Wat heb je als accountantskantoor nodig om je dienstverlening te verbreden en te verdiepen? Welke informatie heb je nodig om de ondernemer waardevolle kengetallen, kpi’s en managementinformatie te kunnen bieden? Welke data heb je nodig om een financieringsadvies op te stellen?
Als een ondernemer groeit van eenmanszaak naar BV, of van één BV naar een holding, welke informatie heb je als accountant dan nodig om een bedrijfsopvolging te kunnen begeleiden? Praktische vragen, maar hoe dan precies? Goed gestructureerde en complete data van de onderneming bieden MKB-accountants handvatten om hun dienstverlening te verbreden en te verdiepen.
Door Frans Heitling (voormalig hoofdredacteur Accountancy Vanmorgen)
De dagelijkse accountantspraktijk mag dan veranderen, accounting en administratieve diensten blijven de kern van de dienstverlening van de MKB-accountant. Belastingaangiftes (BTW, IB, Vpb) en het deponeren van jaarrekeningen zijn nog steeds de basis. Toch knabbelt slimme accountingsoftware aan de dienstverlening. Digitalisering in accountancy betekent slimmer en sneller werken. Dit gaat ten koste van het oude verdienmodel van uren-maal-tarief. Vooruitstrevende kantoren investeren daarom in efficiency, interne kennis en in goede gegevensontsluiting. Wat is de impact van digitalisering op de workflow van accountants? Die vraag staat centraal in dit artikel. In de visual brengen we de procesketen van MKB-accountantskantoren in kaart. Dit complexe overzicht van Accountancy Vanmorgen staat in de markt ook wel bekend als het ‘rangeerterrein’. Een relatief eenvoudige beschrijving van de procesketen/workflow van een MKB-accountantskantoor is inmiddels een complex informatiespoornetwerk geworden. Als je vorm en inhoud wilt geven aan het accountantskantoor 3.0, hoe lopen dan de informatiestromen binnen de onderneming, richting accountant en binnen het accountantskantoor? In een gesprek met Alexander Leppink van BDO, Reindert Doorn van Docco en Fou-Khan Tsang van Alfa accountants beantwoorden we deze vragen.
‘Administratieve dienstverlening blijft de kern van MKB-accountancy …’
De accountancy staat of valt met administratieve dienstverlening. Dit benadrukken alle drie onze gesprekspartners. Zij plaatsen er echter wel een grote maar bij. Moderne boekhoudsoftware zorgt ervoor dat het traditionele boekhouden steeds verder wordt geautomatiseerd. Denk aan automatische bankkoppelingen, boekingen automatisch verwerken, via een app onkostendeclaraties indienen of betalingen autoriseren. Het aantal concrete handelingen die ondernemer en kantoor uitvoeren voor een maandelijkse salarisstrook, kan omlaag. Basiskengetallen voor de ondernemer hoef je niet meer ieder kwartaal in een spreadsheet uit te rekenen. Dat alles kan gewoon geautomatiseerd. Sterker nog, dat alles moet geautomatiseerd. Kantoren die blijven steken in het oude boekhouden merken gauw genoeg dat prijsdruk vreet aan hun marge. In ons rangeerterrein hebben we de traditionele dienstverlening met blauwe lijntjes afgebakend. Wat zijn de informatiestromen die daarbij horen? Hierop hebben we het label compliance geplakt. Administratie, de BTW- en andere fiscale aangiften en de verplichte rapportages ten behoeve van KvK vallen hieronder. Deze informatiestromen zijn relatief eenvoudig en al jaren herkenbaar. Moderne software zorgt ervoor dat dit steeds sneller en makkelijker kan. Kantoren die dit niet strak organiseren, worden ingehaald door nieuwe onlineaanbieders die fors op prijs concurreren. Een race to the bottom is het gevolg.
Verschillen in kantoren
Kantoren onderscheiden zich met hun marktfocus. Zo zijn er local heroes, full-servicekantoren en (branche-) specialisten. De keuze voor een marktsegment of regio stelt eisen aan de interne kwaliteiten en deskundigheid binnen een kantoor. Maar het stelt ook eisen aan de interne ICT-voorziening. Planning en voortgang bewaken, het overzicht op processen en inzicht in waar cliënten – ondernemers – mee bezig zijn, lijken eenvoudiger in een klein kantoor. Het is maar de vraag of dit echt zo is. Immers, ook hier kan goede CRM- en workflowsoftware een kantoor veel bieden. Misschien is dan het kleinschalig kunnen werken niet eens meer een voordeel. Een groter kantoor kan net zo goed dicht bij de klant staan. Bij grotere kantoren ligt het namelijk al meer voor de hand deze zaken strakker te organiseren. Alleen al om intern overzicht te houden op de uitgevoerde diensten. Een strakke inrichting van processen biedt alle kantoren de mogelijkheden om te verbreden en te verdiepen in hun dienstverlening. Zelfs als je als kleiner kantoor niet alle expertise in huis hebt, kun je die extern inhuren. Strak georganiseerd betekent in ieder geval dat de benodigde data voor nieuwe adviesdiensten realtime beschikbaar zijn.
Differentiatie in dienstverlening
De dienstverlening van de MKB-accountant houdt niet op bij ervoor zorgen dat ondernemers voldoen aan hun administratieve verplichtingen. Ons nieuwe informatierangeerterrein gaat daarop in. Hoe lopen de informatiestromen voor verschillende diensten? We onderscheiden achtereenvolgens de volgende adviesdiensten:
- bedrijfseconomisch inzicht geven;
- fiscaal advies en subsidies;
- juridisch advies;
- advies over bedrijfsopvolging, advies gericht op de persoonlijke situatie van de ondernemer;
- financieringsadvies.
Deze advieslijnen zijn in de praktijk met elkaar verbonden. Advisering raakt niet alleen aan de zakelijke aspecten van een onderneming, maar ook aan de persoonlijke situatie en ambities van de ondernemer.
Blauwe lijnen, traditionele dienstverlening
De kern van de traditionele dienstverlening is de blauwe lijn van compliancediensten. Als een kantoor alleen die lijn kiest, dan is het informatietraject of de datastroom van ondernemer naar accountantskantoor eenduidig. Informatie wordt verzameld voor strikt gedefinieerde doelen. Dat was de kernactiviteit voor kantoren anno 2000. En dat is ook nu nog de kern, maar wel weer met die grote maar!
Gekleurde lijnen, diversiteit in diensten
Kiest een kantoor ervoor zijn dienstverlening te verbreden en te verdiepen, dan vraagt dat om kruisverbanden tussen de informatiestromen. Dezelfde informatie wordt gebruikt voor meerdere doelen. Moderne, goed ingerichte en geautomatiseerde administraties genereren veel gegevens die een kantoor relatief eenvoudig kan inzetten om zijn dienstverlening naar een hoger plan te tillen. Omzetcijfers, voorraadmutaties, personeelskosten – deze activiteiten kunnen nu al standaard automatisch worden gegenereerd in veel accountingsoftware. Betalingstermijnen kunnen automatisch worden bijgehouden. Een eenvoudige signaleringsfunctie – zo nodig op je smartphone – kan dit gemak bieden.
Integraal kijken naar alle gegevens van een ondernemer
Als een kantoor de benodigde kennis in huis – of in het eigen netwerk – ter beschikking heeft, kan het meer adviesdiensten aanbieden. Deze adviesgebieden hebben we in het schema allemaal een eigen kleur gegeven. Ieder vakgebied heeft zijn eigen informatielijnen, eigen datastromen. Om dergelijke adviestrajecten goed te kunnen ondersteunen is het noodzakelijk informatiestromen integraal te benaderen. Actuele informatie uit de boekhouding, gecombineerd met complete klantinformatie in CRM-systemen, relevante informatie uit externe bronnen, gekoppeld aan goede workflowsystemen en vakkennis en -vaardigheden binnen het kantoor, zijn belangrijke schakelpunten in het informatierangeerterrein.
Voorbeelden van slimme automatisering
KPI’s Kengetallen kunnen veel meer op maat worden opgesteld. Moderne accountingsoftware kan hier al heel veel. Breid dit uit met tools zoals PowerBI en accountants kunnen relatief laagdrempelig ondernemers op maat extra kennis en inzicht bieden.
Externe data Als na de coronalockdown de terrassen weer opengaan en je klant is een uitbater van meerdere strandpaviljoens, dan is een personeelsprognose gekoppeld aan de weersverwachting een handige tool.
Financieringsadvies Kijken naar de vermogenspositie van een onderneming en niet naar actuele kasstromen of actuele voorraadoverzichten en -waarderingen is niet zo effectief. Goede software biedt je onmiddellijk deze inzichten en matcht een adviesvraag direct aan mogelijke aanbieders.
Juridisch advies De vraag of het relevant is voor een ondernemer om wel of niet een BV op te richten ,om redenen van aansprakelijkheid, fiscaliteit, of het regelen van eigendom, is in veel gevallen een relatief eenvoudige beslisboom. Een BV kun je online oprichten.
Wat doe je voor je klant? Welke informatiestromen horen daarbij? #hoedanprecies. Download het overzicht.
Wil je succesvol de transitie maken naar een digitaal accountantskantoor? Praktisch en stap voor stap. Schrijf je dan nu in voor het online ICT & Kantoorcongres op 11 mei.
Geef een reactie