zorgt er ook voor dat je data veilig en overdraagbaar zijn, en dat je bedrijfsvoering niet stilvalt bij een overstap. Het is een belangrijk vangnet, dat je nooit nodig hoopt te hebben.
Meer dan een hulpmiddel
Voor accountantskantoren is software dan ook meer dan een hulpmiddel – het is de ruggengraat van hun dienstverlening. Denk in dit kader onder meer aan de gebruikte boekhoudsoftware, fiscale aangiftesystemen, het CRM-systeem, urenregistratie- en rapportagetools. Deze systemen bevatten gevoelige klantdata en zijn vaak diep geïntegreerd in de dagelijkse processen. Juist daarom is het cruciaal dat je bij de selectie van software niet alleen kijkt naar wat het systeem nú kan, maar ook naar wat er gebeurt als je ermee wilt stoppen.
Exitstrategie onderdeel van risicomanagement
Een solide exitstrategie is geen standaarddocument, maar een set van afspraken en voorzieningen die je van tevoren met je leverancier op maat maakt. Die afspraken kunnen over de volgende onderwerpen gaan:
- Toegang tot data: jullie moet altijd bij jullie eigen data kunnen – ook als het contract afloopt. Maak afspraken over het formaat waarin jullie data worden aangeleverd en hoelang deze beschikbaar blijven.
- Overdraagbaarheid: is het mogelijk om de data eenvoudig over te zetten naar een ander systeem? Zijn daarvoor exportmogelijkheden of API’s beschikbaar?
- Ondersteuning bij migratie: biedt de leverancier hulp bij het overzetten van data of het afbouwen van het systeem?
- Bewaartermijnen en back-ups: wat gebeurt er met jullie data nadat het contract beëindigd is? Worden deze vernietigd, gearchiveerd of (voortijdig) overgedragen?
- Kosten: zijn er kosten verbonden aan het beëindigen van het contract of het exporteren van data?
Mondelinge afspraken zijn mooi, maar bieden weinig houvast als het misgaat. Maar ook als je ervoor kiest om jullie exitstrategie op te nemen in een Service Level Agreement (SLA), loop je nog risico. Een leverancier kan zo’n SLA namelijk eenzijdig wijzigen, tenzij je vastlegt dat de SLA niet kan worden gewijzigd zonder wederzijdse goedkeuring. Contractuele vastlegging heeft daarom de voorkeur – óók omdat je daarin specifieker kunt zijn. Bespreek de bepalingen hierin expliciet met je leverancier, zodat je verrassingen achteraf voorkomt.
Gesprek aangaan
Heb je op dit moment al software in gebruik zonder dat er duidelijke exitafspraken zijn gemaakt? Dan is het nog niet te laat. Ga in gesprek met je leverancier en probeer alsnog afspraken vast te leggen. Veel leveranciers zijn bereid om mee te denken, zeker als je uitlegt dat het om continuïteit en risicobeheersing gaat — iets waar zij ook baat bij hebben. Een exitstrategie is dan geen teken van wantrouwen, maar van professioneel risicomanagement. Je bereidt je op die manier voor op een scenario dat je liever niet meemaakt; enigszins vergelijkbaar met het afsluiten van een verzekering of het maken van een back-up.
Betrek bij de selectie van nieuwe software dus niet alleen de gewenste functionaliteiten bij je afweging, maar ook de exitstrategie. Op die manier voorkom je dat je later voor voldongen feiten komt te staan. Bovendien kan een goed vastgelegde exitstrategie ook tegenwicht bieden wanneer je leverancier van plan is om forse prijsverhogingen door te voeren. Als een klant niet ‘vergroeid’ is met het geleverde product, zal de leverancier een discussie met hem of haar over tarieven niet zo snel op de spits drijven.
Praktijkvoorbeeld overstap zonder stress
Een middelgroot accountantskantoor besloot na vijf jaar over te stappen op een nieuw CRM-systeem. Dankzij een vooraf vastgelegde exitstrategie kon het oude systeem netjes worden afgebouwd. De data werden in het afgesproken formaat geleverd en de leverancier ondersteunde het kantoor bij de migratie. Het resultaat? Nauwelijks downtime, geen verlies van klantdata en een soepele overgang. Zonder deze afspraken had het kantoor te maken gekregen met technische obstakels, extra kosten en mogelijk zelfs juridische discussies. De les hieruit: investeren in een exitstrategie betaalt zich dubbel en dwars terug.
Exitstrategie hoort bij softwarekeuze
Een goede exitstrategie is geen sluitpost van het contract met een leverancier. Het zou daarentegen juist een essentieel onderdeel van je softwarekeuze moeten zijn. Door je exitstrategie secuur vast te leggen, verzeker je jullie kantoor van vrijheid, zekerheid en controle op dit gebied. Daardoor kun je blijven doen waar je goed in bent: je klanten ondersteunen, ongeacht de software die je gebruikt.
Petra Kuhl is projectmanager, IT-adviseur en trainer bij Fiscount. Vanuit deze rollen vertaalt ze financiële cijfers naar concrete veranderingen en begeleidt ze organisaties bij digitale transformatie en IT-verandertrajecten. Hiermee helpt ze organisaties sterker en toekomstbestendig te worden.
Wil je weten of jouw softwarecontract voldoende waarborgen biedt voor een soepele exit? Of kun je ondersteuning gebruiken bij het beoordelen of opstellen van ICT-contracten, inclusief exitbepalingen? Dan kan Fiscount ICT Contractbeheer je helpen bij het inzichtelijk maken, beheren én optimaliseren van je ICT-contracten. Zo houd je grip op je IT.
Geef een reactie