Bottleneck-it helpt accountantskantoren hun processen te optimaliseren en te automatiseren. De dienstverlener uit Ede biedt daarvoor eigen oplossingen en ondersteunt door knelpunten in kaart te brengen, data-analyse, strategievorming en software-implementatie. Niels Kamerling, medeoprichter: “We ondersteunen kantoren om maandelijks stapjes te zetten op het gebied van innovatie door zowel het applicatielandschap als de werkprocessen te optimaliseren.” Het maakt voor Bottleneck-it niet uit welke applicaties een kantoor gebruikt. De uitgangspunten voor verbetering zijn de visie van het kantoor en de te behalen resultaten. Op basis van die visie wordt begonnen met de innovatie, waarbij er zo min mogelijk wijzigingen in het applicatielandschap plaatsvinden.
Accountancy Intelligence
Kamerling heeft ervaring in de accountancy en softwareontwikkeling en zag dat het anders kon en moest. “Samen met mijn compagnon, Adriaan Heijboer, kwamen we tot de ontdekking dat dashboards wel overzicht gaven, maar niet of nauwelijks aanzetten tot acties. Tegelijk zagen we dat accountants applicaties wel gebruikten, maar functionaliteiten onbenut lieten of juist inefficiënt werkten.” Het inzicht leidde in een aantal stappen naar de huidige dienstverlening. “Binnen twee jaar switchten we van overzichtsrapportages naar inzicht in hoe applicaties worden gebruikt binnen kantoren en welke acties je moet ondernemen om ze beter te gebruiken. Vanaf het derde jaar combineren we dat met urenrapportages, zodat we kunnen meten of we progressie maken”, vertelt Kamerling. Inzicht en overzicht zijn volgens Kamerling geen doel op zich, maar een eerste stap om te komen tot een datagedreven kantoor. De drang om bij te dragen aan een beter functionerend kantoor, mondde uit in AIDA (Accountancy Intelligence for Datadriven Accountants). AIDA draait op boekhouddata en draagt bij aan een betere datakwaliteit, procesefficiëntie, lagere werkdruk en een hogere marge. “AIDA laat vanuit een overzicht over alle administraties heen zien waar efficiënt wordt gewerkt en waar nog ruimte is voor verbetering door middel van automatisering. De software stelt je in staat proactief te optimaliseren.”
Datagedreven dienstverlening
AIDA is inmiddels de brandstof geworden om kantoren klaar te maken voor datagedreven dienstverlening. Naast het inzicht in de efficiency en kwaliteit van je administraties, laat de software zien hoe de boekhouding en scan-en-herken beter kunnen worden benut en welke boekingen nog ontbreken voordat je een periode afsluit. AIDA draagt zo stapsgewijs bij aan een hogere datakwaliteit. Daarmee ontstaan voor accountantskantoren mogelijkheden om na te denken over meer servicegerichte, moderne en datagedreven dienstverlening. Hoewel AIDA een aantal basisadviezen biedt voor ondernemers, is de software voornamelijk ontwikkeld om interne werkprocessen te optimaliseren. Wil je ondernemers breder advies geven dan raadt Kamerling aan het pakket te combineren met bijvoorbeeld Visionplanner, Liquid of Bizzcontrol: “Die tools zijn gemaakt voor de rapportage aan ondernemers. Wij richten ons op het werk van de accountant en zorgen dat je de cijfers via die tools met honderd procent kunt vertrouwen en delen.”
Datavolwassenheid
Om accountantskantoren een idee te geven van wat ze kunnen verwachten, gebruikt Bottleneck-it het Accountancy Maturity Model. Het model maakt per applicatie inzichtelijk in welke fase van datavolwassenheid het zich bevindt. Kamerling: “Datagedreven werken begint met de juiste inrichting en het creëren van basisstructuren voor processen en technologie. Als de inrichting staat, kunnen accountantskantoren de efficiëntie groter maken door te standaardiseren met bijvoorbeeld templates, RGS en scan-en-herken. Vervolgens kunnen ze de datakwaliteit in boekhoud-, salaris- en fiscale software optimaliseren en automatiseren. Heb je dat zo efficiënt en effectief mogelijk neergezet dan kun je groeien naar een voorspelbaar kantoor. De laatste fase is een datagedreven kantoor, waarbinnen tijd en ruimte ontstaat voor proactief advies waarmee ondernemers groeien.” Kamerling licht toe: “Stel dat een kantoor zeventig procent van de boekhoudingen heeft geautomatiseerd, maar er is nog tien tot vijftien procent verbetering mogelijk. Dan kunnen we inmiddels al goed inschatten wat er gebeurt als dat optimaal draait. Op die manier kunnen we een kantoor aan het begin van een boekjaar al voorspellen wat de omzet wordt, hoe de capaciteitsplanning eruitziet, of er mensen moeten worden aangenomen of dat er juist ruimte is voor nieuwe klanten.
Taken verder automatiseren
Bottleneck-it is onafhankelijk en werkt samen met het accountantskantoor toe naar een toekomstbestendig softwarelandschap. Software die aansluit bij de visie en waarmee klanten het best kunnen worden bediend. Daarbij wordt altijd de afweging gemaakt tussen nieuwe applicaties of bestaande pakketten verder te integreren. Kamerling: “We proberen de ruimte voor verbeteringen altijd te vinden binnen de huidige kaders. Dit kan bijvoorbeeld door taken verder te automatiseren, nieuwe technologieën te implementeren of de manier veranderen waarop medewerkers samenwerken.”
Voor kantoren die twijfelen of ze meer kunnen halen uit hun systemen, heeft Kamerling wel een tip: “We kunnen altijd een eenmalige applicatiescan afnemen. We zien dan direct waar nog rek zit in de mogelijkheden van de automatisering en de manier van werken.”
Kijk voor meer informatie op bottleneck-it.nl
Tekst: Axel Kolthof
Deze bijdrage komt uit Accountancy Vanmorgen met als thema ICT en kengetallen. Dit magazine is verschenen in juli 2025. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av2-2025-ict-en-kengetallen
Geef een reactie