Nog lang niet ieder kantoor heeft echt grip op de gegevens van zijn klanten, zo blijkt uit de tweede AV-enquête van begin dit jaar. Er is nog steeds een flinke groep die dashboards voor managementinformatie ten behoeve van de ondernemer niet aanbieden. Kortom: accountancy is een branche met kantoren die vooroplopen, maar er zijn ook kantoren die toch nog steeds de kat uit de boom kijken.
Op ICT-gebied is er voor accountants- en administratiekantoren heel veel mogelijk. Maar gebruiken kantoren dat nu ook echt? Begin dit jaar hielden we onze tweede AV-enquête. En zoals altijd begin je een verhaal vol optimisme. Wat zijn de verwachtingen van jouw kantoor voor 2020? Immers, alle conjunctuurindicatoren wezen begin dit jaar de goede kant op. De werkloosheid was met minder dan 3% historisch laag. Begrotingstekorten kwamen niet voor. Kortom, de financiële uitgangspositie voor Nederland zag er goed uit.
Dat bleek ook uit de AV-enquêtes. In 2019 verwachtte 64,7% van de vorig jaar ondervraagde kantoren een gezonde groei voor hun kantoor en begin dit jaar lag dit percentage met 67% van de ondervraagde kantoren nog een stukje hoger. Meer dan 360 lezers beantwoordden onze vragen. 38% was verbonden aan een administratiekantoor, 57% aan een accountantskantoor en een kleine groep van 5% onder de noemer (fiscaal) advies. Administratiekantoren in ons onderzoek zijn gemiddeld kleiner dan accountantskantoren. 72,8% van de administratiekantoren kent een bezetting van 1 tot 5 fte. Bij accountantskantoren was dat 24,3%.
Hoe gaan accountants om met ICT?
We vroegen deelnemers onder andere naar hun verwachtingen ten aanzien van ICT-bestedingen, de tijdsbesteding aan samenstelwerkzaamheden alsook naar de wens c.q. de bereidheid te veranderen van softwareleverancier. Daarnaast wilden we weten in hoeverre kantoren gebruikmaken van praktische toepassingen als managementdashboards en kengetallen op maat van de ondernemer, portalsoftware, crm-systemen, workflow c.q. practicemanagementsoftware en het digitaal ondertekenen van stukken door cliënten. Ook vroegen we naar het gebruik van geautomatiseerde factuurherkenning, bankkoppelingen en hoeveel procent van de klanten hun administratie online voert.
Samenstellen kost minder tijd dan vijf jaar geleden
De tijdwinst die kantoren aangeven wat betreft het samenstellen van jaarrekeningen nu en vijf jaar geleden – zie figuur 1 – is fors. Een ruime meerderheid geeft aan hier flink wat tijdwinst te hebben geboekt. Maar toch is hier ook een – kleine – groep achterblijvers.
Dezelfde vraag – zie figuur 2 -hebben we ook gesteld over de tijd besteed aan het opstellen van BTW- en loonaangiftes.
De tijdsbesteding voor het invullen van IB- en VpB-aangiften – zie figuur 3 – laat ook een vergelijkbare trend zien.
Er komt opnieuw een vergelijkbaar beeld uit. Ruim 60% van de kantoren geeft aan hier in de afgelopen jaren flink aan efficiency te hebben gewonnen. Deze productiviteitsstijging zien we in vrijwel alle segmenten van groot tot klein en er zijn nauwelijks verschillen tussen accountants- en administratiekantoren.
Een andere vraag is in hoeverre kantoren grip hebben op hun workflow. Daartoe hebben we de vraag gesteld hoeveel tijd het kost om de juiste klantdocumenten op te vragen. De mogelijke antwoorden liepen van 1 (veel tijd) tot 5 (heel weinig tijd). De groep die hier – naar eigen inzicht – een ruime voldoende of meer scoort – dus 4 en 5 – is toch een relatief magere 40,6%. Bijna 60% van de kantoren scoort hier niet hoger dan 3 uit 5. Waarschijnlijk nog veel te winnen voor kantoren (zie onderstaande tabel)
1 veel tijd 3,3%
2 14,8%
3 41,1%
4 30,1%
5 weinig tijd 10,7%
Kijken we nog even naar de kantooromvang in deze groep dan zien we dat kleinere kantoren het hier makkelijker hebben dan grotere. Kantoren met een omvang van tot en met 10 medewerkers zijn hier licht oververtegenwoordigd. Ruim 62% van de kantoren met een score van 4 of 5 komt uit deze groep. Terwijl deze groep bestaat uit 58,4% procent van de respondenten. Een verklaring kan zijn dat klanten van kleinere kantoren doorgaans minder complex zijn en dat minder klanten ook leidt tot minder opbergproblemen.
ICT-bestedingen bij veel kantoren fors hoger
De overgrote meerderheid van kantoren ziet de ICT-kosten toenemen. Dat blijkt niet alleen uit de cijfers over 2019, maar ook uit de verwachtingen voor dit jaar. Slechts 10% van de kantoren gaf aan in 2019 minder aan ICT te hebben uitgegeven dan in 2018, zie figuur 4. Maar dat zijn wel uitzonderingen, meer dan 76% van de kantoren noteren hier stevige kostenverhogingen:
Voor een overgroot deel van de kantoren zijn de ICT-kosten dus flink gestegen. Bij ruim 35% van de kantoren zelfs met meer dan 10%. De verwachtingen voor dit jaar – zie figuur 5 – sluiten daar ongeveer op aan.
ICT-kosten die tussen 5 en 10% van de kantooromzet bedragen, zijn in de branche normaal. 41% van de ondervraagde kantoren geeft dit getal op. Voor 9,7% van de kantoren is dat percentage zelfs meer dan 10% van de omzet. 30,9% geeft aan dat hun ICT-kosten lager liggen dan 5% van de behaalde omzet. Uit de enquête komt geen beeld naar voren dat de ICT-kosten per segment fors van elkaar afwijken. Het is dus niet zo dat bij kleinere kantoren de ICT-kosten relatief hoger of lager liggen.
De software top 5-lijsten
Het aanbod van accountingsoftware voor ondernemers en voor accountants- en administratiekantoren is ruim. In de enquête zien we een aantal dominante partijen voor de verschillende soorten software.
De accountingsoftware top 5 ziet er als volgt uit:
- Exact 57,7%
- Twinfield 27,3%
- Snelstart 26,2%
- Unit 4 Multivers 19,2%
- Visma 13,4%
De top 5 + 1 fiscale software voor BTW laat ook allemaal de bekende namen zien:
- Nextens 25,3%
- Exact 23,6%
- Unit 4 Fiscaal Gemak 20,6%
- Twinfield 15,8%
- Site Belastingdienst 13,6%
- Snelstart 12,8%
De top 5 software voor IB- en VpB-aangiften, met twee dominante aanbieders, is als volgt:
- Elsevier Nextens 30%
- Unit 4 Fiscaal Gemak 28,1%
- Afas 14,8%
- Avanzer 7,8%
- Kluwer Belastingpraktijk 5,3%
Managementdashboards
Ten slotte nog één lijstje. Managementdashboards zijn erop gericht ondernemers te ondersteunen door dashboards aan te bieden waarop de ondernemer en de accountant snel en eenvoudig kengetallen vanuit de administratie kunnen uitlezen. Dergelijke dashboards worden nog lang niet overal gebruikt. Ruim 30,7% van de ondervraagden geeft aan dit niet aan te bieden. In die groep zijn kleinere kantoren wel weer oververtegenwoordigd. De lijst is als volgt:
- Visionplanner 38%
- Standaard boekhoudsoftware 21,7%
- Power BI 8,7%
- Infine 4,2%
- Gearsoft 2,8%
Overstappers
Uit ons onderzoek blijkt dat bijna de helft – 47,6% – van de ondervraagden nadrukkelijk op zoek is naar andere softwareaanbieders. Daarbij springen er twee categorieën uit. 20% van de ondervraagden is op zoek naar andere rapportagesoftware voor het opstellen van jaarrekeningen en 15% is op zoek naar software voor het kunnen opstellen van managementdashboards.
Zie hieronder de top 5 veranderwensen:
- Rapportage jaarrekening 19,8%
- Managementdashboards 15,3%
- Accountingsoftware 9,7%
- IB- en VpB-aangiften 8,1%
- Salarissoftware 6,4%
Voor BTW-aangiften geeft 5,3% van de ondervraagden aan op zoek te zijn naar een andere aanbieder. Het betekent in ieder geval dat ruim 13% op zoek is naar andere fiscale software. Ook hier zijn er geen groepen die er zeer expliciet uitspringen. Kleinere kantoren met minder dan 10 fte lijken minder op zoek te zijn naar nieuwe software, zij scoren 45%. Kantoren met tussen de 20 en de 100 fte’s scoren met 54% weer boven het gemiddelde.
In alle segmenten kantoren die vooroplopen
In een eerdere AV hebben we ruimschoots aandacht besteed aan de verschillende karaktertrekken van accountantsen administratiekantoren. De Local Hero richt zich op het (kleine) MKB in de directe omgeving. De belangrijkste taken zijn: accounting, fiscale aangiften, jaarrekening en misschien verloning. Het Full-Servicekantoor verricht dezelfde diensten, maar is groter en heeft meer (advies)expertise in huis. Denk hierbij aan een fiscalist, ondernemingsrecht, arbeidsrecht, financiële planning. De klantenkring verschuift hier van en lokaal en naar regionaal. De Specialist richt zich expliciet op een of meerdere branches. Denk aan kantoren die zich richten op de zorg, automotive, horeca, en dergelijke. De klantenkring overstijgt als het goed is al gauw het lokale en regionale.
Groter niet automatisch beter
We kunnen niet automatisch de conclusie te trekken dat grotere kantoren het beter doen dan kleinere. Als kantoren groei verwachten – en dat is dit jaar geen eenvoudige prognose – dan wordt dat nog steeds voor een groot deel behaald met traditionele dienstverlening. Er resteert wel één andere belangrijke kanttekening: aan de onderkant van de markt zien we een nadrukkelijke beweging van het aanbieden van accountingservices rechtstreeks aan kleine ondernemers en ZZP’ers. Voor deze groep kleine ondernemers raakt het administratie- of accountantskantoor daarmee buiten beeld. Immers: de fiscale aangifte en het opstellen van jaarcijfers van deze kleine ondernemers kunnen integraal worden geautomatiseerd. Dit blijft een bedreiging voor de markt. Immers, de verwachting dat dergelijk aanbod in de toekomst niet toeneemt lijkt ons erg optimistisch. Op alle niveaus blijft het echter van belang kennis, vertrouwen en betrouwbaarheid toe te voegen aan je dienstverlening.
Deze bijdrage is ook opgenomen in het ICT & Kantoortijdschrift. Klik hier voor de online versie van het tijdschrift.
Meer weten over ICT & Kantoor? Op het ICT & Kantoorcongres op dinsdag 8 september 2020 gaan we in op jouw type kantoor, de rollen die daarbij horen en hoe je die kunt invullen.
Geef een antwoord