Payroll is geen verlengstuk van finance, maar een essentieel onderdeel van HR. Elke loonstrook weerspiegelt tientallen HR-beslissingen: over in- en uitdiensttreding, contractvormen, overwerk, verlof, pensioen, verzuim. En juist dáár zit de ruimte om te verbeteren. “Laat software voor je werken. Dan komt er tijd vrij voor werk dat er echt toe doet”, zegt René Dijkgraaf, senior HR- en salarisconsultant bij Incomme en mede-eigenaar van HRplugin. In de praktijk zit de salarisadministrateur nog vaak gevangen in operationele drukte, ingehaald door mutaties en deadlines. Daardoor blijft er weinig ruimte over voor reflectie of advies. Dat moet anders, vindt Incomme. Wie zijn processen automatiseert en standaardiseert, krijgt grip én tijd om zijn klanten op een hoger niveau te bedienen.
Nieuwe inzichten
Traditioneel wordt de salarisadministratie beoordeeld op het aantal verloonde werknemers, het declarabel percentage fouten en het aantal klachten. Maar deze cijfers zeggen weinig over de waarde van de dienstverlening. Moderne kengetallen richten zich op output én impact: Hoeveel extra advies is er geleverd? Hoeveel tijd is er bespaard? Hoe tevreden zijn klanten en eindgebruikers? Koert van Loon, directeur van Incomme, is daar helder over: “Stop met het leggen van loonstrook naast loonstrook. Met minder dan vijftienhonderd loonstroken per fte red je het gewoon niet.” Zijn eigen praktijk bewijst dat het anders kan: “Wij draaien vijfduizend stroken per fte dankzij uniforme standaarden, slimme tooling en automatische foutcontroles. Zo komt er ruimte vrij voor écht advies.”
Van reactief naar proactief
Een belangrijk instrument dat Incomme hierbij inzet is de APPK: de Algemene Periodieke Payroll Keuring. Deze automatische kwaliteitscheck analyseert de salarisadministratie op meer dan vijftig punten, fiscale instellingen, contracturen, verloningscodes en premiepercentages en WAB-controles. Zo worden omissies, doublures en foutieve invoer vroegtijdig gesignaleerd. De APPK is in te zetten bij elke klant, groot of klein, en levert concrete verbeteringen op. “Een van onze klanten kreeg dankzij de APPK maar liefst veertigduizend euro aan onterecht betaalde premies terug van de Belastingdienst”, vertelt Dijkgraaf. “Zo’n controle levert dus niet alleen zekerheid, maar ook direct financieel voordeel op.”
Groei met minder werk
Met het programma Double your business ondersteunt Incomme kantoren die hun dienstverlening willen professionaliseren én opschalen. Het uitgangspunt: meer doen in minder tijd, met behoud van kwaliteit. Door processen te standaardiseren, klantportefeuilles te herverdelen en defaults in te zetten, wordt het inrichten en draaien van administraties aanzienlijk efficiënter. “Wij starten niet alleen met een controlerapport, maar we inventariseren ook de manier waarop er wordt gewerkt met systemen”, legt Van Loon uit. “We vergelijken dat met best practices in de markt en starten daarna een verbetertraject.” Het resultaat: meer stroken per fte, meer advies per klant én meer grip op de dienstverlening.
Tijd voor verbinding
Het automatiseren van administraties levert meer op dan tijd en geld alleen. Volgens Jan Willem Poortvliet, directeur Incomme Zuidwest, gaat het uiteindelijk om ruimte voor echte HR-dienstverlening: “Door processen te automatiseren, ontstaat er ruimte om de band met klanten aan te halen en het advies aan hen te professionaliseren. Dat is waar HR werkelijk om draait: collega’s helpen het beste uit zichzelf te halen.” Veel salarisadministrateurs beperken zich in de praktijk tot de basismogelijkheden van hun softwarepakket. Niet omdat ze niet willen, maar omdat ze geen tijd of kennis hebben. Incomme ondersteunt bij het
ontdekken en benutten van de bredere functionaliteiten: van systeemkoppelingen en workflows tot datakwaliteit en compliance.
HR als groeimotor
De meeste accountantskantoren willen hun dienstverlening uitbreiden, maar zoeken naar de juiste ingang. Door HR en payroll écht te integreren, ontstaat er een logische uitbreiding van het aanbod. Incomme helpt daarbij, niet alleen met tooling maar ook met detachering, training en strategisch advies. Van Loon: “Met de juiste begeleiding evolueren onze klanten van een
administratiekantoor naar een volwaardige HR-servicepartner. Klanten krijgen het gevoel dat ze grip hebben op hun HR- en salarisprocessen, zonder dat ze zelf expert hoeven te zijn.”
Vooroplopen met AI
De volgende stap? Slimme technologie zoals AI en integratieplatformen. Incomme investeert hierin om klanten nog beter te kunnen ondersteunen. “Via tools zoals HRplugin koppelen we systemen naadloos aan elkaar. En met AI-tools kunnen we patronen herkennen, fouten voorspellen en repetitieve taken automatiseren.” Ook biedt Incomme trainingen en consultancy aan voor HR- en salarisprofessionals die AI willen inzetten in hun dagelijkse werk. Zo blijven kantoren niet alleen up-to-date, maar lopen ze ook voorop.
Reken op meer waarde
Het aantal stroken per fte is niet langer het enige kengetal dat telt. Door slim te automatiseren, systemen te koppelen en HR-dienstverlening uit te bouwen, ontstaat een schaalbaar en toekomstbestendig model. De toegevoegde waarde ligt niet in de administratie zelf, maar in wat je daarmee mogelijk maakt: ruimte, regie en relatie.
Of zoals Van Loon het zegt: “Double your business in a week – als je durft los te laten wat je nu tegenhoudt.”
Tekst: Robert van der Broek
Deze bijdrage komt uit Accountancy Vanmorgen met als thema ICT en kengetallen. Dit magazine is verschenen in juli 2025. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av-2-2025-ict-en-kengetallen/
Geef een reactie