• Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Vaktechniek
  • Blog
  • Thema
    • AV2 2023: ICT en Kengetallen
    • AV1 2023: Lifestyle en carrière
    • AV4 2022: AV-Top 50
    • AV3 2022: ICT en Kengetallen
    • AV2 2022 : Bedrijfsoverdracht
    • AV1 2022: Lifestyle en carrière
    • Checkpoints
  • Partners
  • Opleidingen
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • Nationale salarisdag
  • AV Top 50
    • AV-Top 50 | 2022
    • AV-Top 50 | 2021
  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Nieuwsbrief
  • STAP-budget
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
  • Spring naar de hoofdnavigatie
  • Door naar de hoofd inhoud
  • Spring naar de eerste sidebar
  • Spring naar de voettekst
  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Nieuwsbrief
  • STAP-budget
Accountancy Vanmorgen

  • Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Vaktechniek
  • Blog
  • Thema
    • AV2 2023: ICT en Kengetallen
    • AV1 2023: Lifestyle en carrière
    • AV4 2022: AV-Top 50
    • AV3 2022: ICT en Kengetallen
    • AV2 2022 : Bedrijfsoverdracht
    • AV1 2022: Lifestyle en carrière
    • Checkpoints
  • Partners
  • Opleidingen
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • Nationale salarisdag
  • AV Top 50
    • AV-Top 50 | 2022
    • AV-Top 50 | 2021
Home » Steeds meer draagvlak voor gesplitst samenstellen?

Steeds meer draagvlak voor gesplitst samenstellen?

Accountancy, Artikelen, Nieuws

2 oktober 2020 door Fiscount

Accountancy Vanmorgen

Veel intermediairs hebben er in de afgelopen jaren voor gekozen om het samenstellingsproces van de jaarrekening op te splitsen in twee fasen. In de ene fase werken zij de kolommenbalans uit, in de andere fase stellen zij de jaarrekening samen. De meeste kantoren die dit gesplitste proces hebben omarmd, geven nu aan dat ze dit liever al veel eerder hadden gedaan. Tegelijkertijd zijn er ook kantoren die niet helemaal tevreden zijn over hun keuze hiervoor. Wat zijn de voordelen – en welke knelpunten liggen er op de loer?

‘Gesplitst werken’ sluit goed aan op de trend van werken in de actualiteit. Administraties worden (onder meer door online boekhouden en robotic accounting) niet meer per kwartaal of zelfs per jaar bijgewerkt, maar eerder per week. Dit biedt mogelijkheden om ook periodecijfers te maken. De gecumuleerde periodecijfers van december of het vierde kwartaal zijn dan al snel vrij precieze voorlopige jaarcijfers. Kortom, het is jammer om die voorlopige cijfers pas te maken als er tijd is om de officiële jaarrekening op te stellen. De drukte wordt zo ook wat beter over het jaar verspreid.

Als de voorlopige cijfers er al snel zijn, kan het uitbrengen van de definitieve jaarrekening gemiddeld genomen ook wat later plaatsvinden. Voor tekenende professionals is er in dat kader nog een voordeel. Als de bulk van het werk (rond het uitwerken van de kolommenbalans) in het administratieve dossier zit, kan het eigenlijke samensteldossier worden beperkt tot een aantal essentiële elementen en bijzonderheden. Het dossier wordt overzichtelijker en het is makkelijker om eventuele losse eindjes vast te knopen. Zowel het aansturen van de werkzaamheden als de review kan dan makkelijker en (dus) sneller.

Knelpunt 1: door elkaar heen lopende fasen

Wat kan er nog misgaan in dit vrijwel perfecte plaatje? Om te beginnen wordt de overgang van het klassieke gecombineerde werken (tijdens het samenstellen worden nog diverse vjp’s in de kolommenbalans geboekt) naar gesplitst werken (de samenstelling start met een kolommenbalans die zoveel mogelijk definitief is) soms nogal abrupt ingevoerd. Voor assistenten en tekenende vennoten blijven de fasen in hun hoofd – en dus in de dossiervorming – nogal eens door elkaar heen lopen. Qua chronologie wordt er dan tussen beide fasen heen en weer gesprongen. Hierdoor worden attentiepunten die tijdens het samenstelproces worden gesignaleerd, soms vervolgens afgewerkt in het administratieve dossier. Ook zaken zoals de cijferbeoordeling en de bespreking(en) met de cliënt zitten soms alleen in het administratieve dossier. In andere gevallen kunnen ze ook half in het ene dossier zitten en half in het andere dossier. De overzichtelijkheid van de dossiers wordt hiermee juist onderuitgehaald in plaats van verbeterd.

Heldere afspraken nodig

Het is van belang om intern specifieke afspraken te maken over (onder andere) de chronologie van het proces en de bijbehorende vastleggingen. Het is daarbij veelal gemakkelijk om gewoon in de tijd een streep te zetten. De administratieve fase kun je het beste afsluiten met een afsluitende cijferbeoordeling, die in het samenstellingsproces de basis wordt voor de initiële cijferbeoordeling. Bij het overgangsmoment van de administratieve fase naar de samenstellingsfase worden resterende vragen en actiepunten opgenomen in een overdrachtsdocument, dat een rol speelt in het onderdeel voorbereiding van de samenstellingsfase.

Knelpunt 2: accountantstoetsing

Het tweede probleem geldt vooral voor accountants. Bij een accountantstoetsing wordt formeel namelijk alleen het ‘echte’ samenstellingsdossier getoetst. Dat dossier is bij een gesplitste werkwijze compacter, waardoor sommige accountants dit als een voordeel zien. Toetsers kunnen dan immers minder onvolkomenheden vinden? Dat is echter maar zeer ten dele waar. Natuurlijk heb je bij een dik dossier met de gecombineerde werkwijze wat meer risico op losse eindjes. Een goede toetser zoekt echter niet zozeer naar fouten, maar naar (naast uiteraard een aantal voorgeschreven elementen) een adequate onderbouwing van de belangrijkste aspecten in de jaarrekening. Of het samensteldossier nu alleen die essentiële elementen en onderbouwing van belangrijke bijzonderheden bevat – of ook diverse standaardonderbouwingen van de kolommenbalans – zou niet moeten uitmaken.

Onvoldoende representatie in samenstellingsdossier

De problemen ontstaan vooral doordat juist de belangrijke elementen niet goed in het samenstellingsdossier naar voren komen. Een reden daarvoor kan zijn dat deze elementen überhaupt niet goed zijn geïdentificeerd. Sommige kantoren werken bovendien nog vanuit het idee: wij doen álles grondig en goed. Daardoor is er beperkt aandacht voor het maken van onderscheid in hoofd- en bijzaken. In een gecombineerd dossier gaat dat vaak ‘per ongeluk’ goed. De zogenaamde significante aangelegenheden zijn dan weliswaar niet adequaat benoemd, maar de betreffende aspecten zijn dan wel onderbouwd in het dossier én ze zijn zichtbaar besproken met de cliënt. In een dergelijk geval zal een toetser niet snel een onvoldoende geven voor het dossier. Bij gesplitst werken zit echter bijna de gehele uitwerking in het administratieve dossier. Als daarin de belangrijke attentiepunten niet expliciet en adequaat zijn geformuleerd, worden ze ook niet overgebracht naar het samenstellingsdossier.

Wees niet te rigide

Het kan ook zijn dat in het administratieve dossier de belangrijke punten wel degelijk zijn geraakt, maar dat er vervolgens rigide wordt gesteld dat deze al geheel zijn afgewerkt – waardoor ze niet meer zichtbaar hoeven te worden in het samenstellingsdossier. De accountant (c.q. het samenstellingsteam) moet bij de samenstelling aandacht geven aan alle zaken die naar het oordeel van de accountant belangrijk zijn voor de jaarrekening. Dit moet ook blijken uit het dossier. Dit betekent niet dat de werkzaamheden rond die aspecten helemaal opnieuw moeten worden uitgevoerd. Uit de bedrijfsverkenning, de initiële cijferbeoordeling en andere notities bij de voorbereiding van de eigenlijke samenstelling kan blijken dat de betreffende aspecten de aandacht hebben en afdoende zijn afgewikkeld. (Zie ook ‘knelpunt 3: dubbel werk’ hierna.)

Label niet alles als belangrijk

Benoem trouwens ook weer niet te snel veel aspecten als belangrijk. Je mag en moet de gehele situatie in ogenschouw nemen. Op basis van je kennis van je vak, de cliënt en zijn of haar situatie (typologie, AO/IB, wijze waarop deze is gefinancierd, Wwft-risicoprofiel, et cetera; leg deze aspecten wel goed vast in je bedrijfsverkenning!) en de initiële cijferboordeling kun je goed verschil maken tussen aspecten die echt nog aandacht behoeven en zaken waarvan je mag aannemen dat ze ‘wel goed zitten’.

Knelpunt 3: dubbel werk

Voor accountants én niet-accountants zit er gevoelsmatig een element van dubbel werk (en dubbele dossiervorming) in het fenomeen ‘gesplitst werken’. De belangrijkste aspecten komen immers twee keer langs? Voor een gedeelte klopt dit. De ouderdomsanalyse op de debiteuren die je in februari op basis van een lijst met openstaande posten hebt verricht, moet je (als de debiteuren een materiële of anderzijds risicovolle post vormen en de definitieve jaarrekening pas maanden later wordt gemaakt) soms bij de samenstelling van de jaarrekening nog eens dunnetjes overdoen. De meer recente openstaandepostenlijst die je hierbij dan hanteert, komt dan in het samenstellingsdossier.

Voor een deel is dubbel werk niet te voorkomen; dit is dan de prijs voor de gesplitste werkwijze. Wel kan de afwerking van een bepaald punt worden onderbouwd met werkzaamheden die tijdens het uitwerken van de kolommenbalans zijn uitgevoerd. Dus op basis van vastleggingen uit het administratieve dossier. Het is zelden nodig om de werkzaamheden (al dan niet geheel) opnieuw uit te voeren, of om alle relevante documentatie naar het samenstellingsdossier te kopiëren. Als de bevindingen en de conclusie maar helder uit het samenstellingsdossier blijken. Let op: daarbij is het meestal wel van belang dat ook zichtbaar is dat het betreffende aspect met de cliënt is afgestemd.

Allemaal over op gesplitst werken?

Gesplitst werken heeft duidelijke voordelen, maar gecombineerd werken kan natuurlijk nog wel, vooral voor kleinere cliënten. Verder kan ik me voorstellen dat kantoren nog even de kat uit de boom kijken, omdat er in de markt van accountantssoftware momenteel van alles speelt. Wacht echter niet te lang! Op termijn zullen de voordelen van gesplitst werken – qua effectiviteit, efficiency en mogelijkheden om meerwaarde aan je cliënten te bieden – veruit opwegen tegen de nadelen. De ontwikkelingen rond robotic accounting gaan ook steeds verder (zoek op internet eens op Peppol) en binnen elektronische werkprogramma’s wordt ook steeds meer uitgegaan van gesplist werken en risicogericht samenstellen. Ook de NBA beveelt aan de werkzaamheden en de dossiers te scheiden, omdat de administratieve dienstverlening (zoals het berekenen en boeken van de btw-rondrekening, de afschrijvingen, de loonjournaalpost, e.d.) formeel geen onderdeel is van de samenstellingsopdracht.

Tip: kleed de managementrapportage aan

Een tip: combineer de omschakeling naar gesplitst werken met een verbeterde managementrapportage rond de voorlopige cijfers (zo spoedig mogelijk na afloop boekjaar!). Je verdient de kosten hiervan gedeeltelijk terug door de jaarrekening later in het jaar op te maken en terug te brengen tot het absolute minimum. Zeker bij microrechtspersonen ligt hier winst!

Freek Zandbergen AA is als accountant en trainer verbonden aan Fiscount.


 

Categorie: Accountancy, Artikelen, Nieuws Tags: samenstellen

Tags: samenstellen

Gerelateerde artikelen

17 september 2020

‘Accountant loopt risico bij overschrijden deadline’

23 maart 2020

Corona | Videocollege: aandachtspunten bij samenstellen en controleren jaarcijfers

28 januari 2020

Samenstellingsdossiers kwijtgeraakt in de cloud: boete en doorhaling voormalige AA

23 oktober 2019

RGS en SBR in accountancysoftware: Standaardisering levert gebruikers veel op

Geef een reactie Reactie annuleren

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Kennispartner

“Ik sta even stil en dat is al een hele vooruitgang…”

Partnercarrousel

GAC is leverancier van Microsoft Dynamics 365 …  

Professionals hebben de ‘war for talent’ gewonnen: werkgevers solliciteren bij werknemers
Nieuwe generatie accountants steeds vaker vrouw
Effectieve capaciteitsplanning: waarom je achterblijft als je dit negeert 
De NIS2-richtlijn: de versterking van cyberveiligheid in een digitale wereld, geldt deze ook voor uw klanten?
Cloud documentmanagement: voor veilig en efficiënt documentbeheer
Maximaal profiteren van Microsoft 365? Zo doe je dat in 6 stappen met Power BI
Deze vijf innovaties worden de komende jaren het belangrijkst voor bedrijven

Contentmarketing voor de financiële sector Zorg voor …  

De voordelen van AI voor accountants op een krappe arbeidsmarkt
Boekencontrole Belastingdienst? Bekijk je rechten en plichten
“AFAS is een warm bad en wij zijn de badeendjes”
Moore DRV verhoogt efficiency met de digitale handtekening
ICT en Kengetallen 2023 | “Meer werkplezier én een hoger rendement”
ICT en Kengetallen 2023 | “Het unieke inzicht biedt kansen”
Zeven tips om alles uit SharePoint te halen
Miljoenennota herverdeelt naar armen en laat bestaande budgettaire uitdaging aan volgend kabinet
De duurzame audit: waar moet je op letten als accountant?
De Belastingdienst start met invorderen: wat zijn de opties?
Koen Scheepers adviseur bij Credion
HR as a service als toegevoegde waarde voor een accountantskantoor
Taxture Global: een frisse wind in Legal & Tax advies
Wet verbetering poortwachter? Bekijk deze checklist!
Vijf redenen waarom ieder accountantskantoor servicemanagement zou moeten omarmen | (1) Structuur
Dit moet je weten over de verwerking van deelnemingen in de commerciële jaarrekening
De zorgplicht van een accountant ten aanzien van een derde bij niet-wettelijke taken
Biometrische gezichtsherkenning: nieuw binnen AuditCase
Fiscount en Markus Verbeek Praehep gaan opleidingsaanbod combineren
Zo regel je efficiënt een statutenwijziging
“Wetgeving rondom duurzaamheid ligt in het verlengde van ons DNA”
Lessons learned: AI naar de accountancysector brengen
MKB Brandstof en Exact vereenvoudigen administratie met e-facturen
KING Connect: de ideale samenwerking tussen accountant en klant
Teams Bellen biedt Vermetten een veilige en schaalbare bereikbaarheids-oplossing
“Ik sta even stil en dat is al een hele vooruitgang…”
Hoe bereid je je als accountant voor op een toezichthouder van de WWFT?
Zo beheer je documenten op een veilige manier
Zo verdrievoudig je in twee jaar tijd

Meest gelezen

  • Boekhouder aangehouden voor btw-fraude 11.9k weergaven
  • Fiscus kondigt aanmaningen aan na intrekken betalingsregeling bijzonder uitstel 5.9k weergaven
  • Gesjoemel met verkoopfacturen staat btw-aftrek in de weg 5.9k weergaven
  • Onderwijsinspectie beschuldigt RA van broddelwerk bij controle Scholen voor Persoonlijk Onderwijs 3.6k weergaven
  • Gearresteerde boekhouder helpt gedupeerden geld te vinden 3.3k weergaven

Checkpoints van Fiscount en AV

Abonneer nieuwsbrief AV

Vacatures

Zelfstandig assistent accountant MKB
Moore MTH
Externe Accountant
Coney Minds
Ervaren Audit assistent
Jobs in Finance
Supervisor Assurance | Amersfoort, Hoofddorp, Ede, Arnhem en Utrecht
CROP
Relatie beheerder MKB
Moore MTH
Opdrachtleider / Controleleider
Coney Minds
Assistent accountant duaal
Flynth
Account AA (teamleider)
Flantüa
Gevorderd Assistent Accountant
Jobs in Finance
Junior assistent accountant
Jobs in Finance
Externe accountant -‘s-Hertogenbosch
Flynth
Manager accountancy & advies – Harderwijk
Lentink De Jonge
Fiscalist bij RSM – Utrecht
Jobs in Finance
Relatiebeheerder – Accountant
Moore MTH
Relatiebeheerder – 32-40 uur p.w | Brielle
WEA Deltaland
Accountant AA (24-40 uur) – Beverwijk
De Hooge Waerder
Belastingadviseur
Flynth
Junior administratief medewerker  – Nieuwegein, 32-40 uur
van Helder
Gevorderd assistent accountant
Flynth
Assistent-Accountant (gevorderd) / aankomend adviseur mkb
KRC Van Elderen
Zelfstandig Assistent Accountant voor samenstelpraktijk (32-40 uur)
KRAMERKUIPER accountants|adviseurs
Senior Supervisor Assurance | Amersfoort, Arnhem, Ede, Hoofddorp en Utrecht
CROP
Registeraccountant jaarrekening
Jobs in Finance
Accountant AA of RA voor samenstelpraktijk (32-40 uur)
KRAMERKUIPER accountants|adviseurs
Gevorderd assistent accountant audit Zoetermeer
Flynth
Accountant bij van der Lely
Jobs in Finance
Accountant/Bookkeeper (Part-Time)
Jobs in Finance
Assistent-Accountant Samenstelpraktijk (24-40 uur) – Alkmaar
De Hooge Waerder
Gevorderd Assistent Accountant (Assurance)
KRAMERKUIPER accountants|adviseurs
Fiscalist bij RSM Utrecht
Jobs in Finance
Gevorderd assistent accountant • Dordrecht
WEA Deltaland
Controleleider audit – Goes
Flynth
Assistent-Accountant (zelfstandig)
KRC Van Elderen
Boekhouder
Gelders Genootschap
Assistent-Accountant controlepraktijk (beginnend)
KRC Van Elderen
Relatiebeheerder- Goes, Gouda, Rotterdam
Visser & Visser
Beginnend assistent-accountant MKB
Moore MTH
Relatiebeheerder / Accountant MKB
Moore MTH
Controleleider
Moore MTH
Relatiebeheerder – Accountant
Moore MTH
Adviseur internationaal
Flynth
Werkstudent accountancy audit
Moore MTH
Controleleider – Rotterdam/ Harderwijk
Lentink De Jonge
Gevorderd assistent accountant
Flynth
Ervaren Assistent Controlepraktijk (24-40 uur) – Alkmaar
De Hooge Waerder
Junior manager audit- Utrecht
Flynth
Manager Assurance | Amersfoort, Arnhem, Ede, Hoofddorp en Utrecht
CROP
Assistent-Accountant (zelfstandig)
KRC Van Elderen
Senior Belastingadviseur
MKBTR
Accountant
Flynth

Accountancy Vanmorgen (AV) is het platform voor accountants en iedereen die geïnteresseerd is in nieuws, trends, ontwikkelingen, achtergronden en wetenswaardigheden in en rond accountancy en ondernemerschap.

Accountancy Vanmorgen is een uitgave van MOCuitgevers.

 

Categorie

  • Nieuws
  • Blog
  • Partners
  • Opleidingen
  • Vacatures
  • AV-events

Info

  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
  • Algemene voorwaarden MOCuitgevers
  • Annuleringsvoorwaarden
  • Privacybeleid
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
Cookies
Om u beter van dienst te kunnen zijn, maakt Accountancy Vanmorgen gebruik van cookies. Klik op instellingen om de cookie instellingen te wijzigen.
  • Ik ga akkoord
  • Instellingen
  • Functionele cookies zijn noodzakelijk voor de werking van deze website.
  • We gebruiken Google Analytics, netjes geanonimiseerd.
  • We gebruiken de marketing cookies om gepersonaliseerde advertenties te tonen.
  • Annuleren
  • Ik ga akkoord

Instellingen