Waarom kost afletteren vaak nog onnodig veel tijd?
In veel administratiekantoren wordt nog dagelijks tijd besteed aan het afletteren van openstaande posten. Het koppelen van betalingen aan facturen, het checken van betaaldata en het zoeken naar afrondingsverschillen. Het klinkt vast bekend, maar is allesbehalve efficiënt. Zeker als jouw klant een webshop heeft en er dagelijks veel transacties binnenkomen. Hoe meer handelingen, hoe groter de kans op fouten. Bovendien kosten deze taken waardevolle tijd die je liever aan belangrijkere zaken besteedt zoals de advisering van jouw klanten.
Hoe automatische boekhoudkoppelingen het verschil kunnen maken
Het afletterproces is juist bij klanten met een hoog volume goed te automatiseren. Boekhoudkoppelingen zorgen ervoor dat gegevens tussen systemen automatisch worden uitgewisseld. Denk aan betalingen die gedaan worden via Mollie, Stripe of PayPal die direct in de boekhoudsoftware zoals Exact Online of Twinfield terechtkomen. Wanneer jouw klant over een webshop beschikt is ook deze te koppelen aan het boekhoudpakket waardoor automatisch afletteren ook met een webshop mogelijk is.
Voor koppelingen tussen boekhoudpakketten, betaalsystemen en webshops biedt Combidesk verschillende boekhoudkoppelingen aan. Deze zorgen ervoor dat facturen en betalingen gematcht worden, zonder dat je hier zelf nog iets voor hoeft te doen. Dit scheelt niet alleen tijd, maar voorkomt ook dat je fouten maakt.
Minder fouten, meer grip
Fouten in de boekhouding kunnen vervelende gevolgen hebben. Van onbetrouwbare rapportages tot boetes of misgelopen btw-teruggaven. Zeker bij klanten met veel kleine betalingen is het risico op foutieve koppelingen of dubbele invoer groot. Door te automatiseren werk je niet alleen sneller, maar ook foutloos. Je houdt grip op de cijfers, en jouw klant heeft op elk moment inzicht in de actuele stand van zaken.
Wat kost een boekhoudkoppeling eigenlijk?
Een veelgestelde vraag bij automatiseren is: wat kost het? Gelukkig zijn de kosten van een Combidesk koppeling overzichtelijk. Voor een vast maandbedrag vanaf €18 per maand profiteer je van een automatische synchronisatie tussen een boekhoudpakket, betaalsysteem en, indien relevant, een webshop. Zeker wanneer je rekent hoeveel uur handmatig werk je daarmee voorkomt, is het een investering die zich snel terugbetaalt.
Daarnaast zijn de meeste koppelingen eenvoudig te installeren zonder dat hier technische kennis of een dure developer voor nodig is. Zo kunnen jij en je klant snel aan de slag.
Wat betekent dit voor jouw klant?
Voor jouw klant betekent automatisch afletteren vooral minder omkijken naar de administratie. Transacties worden verwerkt zonder tussenkomst en fouten worden geminimaliseerd. Voor jou als accountant betekent dit meer tijd, minder herstelwerk en meer ruimte voor advies.
Automatisch afletteren is dus niet langer een luxe, maar een slimme stap naar efficiënte dienstverlening. Benieuwd hoe je dit snel in de praktijk brengt? Bekijk dan de mogelijke boekhoudkoppelingen van Combidesk.
Ja hoor, als ik het boekhoudpakket alles automatisch zou laten afletteren, dan heb ik als resultaat een compleet vervuilde crediteuren/debiteurenlijst gevuld met onjuiste en dubbele afboekingen. Dat laatste vind ik het meest irritante. Waarom kan het pakket niet eerst signaleren dat er een dubbele betaling plaats vindt? Eigenlijk vind ik dat er een controle in de betalingssystemen moeten komen voor klanten die niet vanuit het pakket een betaling wegzetten. De bank laat je rustig 2 keer voor iets betalen. Lijkt mij heel simpel om het factuurnummer en IBAN als controlemiddel te gebruiken.
Natuurlijk moet er dan wel foutloos ingevoerd worden.
En het komt redelijk vaak voor dat het pakket aangeeft dat het goede match maakt en vervolgens klik je deze aan en dan klopt daar geen snars van. Het pakt willekeurig wat nota’s en boekt maar wat af. Ook op nota’s die dan deels open blijven staan.
En zelf heb ik zeer slechte ervaringen met een vrachtvervoerder. Dan moet je eerst een betaling doen voor invoerrechten en btw met als betalingskenmerk het vrachtnummer. Vervolgens krijg je een factuur met bijbehorend vrachtnummer en daarbij de vrolijke mededeling dat je de factuur nog volledig moet voldoen. En dan begint de pret. De verantwoordelijke afdeling is kennelijk geoutsourced, dus dat communiceert ook geweldig. Op een gegeven kreeg ik zelfs na 7 maanden nog een herinnering dat ik niet betaald had. Toen was de maat wel vol.
Ja hoor, als ik het boekhoudpakket alles automatisch zou laten afletteren, dan heb ik als resultaat een compleet vervuilde crediteuren/debiteurenlijst gevuld met onjuiste en dubbele afboekingen. Dat laatste vind ik het meest irritante. Waarom kan het pakket niet eerst signaleren dat er een dubbele betaling plaats vindt? Eigenlijk vind ik dat er eerder een controle in de betalingssystemen moet komen voor klanten die niet vanuit het pakket een betaling wegzetten. De bank laat je rustig 2 keer voor iets betalen. Lijkt mij heel simpel om het factuurnummer en IBAN als controlemiddel te gebruiken.
Natuurlijk moet er dan wel foutloos ingevoerd worden.
En het komt redelijk vaak voor dat het pakket aangeeft dat het goede match maakt en vervolgens klik je deze aan en zie je dat daar geen snars van klopt. Het pakt willekeurig wat nota’s en boekt maar wat af. En kijk je naar het totaal van de nota’s, dan matched dat totaal niet met het betaalde of ontvangen bedrag.
AI is leuk, maar foutloos?? Ho maar!
En zelf heb ik zeer slechte ervaringen met een vrachtvervoerder. Dan moet je eerst een betaling doen voor invoerrechten en btw met als betalingskenmerk het vrachtnummer. Vervolgens krijg je een factuur met bijbehorend vrachtnummer en daarbij de vrolijke mededeling dat je de factuur nog volledig moet voldoen. En dan begint de pret. De verantwoordelijke afdeling is kennelijk geoutsourced, dus de communicatie met de verantwoordelijke afdeling werkt ook geweldig. Op een gegeven moment kreeg ik zelfs na 7 maanden nog een herinnering dat ik een factuur niet betaald had. Ehh, zonder voorafgaande betaling wordt het pakket niet eens vrijgegeven. Toen was de maat met dit bedrijf wel vol.