Een uitspraak van Vincent Egt, oprichter en mededirecteur van Yoobi, maakt duidelijk waar het softwarebedrijf voor staat. “Wij zouden heel goed zelf een boekhoudpakket kunnen bouwen. Maar dat is niet onze drijfveer. Het is veel zinvoller aan te sluiten bij pakketten die er al zijn en workflows te verbeteren door slimme koppelingen te leggen. Dat scheelt de gebruiker een hoop gedoe en complexiteit. En als er iets is waar de accountancy niet op zit te wachten, is het nóg meer tijdrovende extra’s.” Yoobi levert software waarmee bedrijven zelf bepalen welke administratieve processen ze willen digitaliseren. De software bestaat uit modules voor onder andere urenregistratie, projectmanagement, facturatie, CRM, verlof- en onkostenregistratie. Deze modulaire opzet maakt het mogelijk klein te beginnen en op te schalen naarmate de organisatie groeit. Dit is ook aantrekkelijk voor grotere organisaties die al bepaalde systemen gebruiken en slechts onderdelen willen automatiseren.
Naadloos koppelen
Yoobi faciliteert en vereenvoudigt financiële processen. Gebruikers stellen naar eigen inzicht modules samen die koppelen met grootboekrekeningen, kostenplaatsen en salarissystemen. API’s zorgen voor het automatisch verwerken van verkoopfacturen. Zo automatiseer je al je bedrijfsprocessen in één overzichtelijk systeem. De impact van automatisering gaat verder dan een PDF genereren: informatie moet direct op de juiste posten worden geboekt, zodat accountants er geen extra werk aan hebben. Vincent Egt: “Accountancy krijgt te maken met veel veranderingen, vooral door strenge wet- en regelgeving, maar ook door personeelskrapte en vakkennis die wegvloeit.
Met onze modulaire software zorg je voor procesoptimalisatie, of dat nu alleen het registreren van uren en declaraties is, of ook facturering en selfbilling – en alles daartussen.” Er is een app ontwikkeld waarmee werknemers zelf onkostendeclaraties uploaden. Alles wat op het bonnetje staat, wordt automatisch vertaald naar bruikbare informatie. “Modulaire software is ongebruikelijk bij SaaS. Dan is je keuze beperkt – pakket A, B of C – en krijg je bovendien te maken met drie verschillende leveranciers. Bij Yoobi kies je alle modules los. Waarom betalen voor een module die je niet nodig hebt, of waarvan het moederbedrijf in Zweden zegt dat je het moet inboeken in het eigen SAP of ERP systeem?”
Repeterend werk
Nu het handhavingsmoratorium op de wet DBA is vervallen, lopen opdrachtgevers bij incorrecte zzp-inhuur risico op naheffingen. Yoobi kan helpen bij het compliant maken van inhuurdossiers waarmee klanten kunnen toetsen of hun inhuurconstructies binnen de wettelijke kaders vallen. Waar de Belastingdienst niet meer helpt met aanwijzingen, vormen Yoobi’s softwarediensten het vangnet. Een ander voorbeeld is de koppeling tussen inkoop en verkoop op projectniveau. Als er bijvoorbeeld een consultant wordt ingehuurd en doorerhuurd aan een klant, kan binnen het systeem exact worden bijgehouden wat de kosten, marge en opbrengst zijn – met automatisch gegenereerde facturen en verantwoording.
Een terugkerend thema bij Yoobi is de focus op het automatiseren van routinematige handelingen. Volgens Vincent zit daar de meeste winst voor gebruikers. “Wegboeken is terugkerend en saai. Laat dat gerust over aan onze softwaremodule, zodat jij je kunt concentreren op het echte werk, zoals kwartaal- en grootboekrekeningen.” Ook verkoopfacturen worden automatisch verwerkt, inclusief btw-verlegging, juiste boekingsposten en terugkerende bedragen. Op het gebied van salarisverwerking worden verlofuren en andere HR-processen eveneens geautomatiseerd. De software anticipeert op ontwikkelingen in wet- en regelgeving, zoals ouderschapsverlof of fiscale aanpassingen, zodat gebruikers niet opnieuw handmatig hoeven bij te sturen.
Modulaire software
Yoobi ontwikkelt, test en ondersteunt de software volledig in eigen huis, met input en feedback van gebruikers. Daardoor is verfijning mogelijk in het koppelen en integreren met bestaande systemen. Data wordt verwerkt in rapportages en dashboards. “Ons idee is dat je het hele administratieve traject automatiseert in een gesloten proces, waarop de accountant aanhaakt. Dat scheelt de accountant veel tijd. Dit zorgt ervoor dat er naast standaard de kwartaalaangifte en de jaarrekening invullen, ook aandacht gaat naar het verdiepen van de klantrelatie, door deskundige advisering. Je wilt toch niet meer bezig zijn met projectregistraties, tarieven, uren en facturen?”
Slimme automatisering
Yoobi’s modulaire software blijkt uitstekend te matchen met de behoefte in de markt. Zo was het 25 jaar geleden al, toen Yoobi alleen nog detacheerder was en leverancier van on-premise software. In 2011 werd Yoobi volledig herbouwd als cloudoplossing met mobiele toepassingen. Sinds 2014 zijn alle gebruikers overgezet naar het nieuwe platform. Met een relatief klein team, vier salesmedewerkers, drie op marketing en drie consultants, bedient Yoobi zowel eenpitters als multinationals. Deze schaalbaarheid bestaat bij de gratie van slimme automatisering, weet Egt. “Ik heb een klant die veertig eigen medewerkers heeft maar soms ook honderd mensen inhuurt. Dan wil je op projectniveau de relatie maken tussen wat je inhuurt en verhuurt. Zodat je precies ziet wat je inkoop is, hoe groot je marge is, wat je bent verschuldigd aan de broker en wat je de klant factureert. Dat moet een-op-een zijn. We bouwen geen vervangende functionaliteiten, maar sluiten aan op wat de gebruiker echt nodig heeft.”
Tekst: Robert van der Broek
Deze bijdrage komt uit Accountancy Vanmorgen met als thema ICT en kengetallen. Dit magazine is verschenen in juli 2025. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av2-2025-ict-en-kengetallen
Geef een reactie