De automatische koppeling tussen bankrekening en boekhoudsoftware maakt boekhouden sneller, makkelijker en minder foutgevoelig. Toch durft nog niet elke boekhouder of accountant het aan. Want is het niet onveilig en foutgevoelig om gegevens van de bank automatisch in de boekhouding te laten stromen?
In deze blog zet ik graag de vijf misverstanden over de bankkoppeling die ik het meest hoor voor je op een rij.
Misverstand 1: Een bankkoppeling maakt je bankrekening onveilig
Is het een risico om vanuit boekhoudsoftware een data-uitwisseling te starten met internetbankieren? Dat zou je kunnen denken, vooral omdat je met sommige combinaties van banken en boekhoudsoftware zelfs betalingen vanuit de boekhoudsoftware kunt doen. Toch is het niet zo dat iemand die zich toegang verschaft tot het boekhoudsoftware, de bankrekening leeg kan trekken. Betalingen vanuit het boekhoudprogramma worden ingepland en klaargezet. Deze worden niet meteen door de bank verwerkt. Vanuit internetbankieren moeten ze nog worden goedgekeurd. De bankrekening blijft dus ook met een koppeling met boekhoudsoftware even goed beveiligd als altijd.
Misverstand 2: Er kunnen fouten de boekhouding insluipen
Als transacties automatisch worden verwerkt, maar op de verkeerde post worden gezet, moet dit nog worden gecontroleerd in het boekhoudprogramma. Je kunt altijd terug naar het originele (MT940-) bestand dat de bank heeft aangeleverd. Conceptverwerkingen kunnen worden teruggezet. Je kunt ook terugzien onder welke posten de bankregels zijn weggeboekt. Als de automatische herkenning niet goed gaat, kunnen de boekingsinstructies hierop worden aangepast. Je leert je boekhoudprogramma zo steeds beter om je af- en bijschrijvingen goed te herkennen. Uiteindelijk zal bijna elke betaling foutloos worden verwerkt.
Bovendien voorkom je veel fouten met een bankkoppeling. De kans is veel kleiner dat je betalingen over het hoofd ziet. Als een factuur wordt voldaan, maar de betaling wordt later weer gestorneerd of een ingeplande betaling wordt geweigerd, zie je dat meteen in het boekhoudprogramma, want de oorspronkelijke factuur is weer beschikbaar. Elke dag krijg je bovendien de meest recente ontwikkelingen in je boekhouding. De kans dat je transacties over het hoofd ziet, wordt zo ook heel klein. Lees hierover meer in de blog ‘Van kas- naar factuurstelsel‘.
Misverstand 3: Je moet een IT’er zijn om de koppeling te kunnen maken
Het instellen van de bankkoppeling is niet zo moeilijk. Banken en leveranciers van boekhoudsoftware geven hier op hun website heldere instructies over. Het vervolgens instellen van instructies voor bankregels is niet moeilijk als je de mogelijkheden binnen het boekhoudpakket kent. Wie basale boekhoudkennis heeft, kan ervoor zorgen dat betalingen op de goede manier worden verwerkt. Kennis van IT is echt niet nodig.
Misverstand 4: Voor de koppeling moet je inloggen in de boekhoudsoftware
De eigenaar van de bankrekening hoeft geen account te hebben bij de boekhoudsoftware om een koppeling te kunnen maken. Een boekhouder of accountant kan dus een automatische koppeling maken met de rekening van zijn klant, zonder dat de klant een account bij de boekhoudsoftware heeft. Hiervoor krijgt de klant een eenmalige code, die hij via internetbankieren invoert.
Misverstand 5: Een koppeling kan slechts worden gemaakt met één bankrekening
Het komt best vaak voor dat een ondernemer meerdere bankrekeningen heeft bij dezelfde bank of zelfs verschillende banken. Verschillende bankrekeningen kunnen echter prima aan dezelfde financiële administratie worden gekoppeld. De gebruiker van de bankrekening kiest zelf welke gegevens hij allemaal aan het boekhoudprogramma door wil sturen. Omdat de meeste boekhoudsoftware IBAN-rekeningnummers, factuurnummers en dergelijke automatisch herkent, worden mutaties vanaf verschillende bankrekeningen op dezelfde manier in de administratie verwerkt.
Mike van Egdom werkt bij de afdeling Partner Management van Wolters Kluwer Tax & Accounting Nederland
Wil je graag lezen wat een bankkoppeling je oplevert en hoe je zelf eenvoudig een bank koppelt aan je boekhouding? Lees mijn blog ‘Efficiënter boekhouden met een bankkoppeling’.
Geef een reactie