Vooral het afletteren van betalingen kan veel tijd kosten. Door webshops, betaalprovider en boekhoudpakket te koppelen, kun je dit proces grotendeels automatiseren en bespaar je al snel uren per maand.
Waarom afletteren bij e-commerce klanten zoveel tijd kost
De administratie van een webshop ziet er anders uit dan die van veel andere bedrijven. Waar een dienstverlener misschien enkele tientallen facturen per maand verstuurt, kan een webshop dagelijks tientallen of zelfs honderden bestellingen verwerken.
Stel dat jouw klant dagelijks 50 bestellingen verwerkt via een webshop. Al deze betalingen lopen via een betaalprovider zoals Mollie of PayPal. Zonder koppelingen moet je al deze transacties handmatig controleren en matchen in het boekhoudpakket om ervoor te zorgen dat de facturen correct worden afgeletterd. Dat kan al snel enkele uren per maand kosten.
De oorzaak: systemen die niet automatisch met elkaar synchroniseren
Veel e-commerce ondernemers gebruiken verschillende tools voor hun bedrijfsvoering. Denk aan webshops zoals Shopify en WooCommerce, PSP’s zoals Mollie en Paypal voor betalingen en boekhoudpakketten als Exact Online en Moneybird voor de administratie.
Deze systemen werken afzonderlijk van elkaar erg goed, maar zijn niet standaard met elkaar verbonden. Hierdoor moeten orders en betalingen handmatig worden overgezet of gecontroleerd. Het gevolg: je bent veel tijd kwijt aan het zoeken naar betalingen, het controleren van transacties en het afletteren van openstaande posten.
De oplossing: automatisch afletteren
Door zowel de webshop als de PSP te koppelen aan het boekhoudpakket kun je het proces grotendeels automatiseren. Het proces ziet er dan als volgt uit:
- Een klant plaatst een bestelling in de webshop: de order wordt geplaatst in de webshop van jouw klant.
- De betaling verloopt via de PSP: de bestelling wordt betaald via een betaalmethode zoals iDEAL, creditcard of een andere betaalmethode. De PSP verwerkt deze betaling.
- De order wordt gesynchroniseerd naar de boekhouding: via een koppeling tussen de webshop en het boekhoudpakket wordt de order automatisch doorgestuurd naar het boekhoudpakket en daar als openstaande post weggezet.
- De betaling wordt opgehaald en gematcht: de koppeling tussen de PSP en het boekhoudpakket haalt tegelijkertijd de transactie op bij de PSP en koppelt deze automatisch aan de juiste openstaande post in de boekhouding. Deze wordt vervolgens automatisch afgeletterd.
Dankzij de twee koppelingen sluit de keten van webshops, betaling en administratie naadloos op elkaar aan.
Wat levert dit jou als kantoor op?
Zeker bij klanten met veel transacties kan het handmatig verwerken van betalingen een flinke tijdsinvestering zijn. Door dit proces te automatiseren:
- Bespaar je veel administratieve tijd.
- Verklein je de kans op fouten in de administratie.
- Is de administratie altijd actueel.
- Wordt de maand- of kwartaalafsluiting eenvoudiger.
Daarnaast ontstaat er meer ruimte om jouw klant te adviseren, in plaats van tijd te besteden aan handmatige verwerking. Precies waar jouw toegevoegde waarde ligt.
De rol van koppelingen
Om automatisch afletteren mogelijk te maken, zijn koppelingen nodig tussen zowel de webshop en het boekhoudpakket als tussen de PSP en het boekhoudpakket.
Combidesk biedt koppelingen tussen diverse webshops, PSP’s en boekhoudpakketten, waardoor orders en betalingen automatisch worden gesynchroniseerd en afgeletterd. Benieuwd welke integraties mogelijk zijn? Bekijk dan de verschillende boekhoudkoppelingen van Combidesk.
Geef een reactie