Een zakelijk mediationtraject kan grofweg in 10 fasen worden opgedeeld. De lengte van een fase kan per mediation flink verschillen: van enkele minuten tot een tijdsbestek ter grootte van meerdere sessies.
Ook worden niet altijd álle fasen doorlopen. Soms stagneert het proces of worden er één of meer fasen overgeslagen. Of men keert juist terug naar een eerdere fase.
Het onderstaande verloop van een zakelijk mediationtraject geeft een goed beeld van deze verschillende, elkaar veelal opvolgende, fasen. Daarbij moet worden opgemerkt dat het proces in de praktijk natuurlijk lang niet altijd zo lineair verloopt. Met regelmaat vindt er een ‘terugval’ plaats naar een (van de) eerdere fase(n). Dat doet echter aan de structuur als zodanig niets af. De fasen zijn als volgt:
- Oriëntatiefase: contact voor de eerste bijeenkomst
- Voorbereidingsfase
- Caucusronde als start
- Openingsfase
- Exploratiefase
- Overgangsfase
- Onderhandelingsfase
- Afrondingsfase
- Afsluitingsfase
- Fase van nazorg
Ik bespreek deze fasen hierna in het kort.
1. Oriëntatiefase: contact voor de eerste bijeenkomst
Tijdens de oriëntatiefase onderzoekt de mediator in eerste aanleg of mediation een juist middel kan zijn om de kwestie ‘aan te vliegen’. In veel gevallen is enig telefoon- en/of mailverkeer voldoende voor een eerste inschatting. Soms is de conclusie klip-en-klaar, soms is een nader oriënterend gesprek raadzaam of behulpzaam.
2. Voorbereidingsfase
Een belangrijk onderdeel van de voorbereidingsfase bestaat uit het verkrijgen van de (mogelijke) antwoorden op de vragen: wie neemt deel, wanneer worden de bijeenkomsten gehouden, waar worden de bijeenkomsten gehouden, zijn er juridische en/of medische beperkingen bij een partij, is het wenselijk om te starten met een caucusronde, is er ruimte om met partijen afzonderlijk te spreken in een ruimte? Maar ook of er een beperking kleeft aan het vrijuit spreken, bijvoorbeeld vanwege geheimhouding uit andere hoofde, of vanwege ‘dunne wanden’ of de mogelijkheid dat ‘bekenden’ kunnen binnenlopen of rondlopen, etc. In deze fase kan de mediator de mediationovereenkomst (met spelregels) alvast in concept toezenden.
3. Caucusronde als start
Een caucusronde als start bestaat uit één-op-ééngesprekken met de afzonderlijke partijen, voorafgaand aan het gezamenlijke traject. Een caucusronde als start komt net zo vaak wel als niet voor. Wel is het zo dat indien ten minste een van de partijen hier de voorkeur aan geeft en de andere partij niet, de mediator die mogelijkheid aan alle partijen aanbiedt. In sommige gevallen kan ook de mediator een caucusronde als start voorstellen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn indien een partij instemt met mediation, maar zelf niet aan tafel wenst te komen. Die twee zaken zijn in beginsel strijdig met elkaar. Mediation is immers geen pendelbemiddeling. Een caucusgesprek kan dan helpend zijn.
Door onbekendheid en onervarenheid met zakelijke mediation zijn veel partijen vaak maar matig voorbereid. Dat is verder geen probleem. De mediator kan daar prima rekening mee houden. Ook de adviseurs van partijen (bij zakelijke mediation is het niet ongewoon dat de adviseurs van partijen mee aan tafel komen en ook bij een caucusronde aanwezig zijn), weten niet altijd wat hun rol is. Echter, doordat zij meer op afstand staan en inhoudelijk veelal goed op de hoogte zijn, is het de taak van de mediator om de adviseurs in hun rol te betrekken en hen daarin desgewenst te laten excelleren.
4. Openingsfase
Tijdens de openingsfase van de eerste gezamenlijke bijeenkomst wordt ingegaan op de spelregels van het mediationproces. Het is belangrijk dat partijen die begrijpen en ook accepteren. Ze zijn vastgelegd in de mediationovereenkomst, die alle partijen ondertekenen.
Het tweede deel van de openingsfase is bedoeld om erachter te komen wat nu precies de kwestie is. Dat lijkt vreemd. Immers, je zou denken dat dat wel bekend is als partijen starten. Niets is minder waar. Zelfs als de kwestie helder lijkt, kan daar nog van alles achter vandaan komen, waardoor later blijkt dat de kern wezenlijk anders ligt. Soms blijkt, zelfs meermaals, dat een kwestie een steeds diepere (of andere) laag heeft. Soms spelen er meerdere kwesties. Bovendien zit er een verschil tussen kwesties die spelen en kwesties die tussen partijen spelen. De overstap naar de exploratiefase kan dan feitelijk al, geruisloos, zijn gemaakt.
5. Exploratiefase
In de exploratiefase zoeken partijen steeds meer de diepte. Hier onderzoekt de mediator voornamelijk wat zowel de verschillende als ook de gemeenschappelijke belangen, behoeften en zorgen zijn, die veelal achter de standpunten verscholen liggen. Wat willen partijen werkelijk? Hoe gaat dat hun helpen? Wat hebben ze al gedaan? Waarom lukte het niet om er zelf uit te komen? Het gaat hierbij zowel om ‘harde’ als om ‘zachte’ punten.
6. Overgangsfase
De ervaring leert dat het onverstandig is indien partijen direct vanaf de exploratiefase naar de onderhandelingsfase gaan. Mede omdat velen uitgaan van positioneel onderhandelen: het innemen van (harde) standpunten. In veel gevallen gaat dat partijen niet vooruithelpen.
In de overgangsfase kijkt de mediator eerst welke verschillende belangen, behoeften en zorgen mogelijk wel verenigbaar zijn. Waar liggen overeenkomsten? Ook kan worden onderzocht of er geprioriteerd kan worden, en wat het beste alternatief is indien partijen niet tot overeenstemming komen. De overgangsfase is een soort inventarisatiefase voordat de overstap naar de onderhandelingsfase wordt gemaakt. Bij zakelijke mediation kan de overgangsfase uitstekend in caucusvorm (één-op-ééngesprek) worden gedaan, maar zeker ook gezamenlijk.
7. Onderhandelingsfase
Bij de onderhandelingsfase nodigt de mediator partijen uit om een eerste stap te zetten. Zelf doe ik dat veelal nadat ik eerst een zogenaamde ‘glijbaan’ voor hen heb gemaakt. Die glijbaan moet het zetten van de eerste stap vergemakkelijken. Afhankelijk van de situatie nodig ik partijen vervolgens uit om bijvoorbeeld van makkelijk naar moeilijk te gaan of juist andersom. Lukt het partijen niet om vooruit te komen, of valt het proces na vooruitgang weer stil, dan kan ik als mediator desgewenst ook suggesties doen. Daarbij verandert mijn stijl dan soms (tijdelijk) van faciliterend naar evaluatief, totdat partijen weer zelf de draad oppakken.
8. Afrondingsfase
Als partijen eruit zijn, is er vaak een zekere opluchting. Echter, het is belangrijk dat er wordt getoetst of partijen elkaar wel goed begrepen hebben. Ook zal er nog moeten worden afgesproken hoe een en ander op papier komt en wie dat voor zijn rekening neemt. Welke adviseurs gaan dat nog toetsen? Het is bepaald geen uitzondering dat partijen een mondeling traject positief afsluiten, waarna ‘het gedoe’ bij de schriftelijke vastlegging in alle hevigheid weer losbarst. De afrondingsfase varieert dan ook van kortstondig tot meerdere sessies (inclusief eventuele ‘schriftelijke’ (lees)rondes).
9. Afsluitingsfase
In veel gevallen (maar zeker niet altijd) vindt er een afsluitingsbijeenkomst plaats. Het proces kan nog eens rustig worden doorlopen, of enkele punten daaruit – net waar partijen behoefte aan hebben. Bijvoorbeeld: de vaststellingsovereenkomst wordt stap voor stap doorlopen voordat partijen tot ondertekening overgaan. Er wordt de mogelijkheid aangeboden van ‘nazorg’. Het traject zal vervolgens eindigen met een zogenoemd beëindigingsbericht.
Een afsluitingsbijeenkomst en beëindigingsbericht kan c.q. zal ook plaatsvinden indien het partijen niet is gelukt om tot overeenstemming te komen. In veel gevallen is er toch een zekere vooruitgang geboekt. Al is het maar omdat partijen zich hebben kunnen uitspreken en omdat de kwestie ‘geordend’ is.
10. Fase van nazorg
Nazorg behoort veelal niet meer tot het mediationtraject zelf. Dit traject is immers afgesloten met het versturen van het beëindigingsbericht. De mate van nazorg verschilt enorm per partij. Soms is er geen enkele behoefte aan. Dan weer is er de behoefte om het traject nog eens volledig gezamenlijk te doorlopen en/of te beschouwen. De een gebruikt het bijvoorbeeld ter completering van een zeker ‘rouwproces’, de ander als een reflectief leerproces.
Tot slot
Het is niet zo dat elke bijeenkomst slechts één fase vertegenwoordigt. De meeste zakelijke mediationtrajecten omvatten zo’n 3 tot 5 bijeenkomsten, al zijn er voldoende uitzonderingen met zowel meer als minder bijeenkomsten. Van elke bijeenkomst wordt een zogeheten procesverslag gemaakt. Elke volgende bijeenkomst start met een toets aan dit procesverslag. Het doel hiervan is om te toetsen of partijen nog op hetzelfde punt staan als waarmee de laatste bijeenkomst is afgesloten. Dit punt bepaalt de start van de nieuwe bijeenkomst.
drs. Servaas M.M. Vrijburg is algemeen directeur van Fiscount en zakelijk mediator
In het najaar verzorgt Servaas weer het webinar ‘Voorbereiden op een zakelijke mediation voor accountants en adviseurs’. Belangstelling? Kijk eens op de website van Fiscount.
Geef een antwoord