Als je HR- en salarisvragen voor klanten oppakt, herken je dit waarschijnlijk. Je krijgt een praktische vraag, maar om goed te kunnen antwoorden moet je eerst scherp krijgen om welke situatie het precies gaat. Bij bewaartermijnen betekent dat bijvoorbeeld dat je moet weten over welk type werknemersgegevens het gaat, omdat de regels per categorie kunnen verschillen. Juist dat onderscheid bepaalt of er een wettelijke bewaartermijn geldt, of dat de klant zelf een redelijke termijn moet vaststellen. In dit artikel leggen we je alles uit over de bewaartermijnen
Wat zegt de wet over bewaartermijnen?
De AVG bepaalt dat persoonsgegevens niet langer mogen worden bewaard dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Dat betekent dat je per categorie gegevens moet kunnen uitleggen waarom die gegevens worden bewaard en hoe lang.
In de praktijk werk je daarom met 2 soorten bewaartermijnen:
Wettelijke bewaartermijnen
Voor sommige gegevens gelden specifieke wettelijke verplichtingen.
Zelf vastgestelde bewaartermijnen
Voor gegevens zonder wettelijke termijn bepaalt de organisatie zelf een redelijke termijn, passend bij het doel van de verwerking.
Voor jouw klantwerk zit hier vaak de belangrijkste stap. Veel organisaties behandelen alle werknemersgegevens alsof daarvoor dezelfde bewaartermijn geldt. Dat lijkt praktisch, maar klopt meestal niet en vergroot het risico op fouten.
Gegevens met wettelijke bewaartermijn
Voor een deel van de werknemersgegevens geldt een wettelijke bewaartermijn. In dat geval bepaal je de termijn niet zelf, maar volg je de regels uit wetgeving en de bijbehorende overheidsbronnen. In de praktijk haal je die termijnen dus niet uit 1 overzicht, maar per type gegevens: voor personeelsdossier en AVG-uitgangspunten kijk je naar de Autoriteit Persoonsgegevens, voor loonadministratie en fiscale bewaarplicht naar de Belastingdienst, en voor de bewaarplicht van een kopie identiteitsbewijs naar Rijksoverheid.
Gegevens zonder wettelijke bewaartermijn
Voor gegevens waarvoor geen wettelijke bewaartermijn geldt, zoals functioneringsverslagen of interne notities, moet de organisatie zelf een redelijke termijn bepalen.
Als je een klant hierbij helpt, is het handig om eerst deze vragen langs te lopen:
- Is het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld nog relevant?
- Kunnen de gegevens worden geanonimiseerd?
- Is het bewaren van de gegevens een onnodige inbreuk op de privacy van de werknemer?
Met deze vragen help je de klant om keuzes beter te onderbouwen. Dat is niet alleen praktisch voor de inrichting van het proces, maar ook belangrijk als er later vragen komen over bewaartermijnen of verwijdering.
Wat zijn de risico’s van niet-naleving?
Niet naleven van de AVG kan leiden tot boetes en reputatieschade. Daarnaast kunnen werknemers of sollicitanten een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan betekenen dat je klant moet uitleggen waarom gegevens nog worden bewaard, en in sommige gevallen volgt er een onderzoek of verdere opvolging.
Veelvoorkomende fouten zijn:
- Gegevens bewaren zonder duidelijk doel
- Verouderde gegevens niet op tijd verwijderen
- Onvoldoende beveiliging van persoonsgegevens
Er is vaak onduidelijkheid over wie bewaartermijnen bewaakt. Ligt dat bij de klant zelf, bij HR, bij systeembeheer of deels bij een externe dienstverlener? Als dat niet duidelijk is afgesproken, blijft informatie vaak langer bewaard dan nodig, of wordt juist te vroeg verwijderd.
Deze of andere arbeidsrechtelijke vragen snel beantwoord?
Wil jij weten welke bewaartermijn geldt voor de werknemersgegevens van jouw klant of heb je andere vragen die raken aan het arbeidsrecht. Op 2 april om 10:00 geven we een Webinar over hoe jij AI kunt inzetten om snel en betrouwbaar antwoord te verkrijgen op arbeidsrechtelijke vragen.
We laten zien hoe jij met Pascal-AI arbeidsrechtelijke vragen kunt beantwoorden, casussen kunt behandelen of brieven & overeenkomsten kunt opstellen op basis van wetgeving en de geldende cao. Zo kun jij arbeidsrechtelijke vragen van jouw klanten altijd snel en juridisch juist behandelen.
Geef een reactie