Wie houdt in Nederland een standaard grootboekschema tegen?

De grote hamvraag is waarom we in een tijd dat iedereen zijn mond vol heeft robotic accounting, real-time boekhouden, audits en data-analyses nog geen standaard grootboekschema gebruiken in Nederland. Wie houdt dat tegen, vraagt Gerard Bottemanne van onderzoeksbureau GBNED zich af.

Onze zuiderburen hebben een standaard (verplicht) grootboekschema, net als in Frankrijk, Spanje, Portugal, Noorwegen en ongetwijfeld nog andere landen. Als ik bij leveranciers van boekhoudsoftware vraag naar een basis rekeningschema dan lijken die best op elkaar. Het zelfde geldt ongetwijfeld voor grootboekschema’s die gehanteerd worden bij administratie- en accountantskantoren. Zelf ben ik opgegroeid met het Bakker stelsel, een grootboekschema dat volgens mij door 95% van ondernemend Nederland nog steeds uitgangspunt is, al dan niet via een accountants- of administratiekantoor.

Nadeel

Een nadeel zou kunnen zijn dat een standaard grootboekschema niet in voldoende mate is toegesneden op de activiteiten van een individuele organisatie. Maar de tijd dat we alles in één grootboekschema stopten, met als resultaat een schema dat oploopt tot soms wel duizend of zelfs meer rekeningen voor een organisatie, is allang voorbij.

De meeste boekhoudsystemen beschikken over meerdere (in elk geval twee) boekingsdimensies en sub administraties, zoals kostenplaatsen, projecten, voorraad, verplichtingen, vaste activa, werkkosten en natuurlijk BTW en ICP. Dat betekent dat er geen enkele noodzaak is om een grootboek vol te stoppen tot soms wel duizend rekeningen.

Voor externe rapportages koppelen we vervolgens allemaal onze eigen rekeningschema aan, soms logge, rapportagesystemen waarmee we een kolommenbalans uitwisselen om vervolgens te komen tot een jaarrekening in XBRL-formaat. XBRL koppelen aan de bron is nooit van de grond gekomen.

RGS

Rond 2013 werd RGS (ReferentieGrootboekschema) gelanceerd als een brug tussen bestaande grootboekschema’s en rapportages, zoals in XBRL. Oftewel we koppelen ons rekeningschema aan RGS en daarna wordt RGS weer gekoppeld aan XBRL om vervolgens een aangeleverde rapportage weer terug te vertalen naar een in-huis formaat bij de uitvragende partij. Een paar slimmeriken zijn RGS direct gaan gebruiken als standaard rekeningschema, soms met alleen wat moeite wat betreft het gebruik van RGS niveau 4 (rekeningen) en RGS niveau 5 (mutaties).

Plan

Als we gebruik zouden maken van één standaard grootboekschema zijn we ook in één keer af van al dat koppelen. Dat een standaard grootboekschema niet in een paar weken of zelfs maanden is in te voeren binnen alle administraties in Nederland behoeft verder geen toelichting. Een mogelijk (uiteraard nader uit te werken) plan is:

1. RGS op niveau 4 (grootboekrekeningen) beschouwen als standaard rekeningschema en eventuele omissies daarbij in RGS verhelpen.
2. Nieuwe administraties (p.s.v.r. komen er elke dag nieuwe bedrijven bij in Nederland) wat betreft het grootboek direct baseren op RGS niveau 4.
3. Het grootboek binnen bestaande administraties koppelen aan RGS niveau 4.
4. Het grootboek binnen bestaande administraties uiteindelijk omzetten naar RGS niveau 4.
   (een aantal organisaties zouden stap 3 kunnen overslaan).

Mijn vraag is in eerste instantie aan organisaties als de NBA, NOAB, VNO/NCW, MKB Nederland, ZZP Nederland, Ministeries van Binnenlandse zaken, Economische zaken en Financiën om op korte termijn aan te geven wat hun eventueel tegenhoudt om met vereende krachten te zorgen dat we in Nederland straks over een standaard grootboekschema (op basis van RGS) beschikken. En wat nodig is om eventuele bezwaren van tafel te krijgen.

Gerard Bottemanne, Onderzoeksbureau GBNED.