Kostenvergoedingen en de impact van de coronacrisis

Door de coronacrisis werken veel werknemers thuis en wordt er minder gereisd. Dit heeft in 2021 gevolgen voor onder meer de reiskostenvergoeding.

Werkgevers mochten in 2020 een vaste reiskostenvergoeding nog onbelast uitbetalen ondanks de oproep om zoveel mogelijk thuis te werken. Deze regeling zou per 1 januari 2021 vervallen, maar is op het laatste nippertje verlengd tot 1 februari 2021. Vanaf het moment dat de tijdelijke regeling vervalt, krijgen werkgevers weer te maken met de normale fiscale regels rondom reiskostenvergoedingen.

128 dagen

Deze regels bepalen dat je altijd 214 dagen mag vergoeden aan werknemers die tenminste 128 dagen per jaar naar dezelfde werkplek reizen. Omstandigheden als een lockdown maken het in de huidige situatie extra lastig om in te schatten of die 128 dagen ook haalbaar zijn.

Vroegtijdig beslissen hoeveel dagen werknemers in 2021 jaar gemiddeld naar kantoor reizen, is vanwege de huidige onzekerheid waarschijnlijk moeilijk te bepalen.

Werkelijke reisdagen

Werkgevers kunnen er beter voor kiezen om uit te gaan van de werkelijke reisdagen naar het werk. Deze dagen kunnen zonder meer vergoed worden tegen 0,19 euro per kilometer. Als blijkt dat de werkelijke reisdagen boven de 128 dagen uitkomen, kan alsnog worden uitgegaan van de toegestane 214 dagen. Veel werkgevers zullen hun reiskostenregeling moeten aanpassen.

Thuiswerkvergoeding

Werkgevers moeten ook nagaan waarop hun overige periodieke kostenvergoedingen zijn gebaseerd. Volgens de wetgeving kunnen vergoedingen alleen onbelast blijven als een representatief onderzoek is uitgevoerd naar de werkelijke kosten.

Steeds meer werknemers vragen om een thuiswerkvergoeding vanwege de extra kosten van koffie, thee, verwarming en elektriciteit. Betaalt een werkgever een thuiswerkvergoeding, dan moet de werkgever deze of belasten bij de werknemer of aanmerken als eindheffingsloon. In het laatste geval komt de vergoeding ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR).

Factuur arbokosten

Aangezien de werkgever arbotechnisch verantwoordelijk is voor een goede thuiswerkplek en werknemers hiervoor wettelijk geen kosten mogen maken, is het van belang dat werknemers altijd een factuur overleggen voor eventueel gemaakte arbokosten.

In het kader van kostenspreiding is het voor werkgevers mogelijk om aanschafkosten van bijvoorbeeld een bureau of stoel over meerdere jaren te spreiden.

Bron: ADP