Veel intermediairs hebben er in de afgelopen jaren voor gekozen om het samenstellingsproces van de jaarrekening op te splitsen in twee fasen. In de ene fase werken zij de kolommenbalans uit, in de andere fase stellen zij de jaarrekening samen. De meeste kantoren die dit gesplitste proces hebben omarmd, geven nu aan dat ze dit liever al veel eerder hadden gedaan. Tegelijkertijd zijn er ook kantoren die niet helemaal tevreden zijn over hun keuze hiervoor. Wat zijn de voordelen – en welke knelpunten liggen er op de loer?
‘Gesplitst werken’ sluit goed aan op de trend van werken in de actualiteit. Administraties worden (onder meer door online boekhouden en robotic accounting) niet meer per kwartaal of zelfs per jaar bijgewerkt, maar eerder per week. Dit biedt mogelijkheden om ook periodecijfers te maken. De gecumuleerde periodecijfers van december of het vierde kwartaal zijn dan al snel vrij precieze voorlopige jaarcijfers. Kortom, het is jammer om die voorlopige cijfers pas te maken als er tijd is om de officiële jaarrekening op te stellen. De drukte wordt zo ook wat beter over het jaar verspreid.
Als de voorlopige cijfers er al snel zijn, kan het uitbrengen van de definitieve jaarrekening gemiddeld genomen ook wat later plaatsvinden. Voor tekenende professionals is er in dat kader nog een voordeel. Als de bulk van het werk (rond het uitwerken van de kolommenbalans) in het administratieve dossier zit, kan het eigenlijke samensteldossier worden beperkt tot een aantal essentiële elementen en bijzonderheden. Het dossier wordt overzichtelijker en het is makkelijker om eventuele losse eindjes vast te knopen. Zowel het aansturen van de werkzaamheden als de review kan dan makkelijker en (dus) sneller.
Knelpunt 1: door elkaar heen lopende fasen
Wat kan er nog misgaan in dit vrijwel perfecte plaatje? Om te beginnen wordt de overgang van het klassieke gecombineerde werken (tijdens het samenstellen worden nog diverse vjp’s in de kolommenbalans geboekt) naar gesplitst werken (de samenstelling start met een kolommenbalans die zoveel mogelijk definitief is) soms nogal abrupt ingevoerd. Voor assistenten en tekenende vennoten blijven de fasen in hun hoofd – en dus in de dossiervorming – nogal eens door elkaar heen lopen. Qua chronologie wordt er dan tussen beide fasen heen en weer gesprongen. Hierdoor worden attentiepunten die tijdens het samenstelproces worden gesignaleerd, soms vervolgens afgewerkt in het administratieve dossier. Ook zaken zoals de cijferbeoordeling en de bespreking(en) met de cliënt zitten soms alleen in het administratieve dossier. In andere gevallen kunnen ze ook half in het ene dossier zitten en half in het andere dossier. De overzichtelijkheid van de dossiers wordt hiermee juist onderuitgehaald in plaats van verbeterd.
Heldere afspraken nodig
Het is van belang om intern specifieke afspraken te maken over (onder andere) de chronologie van het proces en de bijbehorende vastleggingen. Het is daarbij veelal gemakkelijk om gewoon in de tijd een streep te zetten. De administratieve fase kun je het beste afsluiten met een afsluitende cijferbeoordeling, die in het samenstellingsproces de basis wordt voor de initiële cijferbeoordeling. Bij het overgangsmoment van de administratieve fase naar de samenstellingsfase worden resterende vragen en actiepunten opgenomen in een overdrachtsdocument, dat een rol speelt in het onderdeel voorbereiding van de samenstellingsfase.
Knelpunt 2: accountantstoetsing
Het tweede probleem geldt vooral voor accountants. Bij een accountantstoetsing wordt formeel namelijk alleen het ‘echte’ samenstellingsdossier getoetst. Dat dossier is bij een gesplitste werkwijze compacter, waardoor sommige accountants dit als een voordeel zien. Toetsers kunnen dan immers minder onvolkomenheden vinden? Dat is echter maar zeer ten dele waar. Natuurlijk heb je bij een dik dossier met de gecombineerde werkwijze wat meer risico op losse eindjes. Een goede toetser zoekt echter niet zozeer naar fouten, maar naar (naast uiteraard een aantal voorgeschreven elementen) een adequate onderbouwing van de belangrijkste aspecten in de jaarrekening. Of het samensteldossier nu alleen die essentiële elementen en onderbouwing van belangrijke bijzonderheden bevat – of ook diverse standaardonderbouwingen van de kolommenbalans – zou niet moeten uitmaken.
Onvoldoende representatie in samenstellingsdossier
De problemen ontstaan vooral doordat juist de belangrijke elementen niet goed in het samenstellingsdossier naar voren komen. Een reden daarvoor kan zijn dat deze elementen überhaupt niet goed zijn geïdentificeerd. Sommige kantoren werken bovendien nog vanuit het idee: wij doen álles grondig en goed. Daardoor is er beperkt aandacht voor het maken van onderscheid in hoofd- en bijzaken. In een gecombineerd dossier gaat dat vaak ‘per ongeluk’ goed. De zogenaamde significante aangelegenheden zijn dan weliswaar niet adequaat benoemd, maar de betreffende aspecten zijn dan wel onderbouwd in het dossier én ze zijn zichtbaar besproken met de cliënt. In een dergelijk geval zal een toetser niet snel een onvoldoende geven voor het dossier. Bij gesplitst werken zit echter bijna de gehele uitwerking in het administratieve dossier. Als daarin de belangrijke attentiepunten niet expliciet en adequaat zijn geformuleerd, worden ze ook niet overgebracht naar het samenstellingsdossier.
Wees niet te rigide
Het kan ook zijn dat in het administratieve dossier de belangrijke punten wel degelijk zijn geraakt, maar dat er vervolgens rigide wordt gesteld dat deze al geheel zijn afgewerkt – waardoor ze niet meer zichtbaar hoeven te worden in het samenstellingsdossier. De accountant (c.q. het samenstellingsteam) moet bij de samenstelling aandacht geven aan alle zaken die naar het oordeel van de accountant belangrijk zijn voor de jaarrekening. Dit moet ook blijken uit het dossier. Dit betekent niet dat de werkzaamheden rond die aspecten helemaal opnieuw moeten worden uitgevoerd. Uit de bedrijfsverkenning, de initiële cijferbeoordeling en andere notities bij de voorbereiding van de eigenlijke samenstelling kan blijken dat de betreffende aspecten de aandacht hebben en afdoende zijn afgewikkeld. (Zie ook ‘knelpunt 3: dubbel werk’ hierna.)
Label niet alles als belangrijk
Benoem trouwens ook weer niet te snel veel aspecten als belangrijk. Je mag en moet de gehele situatie in ogenschouw nemen. Op basis van je kennis van je vak, de cliënt en zijn of haar situatie (typologie, AO/IB, wijze waarop deze is gefinancierd, Wwft-risicoprofiel, et cetera; leg deze aspecten wel goed vast in je bedrijfsverkenning!) en de initiële cijferboordeling kun je goed verschil maken tussen aspecten die echt nog aandacht behoeven en zaken waarvan je mag aannemen dat ze ‘wel goed zitten’.
Knelpunt 3: dubbel werk
Voor accountants én niet-accountants zit er gevoelsmatig een element van dubbel werk (en dubbele dossiervorming) in het fenomeen ‘gesplitst werken’. De belangrijkste aspecten komen immers twee keer langs? Voor een gedeelte klopt dit. De ouderdomsanalyse op de debiteuren die je in februari op basis van een lijst met openstaande posten hebt verricht, moet je (als de debiteuren een materiële of anderzijds risicovolle post vormen en de definitieve jaarrekening pas maanden later wordt gemaakt) soms bij de samenstelling van de jaarrekening nog eens dunnetjes overdoen. De meer recente openstaandepostenlijst die je hierbij dan hanteert, komt dan in het samenstellingsdossier.
Voor een deel is dubbel werk niet te voorkomen; dit is dan de prijs voor de gesplitste werkwijze. Wel kan de afwerking van een bepaald punt worden onderbouwd met werkzaamheden die tijdens het uitwerken van de kolommenbalans zijn uitgevoerd. Dus op basis van vastleggingen uit het administratieve dossier. Het is zelden nodig om de werkzaamheden (al dan niet geheel) opnieuw uit te voeren, of om alle relevante documentatie naar het samenstellingsdossier te kopiëren. Als de bevindingen en de conclusie maar helder uit het samenstellingsdossier blijken. Let op: daarbij is het meestal wel van belang dat ook zichtbaar is dat het betreffende aspect met de cliënt is afgestemd.
Allemaal over op gesplitst werken?
Gesplitst werken heeft duidelijke voordelen, maar gecombineerd werken kan natuurlijk nog wel, vooral voor kleinere cliënten. Verder kan ik me voorstellen dat kantoren nog even de kat uit de boom kijken, omdat er in de markt van accountantssoftware momenteel van alles speelt. Wacht echter niet te lang! Op termijn zullen de voordelen van gesplitst werken – qua effectiviteit, efficiency en mogelijkheden om meerwaarde aan je cliënten te bieden – veruit opwegen tegen de nadelen. De ontwikkelingen rond robotic accounting gaan ook steeds verder (zoek op internet eens op Peppol) en binnen elektronische werkprogramma’s wordt ook steeds meer uitgegaan van gesplist werken en risicogericht samenstellen. Ook de NBA beveelt aan de werkzaamheden en de dossiers te scheiden, omdat de administratieve dienstverlening (zoals het berekenen en boeken van de btw-rondrekening, de afschrijvingen, de loonjournaalpost, e.d.) formeel geen onderdeel is van de samenstellingsopdracht.
Tip: kleed de managementrapportage aan
Een tip: combineer de omschakeling naar gesplitst werken met een verbeterde managementrapportage rond de voorlopige cijfers (zo spoedig mogelijk na afloop boekjaar!). Je verdient de kosten hiervan gedeeltelijk terug door de jaarrekening later in het jaar op te maken en terug te brengen tot het absolute minimum. Zeker bij microrechtspersonen ligt hier winst!
Freek Zandbergen AA is als accountant en trainer verbonden aan Fiscount.
Geef een reactie